(openPR) Geschäftsprozesse und die Zusammenarbeit bei Projekten in elektronischen Akten und Arbeitsräumen ohne Zusatzaufwand besser strukturieren
Basel/München 29. Oktober 2008 – SharePoint-Spezialist itsystems AG stellt eine neue Lösung für die Verwaltung von Geschäftsprozessen und elektronischen Akten vor. Mit MatchPoint für Records Management können Unternehmen die Zusammenarbeit bei Geschäften oder Projekten ohne Zusatzarbeit der Mitarbeiter einfach strukturieren, organisieren und in Einklang mit Standards wie MoREQ(*1), DOMEA(*2), GEVER(*3) und ELAK(*4), revisionssicher verwalten. Mitarbeiter habe so jederzeit eine Übersicht über alle laufenden Prozesse und Informationen und können jede Information problemlos finden und zuordnen.
MatchPoint für Records Management verfolgt einen völlig neuen Ansatz bei der Verwaltung von Geschäften und elektronischen Akten (Schweiz: Dossiers). Auf der Basis von SharePoint und der intelligenten Metadatenverwaltung von MatchPoint werden alle Informationen und Vorgänge der Geschäftsverwaltung auf einer zentralen, auf Microsoft Standard-Produkten basierenden Plattform abgebildet. Die Geschäfte werden über Metadaten, Statusinformationen und rollenbasierte sowie kontextbezogene Sichten gesteuert und kommen gänzlich ohne komplizierte, starre Workflows aus. Im Mittelpunkt eines jeden Geschäfts bzw. Projekts steht ein virtueller Arbeitsraum: die elektronische Akte. Alle Aufgaben und Fristen, die Kommunikation und Zusammenarbeit laufen über diese Akte. Hier werden Dokumente und E-Mails zum Geschäft abgelegt und eindeutig zugeordnet. Die Strukturierung der elektronischen Akten kann nach frei wählbaren Kriterien umgesetzt werden. Hierbei können z.B. Hierarchieebenen der Akten, die Zuteilung von Geschäften pro Akte oder die Einteilung in Akten und Sub-Akten festgelegt werden.
Dank einer vollständigen Kategorisierung der Informationen mittels Metadaten, verbessert sich die Übersichtlichkeit, die Auffindbarkeit sowie die Nachvollziehbarkeit und der Ablauf von Prozessen spürbar. Der Benutzer muss dafür weder seine gewohnte Arbeitsumgebung (Office, Outlook, Explorer, Browser) verlassen, noch Metadaten von Hand eingeben. Die Optionen für das Metadatenmodell, das Unternehmen individuell anpassen können, beruhen auf den Vorgaben und Kriterien der Standards MoREQ, DOMEA, GEVER und ELAK, um allen Anforderungen für die elektronische Verwaltung und Archivierung zu erfüllen.
„Neu an diesem Ansatz ist, dass Metadaten nicht mehr direkt auf Informationen vergeben, sondern über beliebige Strukturen vererbt werden“, erläutert Patrick Püntener, Mitglied der Geschäftsleitung bei der itsystems AG. „Die Struktur kann aufgrund der individuellen Anforderungen einzelner Organisationseinheiten unterschiedlich sein. Wichtig ist es nur, sicher zu stellen, dass die relevanten Metadaten vorhanden sind. MatchPoint für Records Management unterstützt damit unterschiedliche Arbeitsweisen und Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform mit prozessübergreifender Sicht und Kontrolle.“
Erfolgsrezept Metadaten: standardisiert, automatisiert, zentralisiert
- Ein zentrales Metadatenmodell vergibt konsistente und revisionssichere Metadaten, die automatisiert auf die Informationen vererbt werden.
- Alle Prozesse, wie die Suche, das Berichtswesen sowie Postein-/-ausgang und die Archivierung laufen mithilfe von Metadaten.
- Informationen können so jederzeit in beliebigem Kontext eindeutig identifiziert werden.
Geschäfte werden häufig von mehreren Personen bearbeitet, durchlaufen verschiedene Stellen, Gutachten und Bewilligungen müssen eingeholt, Anträge erstellt, geprüft oder in Sitzungen beschlossen werden – kurz: es wird in erster Linie gemeinsam an Dokumenten und Aufgaben gearbeitet und erst in zweiter Linie verwaltet. Die Zusammenarbeit erfolgt im Rahmen von Richtlinien, die als organisatorische und gesetzliche Regelungen vorgegeben sind, aber eine große Freiheit lassen, die sich durch eine höhere Produktivität der Benutzer und eine viel einfachere Bedienung bemerkbar macht.
Arbeiten wie gewohnt und trotzdem viel besser organisiert sein
Die Arbeit mit MatchPoint für Records Management unterscheidet sich praktisch nicht von der mit einem normalen File Server. Das Resultat bezüglich der einfachen Strukturierung, Organisation und Übersicht über alle Komponenten der gemeinsam bearbeiteten Projekte bzw. Geschäfte ist komplett anders. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Dokumente werden direkt aus Office, Acrobat, Explorer und anderen Programmen in der elektronischen Akte abgelegt und bearbeitet.
- E-Mails werden direkt aus Outlook, Papierunterlagen direkt vom Scanner und Formulare direkt aus der Web Oberfläche eingebunden.
- Jeder Benutzer kann aus einer Übersicht aller Geschäfte diejenigen anzeigen lassen, die dringend bearbeitet werden müssen und per Mausklick die dafür Zuständigen ermitteln und sie informieren.
- Alle relevanten Geschäftsdaten inklusive Historie stehen in einer externe SQL Datenbank zur Verfügung, auf die mit Standard Reporting Werkzeugen wie Excel oder Cristal Reports zugegriffen werden kann.
Einfache Geschäftserfassung ist die Basis für hohe Benutzerakzeptanz. Mit MatchPoint für Records Management ist es ganz einfach, ein Geschäft oder eine Akte zu eröffnen. Wenn Namen, Geschäfts- oder Aktentyp gewählt sind, wird ein entsprechender virtueller Arbeitsraum erstellt, es werden Berechtigungen vergeben und automatisch Metadaten gesetzt. Die Erfassung erfolgt über ein komfortables web-basiertes Formular, über das die Geschäftsdaten später auch jederzeit wieder geändert werden können. Dank der personalisierten Benutzeroberfläche sieht der Benutzer nur das, was er gerade sehen muss. Auch bei Folgeprozessen hat der Geschäftsverantwortliche jederzeit die Kontrolle über die Teilnehmer, während diese in ihrem Teilbereich autonom arbeiten können.
MatchPoint für Records Management ist keine Insel-Lösung, sondern deckt den ganzen Geschäftsverwaltungsprozess ab und lässt sich nahtlos in andere Prozesse integrieren – vom elektronischen Posteingang bis zum Archiv. Auch Standardaufgaben wie zum Beispiel Registraturpläne können mithilfe der Metadaten besonders einfach abgebildet werden. Zusätzlich bietet MatchPoint für Records Management vielfältige Ausbaumöglichkeiten, sodass Unternehmen die Lösung erst in kleinem Rahmen einsetzen und bei Bedarf nach und nach erweitern können. Da MatchPoint durchgängig über beliebig viele SharePoint Site Collections aufgebaut werden kann und modell-, rollen- und index-basiert arbeitet, ist es hoch skalierbar und auch für große Organisationen geeignet.
Download von Bildmaterial zu MatchPoint für Records Management:
http://www.gcpr.de/1-1/itsystems_recordsmanagement_291008.html
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Fußnoten:
*1 EU: Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records
*2 Dokumenten-Management und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung
*3 Geschäftsverwaltung (Schweiz)
*3 Österreich - Elektronischer Akt für die Verwaltung (Österreich)
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