(openPR) WAD GmbH entscheidet sich für DMS auf der Basis von PLAN:D Aktenplan
Nürnberg, 24. März 2009 - Die WAD GmbH, ein 100-prozentiges Tochterunternehmen des Abwasserzweckverbandes Lungwitztal-Steegenwiesen (AZV) und für die neugebildeten Landkreise Zwickau und Erzgebirgskreis zuständig, hat sich zur digitalen Abbildung seiner Prozesse für ein Dokumentenmanagementsystem auf der Basis von PLAN:D Aktenplan und EASY Enterprise entschieden. Die Realisierung des Projektes hat ebenfalls die Nürnberger PLAN:D AG übernommen, ein auf Dokumentenmanagement spezialisierter Lösungsanbieter mit umfangreichen Kompetenzen in Entwicklung, Projektmanagement und Prozessmodellierung.
Der Betrieb moderner Klärwerke und die Instandhaltung der Leitungsnetze erfordern angesichts immer neuer Herausforderungen präzise einzuhaltende Prozeduren, Kontrollsysteme und Dokumentation. Als modernes Dienstleistungsunternehmen legt WAD nicht nur großen Wert auf den neuesten Stand der Technik beim Betrieb und der Entwicklung des Kanalnetzes und der Anlagen, sondern auch auf die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen an die Gesellschaft sowie die Entwicklung der Geschäftsprozesse im Sinne eines kundenorientierten und leistungsfähigen Betriebes der Umweltschutzbranche. Bei einer kritischen Überprüfung dieser Prozesse wurde festgestellt, dass das bisher eingesetzte Archivsystem den Anforderungen nicht mehr genügte.
"Wir sind zu der Erkenntnis gelangt, dass ein reines Archiv keinen Nutzen bringt," erläutert Jürgen Mertens, Leiter Org./DV bei WAD, die damalige Situation. " Wir haben uns darum auf die Suche nach einem System begeben, mit dem wir unsere interne Organisationsstruktur abbilden können." Fündig wurden die sächsischen Entsorger bei der Nürnberger PLAN:D AG. Das Unternehmen ist Gold-Partner des DMS- Anbieters EASY und realisiert DMS-Projekte in allen Branchen. Die Kombination des EASY Dokumentenmanagementsystems mit der von PLAN:D entwickelten Software Aktenplan, mit der beispielsweise Betriebshandbücher effizient organisiert werden können, stieß bei WAD auf großes Interesse: "Der Aktenplan ist aus unserer Sicht die organisatorische Voraussetzung für ein DMS- System", begründet Jürgen Mertens die Entscheidung für PLAN:D.
Heute wird bei WAD die Eingangspost in der Poststelle vorsortiert und dann per Scanner digitalisiert. Die so generierten PDF Dateien werden an ihre Empfänger per E-Mail weitergeleitet. Der jeweilige Bereichsverantwortliche stellt nach eigenen Prozessvorgaben die Dokumente über den Aktenplan ins DMS. Eingangsrechnungen werden an das Kvasy Rechnungseingangsbuch übergeben. Parallel wird zur Prüfung der Workflow des EASY Logistic Center verwendet. Ansonsten hat man bei WAD auf einen festen Workflow verzichtet: "Wir nutzen die Flexibilität der ad hoc Versendung, die EASY Documents bietet", begründet dies Jürgen Mertens. "Diese Flexibilität kommt den Prozessen bei WAD entgegen."
"Mit der von PLAN:D entwickelten und konfigurierten Lösung haben wir einen verbesserten Zugriff auf wichtige Dokumente und eine deutliche Beschleunigung interner Prozesse erreicht", zieht Mertens ein Fazit. "Das ermöglicht uns eine noch qualifiziertere Kundenberatung und schnellere Bearbeitung von Anfragen. Darüber hinaus verschafft uns das System die Flexibilität und Sicherheit, die für unsere Branche zu den Kernanforderungen gehören."
