Das kleine Einmaleins des Projektmanagements

(openPR) Im Zuge der Globalisierung sind Märkte schnell wechselnden und wachsenden Anforderungen unterworfen, so dass hierarchisch funktional organisierte Unternehmen zu langsam auf externe Veränderungen reagieren können. Infolgedessen erfreut sich das Projektgeschäft in Unternehmen der unterschiedlichsten Größen und Branchen stetig wachsender Beliebtheit und Anwendung.

Projektmanagement ist ein strukturierter Prozess, der Projektteams bei der Durchführung von Projekten unterstützt. Erfolgreiches Projektmanagement integriert einerseits die strukturellen Voraussetzungen der Organisation sowie die Fachkenntnisse der Projektbeteiligten. Auf der anderen Seite zählen die richtige Anwendung von Methoden und Kenntnisse über Verhaltensaspekte der Teammitglieder zu den elementaren Bestandteilen des Projektmanagements.
Unabhängig von der eigentlichen Zielsetzung des jeweiligen Projekts, unterliegen Projekte prinzipiell einem „Projektlebenszyklus“, welcher sich in vier Phasen unterteilt.
1. Definition
2. Planung
3. Realisierung
4. Abschluss
Jede der vier Phasen des Projektlebenszyklus ist mittels eines Problemlösungszyklus zu überprüfen. Der pragmatischste Ansatz dabei vorzugehen, ist der Deming Kreis beziehungsweise der PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act).
Im Verlauf der ersten Phase des Projektlebenszyklus gilt es, die Ziele für das Projekt zu erarbeiten und zu definieren. Die formulierten Ziele werden anschließend im „Projektauftrag“ erfasst. Darüber hinaus werden Detailinformationen wie beispielsweise die Bedeutung des Projektes für das Unternehmen, zu berücksichtigende Entscheidungen, eine „Analyse des menschlichen Umfelds“ sowie gegebenenfalls vorhandene Erfahrungen aus früheren Projekten im Projektauftrag wiedergegeben. Ein weiterer Bestandteil der Definitionsphase ist die Zusammenstellung des Projektteams. Bedingt dadurch, dass fachbereichsübergreifende Aufgaben vorliegen und wichtige Entscheidungen bezüglich eines gemeinsamen Zieles getroffen werden müssen, ist Projektarbeit stets Arbeit im Team. Basierend auf der interdisziplinären Zusammensetzung des Teams in Kombination mit projektbezogenen Parametern, wie beispielsweise Termin- oder Ressourcenknappheit kann es in jedem Projekt zu Konflikten kommen, welchen unter Einbindung aller Beteiligten konstruktiv begegnet werden muss.

Nach Abschluss der Definitionsphase beginnt die eigentliche Planung des Projektes, was der zweiten Phase des Projektlebenszyklus entspricht. Die Planung eines Projektes beinhaltet das zukünftige Handeln auf Basis des Projektauftrages im Projekt zu durchdenken. Dabei gilt es mit den zur Verfügung stehenden Mitteln das geforderte Ziel zu erreichen! Im Verlauf dieser Phase müssen die folgenden Aufgaben und Tätigkeiten umgesetzt werden:
1. Zuweisen der Rollen im Projekt
2. Erstellen des Projektstrukturplans
3. Erstellen des Projektablaufplans
4. Durchführung der Ressourcen- und Kostenplanung
5. Realisierung der Qualitätsplanung
Mit Hilfe der Zuweisung von Rollen, werden Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung individuell und eindeutig festgelegt.
Die Erstellung des Projektstrukturplans kann in dreierlei Hinsicht erfolgen: Objektbezogen, funktionsorientiert oder mittels einer Kombination aus beiden. Der granulare Projektstrukturplan beinhaltet alle Bestandteile des Projektes - von den unterschiedlichen Projektphasen bis hin zu den einzelnen Maßnahmen und Meilensteinen.
Der Projektablaufplan spiegelt die logische Reihenfolge der projektbezogenen Bestandteile wieder. In der Regel wird der Projektablaufplan durch ein Gantt-Diagramm visualisiert.
Bei der Ressourcen- und Kostenplanung wird eine möglichst genaue Schätzung der Kosten und Aufwände für das Projekt erstellt.
Im Zuge der Qualitätsplanung werden die Anforderungen an die jeweiligen Ergebnistypen definiert. Darüber hinaus werden zum Beispiel eventuell benötigte Notfallpläne beziehungsweise Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen festgelegt.
In Phase drei des Projektlebenszyklus werden die vorab definierten und festgelegten Parameter, Tätigkeiten und Aufgaben operativ umgesetzt. Zentrale Bedeutung kommt in Phase drei der Steuerung und Überwachung zu: Die Rede ist hierbei von Projektcontrolling. Das Projektcontrolling umfasst
• die Erfassung des IST-Zustandes unter Abgleich mit dem SOLL,
• die Einleitung von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen,
• die Überprüfung der Korrekturmaßnahme auf ihre Auswirkungen bezüglich der Zielvorgaben,
• kontinuierliche Fortschrittsmeldungen über das Projekt (Reporting).
Im Anschluss an die Realisierungsphase erfolgt der Projektabschluss, was zugleich die letzte Phase des Projektlebenszyklus darstellt. Zu den Aktivitäten dieser Phase zählen die Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber sowie die Entlastung und Auflösung des Projektteams durch den Auftraggeber. Anschließend erfolgen Feedback und kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagementprozesses.