(openPR) „Das Ergebnis jedes Leistungsprozesses wird begrenzt durch das am knappsten vorhandene Hilfsmittel: die Zeit.“ Peter F. Drucker
Mit der Globalisierung und des damit verbunden, kontinuierlich wachsenden Konkurrenzdrucks ist es unumgänglich, die knapp bemessene Zeit möglichst effektiv zu nutzen, um sich letztendlich Wettbewerbsvorteile gegenüber den Mitbewerbern zu sichern.
Im wertschöpfenden Bereich sind diesbezüglich die Möglichkeiten beispielsweise nach Einführung von Lean Management oder Produktionssystemen bereits größtenteils ausgeschöpft.
Ganz im Gegensatz zu den administrativen Bereichen! Gerade hier bieten sich noch signifikante „Einsparungspotenziale“ im Hinblick auf die zeitlichen Ressourcen in Unternehmen. Es gilt vorhandene Prozesse zu verschlanken sowie Redundanzen in denselben unbedingt zu vermeiden. In einigen Fällen wird mittels Prozessoptimierungsworkshops oder gar Outsourcing versucht, für das Unternehmen Vorteile durch zeitliche Einsparungen und somit Kostenreduzierungen zu erlangen.
Zweifelsohne bindet das Personalwesen etliche zeitliche Ressourcen in Unternehmen:
Ausgehend bei der Erfassung und Verwaltung der mitarbeiterbezogenen Stammdaten, über das Handling der Urlaubsgesuche bis hin zur Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen und der Verbreitung von Informationen. Redundanzen in der Prozesskette sind dabei aufgrund von notwendigen Abstimmungsloops zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern kaum zu umgehen.
Dank der Web 2.0-Technologie ist das Internet allgegenwärtig und hält nach und nach Einzug in Unternehmen, womit die Entwicklung vom reinen Web 2.0 hin zum Enterprise 2.0 mittlerweile begonnen hat. „Software as a Service“ oder „On Demand Lösungen“ sind heutzutage keine Fremdwörter mehr. Viele Unternehmen setzen bereits Tools wie Wikis, Blogs und Webcasts zur Optimierung der Kommunikation ein. Mit stetig steigender Akzeptanz und Anwendung von Web 2.0-Technologien in Unternehmen findet auch der Employee Self Service als web-basierende Lösung immer mehr Fürsprecher.
Warum sollten die Mitarbeiter nicht aktiv über das Internet ihre Urlaubs- und Weiterbildungsanträge oder Rückkehrbewertungen von Schulungen in ein dafür vorgesehenes System hinterlegen? Wer wüsste besser über eventuelle Änderungen der privaten Daten wie zum Beispiel einer Adressänderung Bescheid, als der jeweilige Mitarbeiter selbst?
Selbstverständlich sollten die Mitarbeiter beim Employee Self Service nicht nur die Rolle des „Senders“, sondern auch des „Empfängers“ einnehmen, um für beide Seiten (Personalwesen und Mitarbeiter) eine „Win-Win-Situation“ zu erzielen.
So schaffen individuell einsehbare Statusanzeigen der eingereichten Anträge, ein Infoportal beziehungsweise „schwarzes Brett“ oder auch ein Formularwesen (in Anwendung sind Formblätter für Reisekostenabrechnung, Wochen- oder Tagesberichte, Bestellungen u.v.m.) Transparenz im Unternehmen.
Mittels Einführung des Employee Self Service im Unternehmen werden bislang praktizierte Redundanzen in der Prozesskette eliminiert, Kommunikationswege verkürzt sowie die Transparenz im Unternehmen optimiert. Neben den signifikanten zeitlichen Einsparungen wird demzufolge eine zusätzliche Informationsplattform generiert.
Die Business IT Engineers – kurz BITE – haben diesen Lösungsansatz im Modul „Mitarbeiterselbstverwaltung“ des Personalmanagers realisiert. Bei Einsatz der Web-Applikation „Mitarbeiterselbstverwaltung“ haben die Mitarbeiter jederzeit und von überall via Internetzugang die Möglichkeit, ihre Anträge oder auch Schulungsbewertungen zu tätigen. Zudem beinhaltet das Modul „Mitarbeiterselbstverwaltung“ von BITE eine Statusanzeige für die getätigten Urlaubs- oder Weiterbildungsanträge sowie eine Erinnerungsfunktion, welche den Mitarbeiter beispielsweise an noch ausstehende Rückkehrbewertungen erinnert.
