(openPR) Die Prüfung der in den Unternehmen eingesetzten Softwaresysteme auf dem Rechnungslegungssektor gehört mit zu den Pflichten der Wirtschaftsprüfer. Da es sich jedoch in den meisten Fällen um Standardsoftware handelt, wäre die Prüfung eines jeden installierten Systems zu aufwändig, zu kostenintensiv und würde von den Mandanten im Zweifelsfall auch ungern als Bestandteil der Kostenrechnung angenommen. Die Lösung liegt darin, dass Systeme der Rechnungslegung generell nach dem Standard IDW PS 880 auditiert und testiert werden. Da diese Auditierung deutliches Fachwissen auf dem Sektor Programmerstellungsprozeduren, Dokumentationsbewertung und Funktionsprüfung erfordert, sind Wirtschaftsprüfer - vor allem solche mittelständischer Unternehmen - mit diesen Prüfprozessen häufig überfordert. Sie sollten daher von spezialisierten und IT-technisch hoch kompetenten Unternehmen durchgeführt werden. Die UIMCert führt seit Jahren solche Prüfprozesse auf dem Gebieten der Rechnungslegung gemäß IDW PS 880 durch.
Nach den Erfahrungen der UIMCert ist bei vielen - selbst bei schon seit langem im Markt befindlichen Systemen - die Dokumentation nicht den Anforderungen der Norm entsprechend. Die Norm stellt auch hier klare Anforderungen auf, die von den Softwareherstellern als Grundlage für die von ihnen zu erstellenden Dokumentationen genommen werden können. Diese sind:
1. Verfahrensdokumentation
2. Systemdokumentation
3. Anwenderdokumentation
Umfang und Aussagefähigkeit der Dokumentation einer Software sind wichtige Qualitätskriterien für Anwender und Prüfer. Die Verfahrensdokumentation ist erforderlich für die sachgerechte Handhabung und künftige Fortführung der Software.
Inhalte der Verfahrensdokumentation sind im Einzelnen:
- Beschreibung der sachlogischen Lösung
- Beschreibung der programmtechnischen Lösung
- Beschreibung, wie die Programmidentität gewahrt wird
- Beschreibung, wie die Integrität der Daten gewahrt wird
- Arbeitsanweisungen für den Anwender
- Vorhandene Dokumentationen über bereits durchgeführte Prüfungen
Wichtig ist, dass eine von einem Softwarehersteller hergestellte und den Ordnungsmäßigkeitskriterien entsprechende Software nicht durch Customizingprozesse so abgewandelt wird, dass dem konkret installierten System die Ordnungsmäßigkeit nicht mehr testiert werden kann. Der Wirtschaftsprüfer sollte daher bei einer konkreten Prüfung insbesondere darauf achten, welche Kriterien von seinem Mandanten im Rahmen von Anpassungsprozessen verändert wurden mit möglichen Auswirkungen auf die Ordnungsmäßigkeit.
So lässt sich ein testiertes Programm faktisch im Hinblick auf seine Ordnungsmäßigkeit generell und als installiertes System auditieren. Allerdings liegt der Aufwand für eine zweite Prüfung bei Vorliegen eines Testates für das generelle Programm deutlich niedriger im Hinblick auf die durchzuführenden Prüfprozesse und die hierdurch entstehenden Kosten.
Weitere Informationen unter www.uimcert.de
