(openPR) “Die Kunst der Vernichtung: Ein übersehener Schlüssel zu Records Management und E-Discovery“
Unternehmen müssen mit einem geeigneten Ablageplan für die Klassifizierung von Dokumenten sorgen und Richtlinien für die Datenaufbewahrung und -vernichtung aufstellen, um Kosten und Risiken im Zusammenhang mit E-Discovery in den Griff zu bekommen
(Frankfurt) ZyLAB, ein innovativer Entwickler von Lösungen für den Datenzugriff, hat heute ein neues Whitepaper angekündigt, das in der November/Dezember-Ausgabe des KMWorld Magazine erscheinen wird. Es soll Unternehmen ein tieferes Verständnis für Möglichkeiten der Verwaltung großer Mengen elektronisch gespeicherter Informationen – einschließlich E-Mails – liefern.
Situationsanalyse im Whitepaper:
- Auch wenn die Speicherung von 250 GB Daten weniger als 250 US-Dollar kostet, kann die Inanspruchnahme eines externen Dienstleisters für die Verarbeitung und Durchsicht dieser Daten z.B. im Rahmen von E-Discovery bis zu 1 Mio. US-Dollar kosten. Diese Kosten beeinträchtigen vor allem juristische Abteilungen, die im Fall von E-Discovery-Verfahren ihres Unternehmens an vorderster Front stehen. Obwohl es inzwischen fortschrittliche Technologien für den Informationszugriff gibt, stehen diese nicht immer zur Verfügung, oder wenn doch, besteht immer noch die primäre Herausforderung, die E-Discovery-Kosten effizient zu verwalten: die ständige Versuchung in Organisationen, zu viele elektronische Daten aufzubewahren und zu speichern.
- Regulierungsbehörden haben klare Richtlinien darüber erstellt (z.B. für die US-Bundes-Zivilprozessordnung), welche Daten wie lange aufbewahrt werden müssen. Nur sehr selten müssen beispielsweise alle E-Mails gespeichert werden. Oft besteht weder ein praktischer noch ein rechtlicher Grund, weite Teile von Unternehmensdaten vorzuhalten – insbesondere wenn man bedenkt, dass Daten oft mehrfach innerhalb einer Organisation vorliegen.
- Damit aus Daten Wissen werden kann, müssen diese strukturiert und organisiert werden. Darüber hinaus muss ein Bewusstsein dafür bestehen, welchen Einfluss diese Daten haben.
- Die höchsten Kosten und Risiken beim E-Discovery konzentrieren sich bei den E-Mails. E-Mails werden aufbewahrt, weil das einfach ist, doch diese E-Mail-Archive (PSTs) wachsen schnell in den Gigabyte-Bereich hinein. So bilden sich Brutstätten für weitere Probleme, da die Informationen in diesen PST-Ordnern meist komplett unstrukturiert sind.
Schwerpunkte im White Paper:
- Die Notwendigkeit, E-Mails zu vernichten
- Entwicklung eines Ablageplans
- Unternehmensweite Einführung eines Records Management-Systems
- Das E-Mail-Problem in Angriff nehmen
- Wie Sie ihre Records Management-Lösung trainieren und stärken
- Der universelle Ansatz von ZyLAB für Records Management, E-Discovery und Knowledge-Management
Zitate von Dr. Johannes Scholtes, President von ZyLAB North America LLC
- “Die Speicherkosten sind mittlerweile so gering, dass die Versuchung besteht, einfach kontinuierlich die Kapazität zu erhöhen und das auch noch für eine einfache Lösung zur Datenverwaltung zu halten. Wenn jedoch Situationen entstehen, wo bestimmte Informationen in den Ablagen gefunden werden müssen, sind diese „erstmal alles speichern“-Lösungen schuld daran, dass sich Kosten nicht mehr kontrollieren lassen, effizientes Arbeiten unmöglich wird und rechtliche Risiken ansteigen.“
- “Der E-Discovery-Markt explodiert derzeit mit mehr als 30% Wachstum pro Jahr. Entsprechend nehmen die Kosten für Unternehmen zu, manchmal sogar noch schneller. Zwar können hier effizientere E-Discovery-Technologien dazu beitragen, dieses Wachstum zu bremsen, doch am Ende kann nur ein geeignetes Records Management und die Festigung unternehmensweiter Speicher-Richtlinien das Problem lösen. Wer sich nicht daran hält, muss damit rechnen, dass die Rechtskosten Moore’s Gesetz folgen: Sie verdoppeln sich alle 18 Monate.“
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Weiterführende Quellen:
- Das gesamte Whitepaper “The Art of Destruction: An Overlooked Key to Records Management and e-Discovery”, ist hier erhältlich
- Die Untersuchung des FBI im Fall Enron
- Amtrak's OIG (Office of the Inspector General von Amtrak)
- Italienisches Justizministerium in der Parmalat-Untersuchung (größter Betrugsfall in Europa)
- Deutscher Zoll
Weitere Whitepapers von ZyLAB der Reihe KMWorld:
- Die zunehmende Rolle von Records Management: Schaffung einer neuen Basis für effektives E-Discovery und Knowledge-Management
- Erstellung eines Ablageplans für die ZyIMAGE Records Management-Applikation
- Records Management und Volltextsuche
