(openPR) Weinheim, 05.03.2009 - Immer mehr Unternehmen nutzen die Knowledge-Management-Funktionen (KM) von SAP NetWeaver, um ihre unstrukturierten Informationen für die Mitarbeiter, Kunden und Partner bereitzustellen und zu organisieren. Über das SAP Enterprise Portal greifen die Anwender gezielt auf alle Dokumente zu, die sie zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben benötigen. Eine wichtige Rolle spielen dabei die „Kollaborations-Räume“ (Collaboration Rooms). Das IT-Beratungshaus objective partner hat den KM-Standard von SAP NetWeaver erweitert und den Aufbau von Kollaborations-Räumen im Portal automatisiert, und zwar im Rahmen der REload-Lösung der CEO AG für die Immobilienwirtschaft. Die Zeit- und Kostenersparnis gegenüber herkömmlichen manuellen Verfahren ist enorm.
Obwohl entscheidend für den Geschäftserfolg, ist das Wissen in vielen Unternehmen nur schwer zugänglich: Textdokumente, E-Mails, Präsentationen und Bilddateien sind auf verschiedene Dateiserver, Dokumentenverwaltungssysteme und Intranet-Anwendungen verteilt. Wer Bestellvorgänge, Zahlungsinformationen, Kundendaten oder technische Beschreibungen sucht, muss oft zeitaufwändig und umständlich die in Frage kommenden Quellen durchforsten.
Rollenspezifischer Einstiegspunkt
Die KM-Funktionen im SAP Enterprise Portal bieten Anwendern einen zentralen, rollenspezifischen Zugang zu den für sie wichtigen Informationen. Dazu werden die Daten in virtuellen Kollaborations-Räumen gebündelt und über eine einheitliche Oberfläche den einzelnen Zielgruppen zur Verfügung gestellt. Die Portalnutzer können die vorhandenen Daten auf alle erforderlichen Arten verwalten: von der erweiterten Suche und Navigation über die Erstellung und Veröffentlichung bis hin zur teamorientierten Arbeit an Dokumenten im Rahmen von Diskussionsforen und Direkt-Dialog-Funktionen.
Die Anwender werden dabei durch vorgegebene Aufgabenabfolgen, so genannte Workflows, unterstützt, die ihre Arbeit in den virtuellen Räumen erheblich vereinfachen und beschleunigen. Darüber hinaus gewährleisten die Workflows eine bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle der Interaktionen: So kann sich ein Mitarbeiter, der von einem Kollegen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt die Genehmigung für die Veröffentlichung eines Dokumentes benötigt, jederzeit über den aktuellen Stand informieren. Droht Verzug im Genehmigungsverfahren, kann er rechtzeitig eingreifen und den Vorgang gegebenenfalls eskalieren.
Die Anlage virtueller Räume im SAP Enterprise Portal erfordert kundenindividuelle Angaben etwa zur Art der Datenanzeige, zu Ordnerstrukturen, Rollen- und Berechtigungskonzepten sowie Arbeitsabläufen. Zu den häufigsten Fragen, die sich Firmen bei der Anlage virtueller Räume stellen, zählen: Wie werden neue Dokumente im Kollaborations-Raum integriert und indiziert? Wie können die Mitarbeiter bestimmte Daten wiederfinden? Wie verläuft ein Genehmigungsprozess unter den Team-Mitgliedern, wie werden ihre Kommentare angezeigt?
Für die erforderlichen Angaben stellt das SAP Enterprise Portal eine Vorlage (Template) mit einer Reihe von Feldern und Funktionen zur Verfügung, die der Kunde einzeln ausfüllen muss. Bislang war es notwendig, diese Vorlage für jeden neuen Raum komplett neu auszufüllen und anzulegen. Unternehmen, die Hunderte oder sogar Tausende virtueller Räume im SAP Enterprise Portal unterhalten, sahen sich mit einem enormen Konfigurations- und Administrationsaufwand konfrontiert.
Aufwand erheblich reduziert
Durch die Möglichkeit zur automatischen Erzeugung der Kollaborations-Räume wird dieser Aufwand jeweils auf einen Mausklick reduziert. In jedem Unternehmen muss künftig nur ein Template für die virtuellen Räume entwickelt werden. Dieses Template bildet alle erforderlichen Parameter zu den gewünschten Strukturen, Dokumentenmanagement-Prozessen und Workflows einmalig ab. Es dient zur Erzeugung beliebig vieler weiterer Räume, die dynamisch während der Laufzeit des SAP Enterprise Portals angelegt werden können.
objective partner hat dieses innovative Knowledge-Management-Konzept erstmals für die Real-Estate-Lösung REload des Beratungshauses CEO AG realisiert. Dabei handelt es sich um eine integrierte Lösung für das Kundenmanagent in der Immoblienwirtschaft. Sie ergänzt das klassische SAP ERP und basiert auf SAP NetWeaver Portal-Technologie. Mit REload können die gesamten Störungsmeldungen, Fragen zur Betriebskostenabrechnung, das Forderungsmanagement und die Vermietungen über das Portal prozessorientiert gesteuert und in SAP ERP verarbeitet werden. Damit ist diese Lösung eines der ersten umfassenden Business-Process-Portale mit Branchenfokus.
Lösung bereits erfolgreich im Einsatz
Die erweiterte Real-Estate-Lösung REload ist bereits bei der GSW Immoblien GmbH Berlin erfolgreich im Einsatz. Bei der Einführung arbeitete objective partner eng mit den Beratungshäusern CEO AG und IMG AG zusammen und integrierte die neuen KM-Funktionen über die offene SAP-Schnittstelle nahtlos im SAP Enterprise Portal. Da bei der GSW Immobilien GmbH Berlin viele verschiedene und immer wieder neue Gruppen mit unterschiedlichen Informationen zu Häusern und Wohnungen arbeiten, hätte man für die Einrichtung der erforderlichen Räume einen wiederkehrenden Konfigurationsaufwand betreiben müssen. Durch die Weiterentwicklung von objective partner jedoch kann das Unternehmen alle erforderlichen Projekträume automatisch via Knopfdruck erzeugen. Im selben Projekt wurde darüber hinaus die Möglichkeit zur dynamischen Dokumentenablage geschaffen, die auch die Nutzer von administrativen Routineaufgaben entlastet.
Minimaler Personal- und Zeitaufwand
Über die Immobilienbranche hinaus unterstützt das IT-Beratungshaus objective partner beliebige andere Unternehmen bei der Erweiterung des KM-Standards, den die Technologie-Plattform SAP NetWeaver bietet. Diese Erweiterung bringt allen Betrieben gravierende Vorteile, die mit zahlreichen Projektgruppen und -rollen im SAP Enterprise Portal arbeiten. Oft werden neben den eigenen Mitarbeitern auch Vertreter von Kunden- und Partnerunternehmen in die virtuellen Räume eingebunden, um eine reibungslose unternehmensübergreifende Zusammenarbeit sicherzustellen. Die Mitglieder eines Raumes werden aus denselben Informationsquellen gespeist und nutzen dieselben Dokumente zur Zusammenarbeit.
In einigen Betrieben wird sogar ein eigener Mitarbeiter für die Einrichtung und Verwaltung der virtuellen Projekträume eingesetzt, der ständig mit dem Ausfüllen neuer und der Änderung vorhandener SAP-Standardvorlagen beschäftigt ist. Die Automatisierung dieser Prozesse auf Basis eines einmalig erstellten Templates macht es möglich, diesen Personal- und Zeitaufwand zu minimieren und beliebig viele neue Räume in Echtzeit im SAP Enterprise Portal zu generieren.
