(openPR) Dokumenten-Mangement-Einführungen scheitern nicht nur an internen Kommunikationsproblemen sondern an der immensen Überschreitung der Budgets. In vielen Projektberichten liest man davon, dass die Kosten derart aus dem Ruder laufen, dass Unternehmer die „Notbremse“ ziehen müssen. Die P2 Consult hat dies über einen längeren Zeitraum beobachtet und eine Strategie entwickelt, im Vorfeld exakt die Aufwendungen kalkulieren zu können.
Aus der eigenen Erfahrung mit Projekten ist eine neue Sichtweise auf Projekte ge-wachsen, so Jürgen Golda von der P2 Consult (http://www.p2consult.de) . Projekte werden im Vorfeld strukturiert vorgeplant, später aber in der Einführung fehlt das konsequentes Vorgehen. Zwei wesentliche Fehler werden dabei immer wieder ge-macht. Projektverantwortliche definieren zu große Schritte im Projekt. In einem Schritt sollen große Probleme auf einem gelöst werden, die eigentlich in mehreren kleinen Schritten zu lösen wären. Durch die Parallelität jedoch verliert oft nicht nur der Projektleiter den Überblick, sondern wird den Usern zuviel Verständnis für die Lösung abverlangt. Dieses Übergewicht stresst und schafft Verdruss, der für ein Pro-jekterfolg absolut schädlich ist.
Zum anderen wird die Komplexität von Anforderungen oftmals weit unterschätzt. Eine Aufgabe, die Oberflächlich klar und unkompliziert erscheint, wirft im Detail die Probleme auf, die den Erfolg in Frage stellen. An dieser Stelle sind im Wesentlichen die Dienstleister bzw. die Berater gefordert, Analysen vorzunehmen, die im weiten Radius alle Fragen abdecken.
Aus dieser Erfahrung hat die P2 Consult ein Konzept entwickelt, welches eine klare Analyse der Anforderungen aufgeteilt in einzelne Teilschritte ermöglicht. „Wir wollen DMS-Projekte zum Festpreis anbieten um unseren Kunden höchstmögliche Sicherheit im Projekt zu verschaffen, so Jürgen Golda von der Geschäftsführung. Dabei greift die Analyse Fragestellungen bei den Anwendern auf, die sonst untypisch sind und strukturiert sie in anschaulicher Weise. Daraus entwickeln wir gemeinsam mit dem Kunden im Dialog ein Projektplan, der realistisch und kalkulierbar ist.
„Auch digitale Lösungen beginnen im Kopf“, so das Motto der P2 Consult, die sich seit über 15 Jahren mit dem Umgang mit Dokumenten und Daten beschäftigen. Die im Vorfeld sicher erlangten Informationen helfen dem gesamten Projekt und sichern seinen Erfolg. So können Projektleiter am erfolgreichen Projektabschluss sagen: „und am Ende sieht alles ganz einfach aus.“
Jürgen Golda
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