Instant Messages – archivierungspflichtig wie E-Mails

(openPR) Nicht die Form, sondern der Inhalt entscheidet: Instant Messages mit geschäftsrelevantem Inhalt gelten als Handelsbriefe

• Unternehmen brauchen klare Regeln für den korrekten Umgang mit Instant Messages

• Dossier "Instant Messages" unter mailto: anfordern

München, 11. November 2008 ---- Unternehmen, die Instant-Messaging-Systeme wie Skype, MSN & Co nutzen, müssen bestimmte Regeln einhalten. Der Grund: Die elektronischen Kurznachrichten gelten wie E-Mails als Handelsbriefe und unterliegen damit der gesetzlichen Archivierungspflicht. Denn nicht auf die Form der Nachricht, sondern auf den Inhalt kommt es an.

Handelsbriefe sind alle Arten von Schriftstücken, die die Vorbereitung, den Abschluss oder das Rückgängigmachen eines Handelsgeschäfts betreffen wie Preisangaben, Angebote und Auftragsbestätigungen. Nutzen die Mitarbeiter eines Unternehmens Instant-Messaging-Dienste für die externe Kommunikation zum Beispiel mit Kunden, bedeutet dies, dass alle Nachrichten den gesetzlichen Vorgaben entsprechend unverändert archiviert werden müssen. Ansonsten drohen dem Unternehmen Bußgelder oder gar Haftstrafen. Darüber hinaus kann es zu Problemen bei der Steuererklärung kommen, wenn wichtige Nachweise fehlen. Unternehmen sollten also Pro und Contra der Messaging-Systeme abwägen, klare Regeln für die Nutzung festlegen und sich über die Archivierungsfunktionen der jeweiligen Anbieter informieren.

Unter welchen Voraussetzungen Instant Messages archivierungspflichtig sind, was es zu beachten gilt und mit welchen Maßnahmen und Richtlinien Unternehmen rechtlichen Konsequenzen vorbeugen können, hat die Kommunikationsagentur Dr. Haffa & Partner zusammen mit Rechtsanwalt Stefan Schicker in einem Leitfaden für die Archivierungspflicht von Instant Messages zusammengefasst. Interessenten können das Dossier anfordern unter mailto:. Bitte Stichwort "Instant Messages" angeben.

circa 1.500 Zeichen