(openPR) Nürnberg – amball business-software hat mit dem „amball EASY-AX-Connector“ eine Integrations-Lösung für Microsoft Dynamics AX und EASY SOFTWARE (Easy Enterprise.x und Easy Enterprise.i) entwickelt, mit der der Nutzer alle Aufgaben rund um dokumentbasierte Prozesse innerhalb eines Systems erledigen kann.
Als Microsoft Gold Certified Partner hat amball den EASY-AX-Connector auch auf die aktuellste Version Microsoft Dynamics AX 2009 portiert. Die aktualisierte Unternehmenssoftware bietet mit dem rollenbasierten Client eine neue Technologie und ergänzt sich mit dem EASY-AX-Connector und der EASY Software zu einem Wissensmanagementsystem mit dem auch komplexe Anfragen schnell und einfach beantwortet werden.
Der EASY-AX-Connector macht es möglich, indem über das „normale“ Ablegen und Wiederfinden kaufmännischer Dokumente hinaus, auch Dokumenten aus anderen Prozessen und Anwendungen (wie z. B. Pläne, Bilder, Zeugnisse, Zertifikate) mit Dynamics AX Datensätzen, z. B. Debitoren, Kreditoren, Artikeln oder Projekten, verknüpft werden können.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Zeit und Kostenersparnis
Mit Hilfe eines Barcodeverfahrens werden Papier-Dokumente erfasst, verschlagwortet und mit Microsoft Dynamics AX verknüpft. Durch die Verknüpfung ist ein direkter Zugriff von Microsoft Dynamics AX auf alle in Easy Enterprise abgelegten Dokumente möglich, ohne das System wechseln zu müssen. Eine intelligente Verschlagwortung unterstützt das schnelle Finden archivierter Dokumente oder kompletter Geschäftsvorgänge. Durch das Barcodeverfahren ist jedes Dokument eindeutig gekennzeichnet und bietet die Voraussetzung für eine fälschungssichere Langzeitarchivierung.
Schnell und einfach funktioniert auch das Ordnen umstrukturierte Dokumente, wie z. B. Produktblätter oder der Schriftverkehr. Die Unterlagen können direkt im ERP-System gelistet und geordnet werden. Genauso bedienerfreundlich gestaltet sich das Archivieren von Druck- und Buchungsvorgängen, da alle Belege direkt aus den Dynamics AX-Modulen heraus abgerufen und archiviert werden.
Der EASY-AX-Connector: So sieht die Praxis aus
Wenn zum Beispiel der Anwender eine Eingangsrechnung verbucht, wird ein zu archivierendes Dokument registriert und ein Barcode mit der Referenznummer ausgedruckt. Die mit dem Barcode versehenen Papierbelege werden dann eingescannt und geheftet. Über den ausgelesenen Barcode erfolgt dabei auch der automatisch Zugriff auf die Verschlagwortungs-Informationen in Microsoft Dynamics AX. Anschließend werden die eingescannten Belege in Easy Enterprise importiert. Der Easy-AX-Connector meldet sofort eine erfolgreiche Archivierung an Microsoft Dynamics AX. So ist nach kurzer Zeit die Anzeige des Beleges direkt aus Microsoft Dynamics AX heraus möglich. Will der Anwender die Rechnung noch einmal einsehen, so wird das archivierte Objekt direkt aus EASY angefordert. Die Rechnung wird standardmäßig in einer Browser-Darstellung angezeigt. Alternativ kann sich die Sachbearbeiterin die Rechnung aber auch als Beleg-Karte direkt aus Microsoft Dynamics AX ansehen.
Der EASY-AX-Connector bietet ein flexibles Framework, um über das hier dargestellte Szenario hinaus auch fortgeschrittene und komplexe Archivierungs- und Dokumenten-Managementprozesse mit EASY ENTERPRISE-Produkten und Microsoft Dynamics AX abzubilden.
