(openPR) Einsparpotenziale mit Archivierung und Dokumentenmanagement nutzen!
Wer fragt sich heutzutage nicht, wie Kosten eingespart werden können? Oftmals werden Lösungen gesucht, die weitere Nutzen für das Unternhemen und die Mitarbeiter liefern. Die Methoden und Techniken sollten nach Möglichkeit mit wenig Aufwand und Einarbeitung umzusetzen sein.
Wie die Erwartungen entstehen und Lösungswege verfolgt werden soll hier kurz dargestellt werden. Das beschriebene Unternehmen setzt eine wechselnde Anzahl von Mitarbeitern ein. Im Mittel arbeiten insgesamt 20 Mitarbeiter zusammen. Einige Mitarbeiter regeln ihre Arbeiten an einem festen Büroarbeitsplatz. Andere müssen an unterschiedlichen Orten, teilweise direkt bei ihren Kunden vor Ort arbeiten. Während der täglichen Arbeit ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter auf relevante Informationen zugreifen können. Häufig handelt es sich um Aufträge, Mitteilungen, Gesprächsnotizen, Lieferscheine, Rechnungen, Betriebsanweisungen, technische Dokumentationen und dergleichen. Diese Informationen liegen in unterschiedlichen Formaten als elektronische Textdokumente, Papierdokumente, Faxe oder E-Mails vor. Der tägliche administrative Aufwand, diese Informationen in der notwendigen Form bereitzustellen nimmt ständig zu. Durch diese Form der Arbeitsorganisation unterlaufen immer häufiger Fehler. Diese Fehler resultieren daraus, dass die Informationen an unterschiedlichen Orten elektronisch gespeichert werden. Damit gibt es unterschiedliche Stände, und die Aktualität der Informationen ist oft nicht sicher gewährleistet. Die Überlegung, eine andere Form der Arbeitsorganisation einzuführen, verfolgt folgende Ziele:
- Bei dem Austausch der Informationen sollen Fehler minimiert werden.
- Die Transparenz und die Sicherheit bezüglich der Aktualität von Daten muss verbessert werden.
- In jedem Fall und zu jeder Zeit muss die Einheitlichkeit der Unterlagen sichergestellt werden.
- Der Zugriff auf die relevanten Informationen soll auch von außerhalb (weltweit) gewährleistet sein.
- Die Daten müssen unabhängig von den normalen Bürozeiten an 7 Tagen 24 Stunden abrufbar sein.
In diesem Zusammenhang werden weitere positive Veränderungen (Nutzen) erwartet:
- Einsparung von 'wertloser' Arbeitszeit, die durch Suchen, Aufbereitung und der Lieferung von Informationen entsteht.
- Archivierung der Daten nach rechtssicheren Gesichtspunkten
- Ermöglichung des gesteuerten (Rollenbezogenen) Fernzugriffs auf wichtige Informationen
- Optimierung der Suchfunktionalitäten durch Volltextindizierung
Wenn Sie ähnliche Situationen kennen, kann Ihnen die Archivierung und das Dokumenten-Management helfen!
