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(openPR) Wie Unternehmen jetzt mehr Effizienz in ihre Arbeitsabläufe bringen
Die aktuelle wirtschaftliche Situation bringt mittelständische Unternehmen oft an die Grenze des Machbaren. Auftragsrückgang, Liquiditätsengpaß – nur um zwei Beispiele zu nennen – kennzeichnen den momentanen Zustand vieler kleiner und mittlerer Unternehmen in Deutschland. Doch was tun? Kurzfristige, liquiditätsschöpfende Maßnahmen sind überlebensnotwendig, ohne jeden Zweifel, doch die Nachhaltigkeit dieser Handlungen wird bei derartigen Entscheidungsprozessen meist vernachlässigt. Um nicht nur die Krise zu überstehen, sondern auch für die Zeit danach mit einem besseren Geschäftsmodell gewappnet zu sein, sind in vielen Fällen tiefgreifende Änderungen in der Organisation notwendig. Die internen Abläufe zu überprüfen und hinsichtlich Effektivität als auch Kosten- und Zeiteffizienz zu optimieren, bietet Unternehmen gerade jetzt die Möglichkeit sich auf Dauer erfolgreich im Markt zu positionieren.
Die letzten Boom-Jahre waren von dem Bild gekennzeichnet, dass Mitarbeiter - insbesondere die Leistungsträger - meistens zu 100 Prozent, wenn nicht sogar zu 120 Prozent ausgelastet waren. In dieser Zeit ist es für Unternehmen schwierig, vielleicht auch wenig sinnvoll, sich um strukturelle Themen zu kümmern. Zudem wird in guten Zeiten internen Projekten nicht die Aufmerksamkeit entgegengebracht, die für eine professionelle Bearbeitung notwendig ist. So besteht die Gefahr, dass viele interne Projekte im Sande verlaufen und nicht zu Ende gedacht bzw. geführt werden. Insofern bietet die aktuelle wirtschaftliche Situation die seltene Gelegenheit, sich zielgerichtet diesen wichtigen Themen zu widmen.
Aber auch in Zeiten, in denen die Liquiditätssituation einiger Unternehmen angespannt ist, müssen Investitionen in interne Projekte immer auch kritisch hinterfragt werden. Welcher Nutzen steht meinen Investitionen gegenüber? Wie groß sind die Einsparungen, die prognostizierten Rückflüsse die mir ein solches Projekt bringt? Wo liegen meine „Quick-Wins“, die eine schnelle Amortisation ermöglichen?
Diese Fragen der Investitionsentscheidung werden beantwortet, in dem, im Rahmen der Aufnahme und Analyse von Prozessen, Mengengerüste mit aufgenommen werden und somit potenzielle Einsparungen hinsichtlich der Prozesskosten und -zeiten ermittelt werden können. Die Erfahrung zeigt, dass nach vielen Optimierungs- und Automatisierungsprojekten in der Produktion aktuell Prozesskosten vor allem in den Bereichen Einkauf, Auftragsabwicklung und Vertrieb kurzfristig in einem signifikanten Ausmaß reduziert werden können. Ineffiziente, nicht wertschöpfende sowie redundante Prozesse werden restrukturiert bzw. eliminiert, Logik- und Medienbrüche hinsichtlich der Informationsversorgung beseitigt. Das Ergebnis von diesen Projekten sind schnellere und einfachere Abläufe, die in einem zweiten Schritt auch bei den Mitarbeitern zu einer höheren Motivation und somit zu einer größeren Leistungsbereitschaft führen. Nicht zuletzt danken es ihnen auch ihre Kunden, denn neben Zeit und Kosten gilt es auch immer, die Qualität der Prozesse im Auge zu behalten.
Naturgemäß können externe Berater mit ihrer entsprechend objektiven Sichtweise, ihrer Erfahrung und ihrer unbequemen, aber motivierenden Art sehr gut in solchen Projekte unterstützten. Beachten Sie aber, dass sich die Zeit in die Auswahl des richtigen Beraters lohnt. Lassen Sie sich ein ausführliches Konzept vorstellen in denen Kosten und Ziele transparent dargestellt sind, eruieren Sie wie viel Risiko der Berater gemeinsam mit ihnen bereit ist zu tragen und machen Sie sich ein persönliches Bild, inwieweit der Charakter des Beraters zu Ihrem Unternehmen passt. Ein grundlegendes Vertrauensverhältnis ist elementar wichtig, da die Prozessanalyse an die Kernelemente eines jeden Unternehmens vorstoßen wird.
Oliver Vollrath, Berater der VEND consulting GmbH
