(openPR) Maintal, 31. Juli 2008. Dank der virtuellen Arbeitsmappe von IQ optimize können Unternehmen sowohl standardisierte Arbeitsabläufe als auch individuelle Projekte jetzt noch schneller organisieren und durchführen. In der virtuellen Arbeitsmappe lassen sich alle beteiligten Mitarbeiter, die einzelnen Aufgaben, die mit dem Prozess verbundenen Dokumente, aber auch die dafür benötigten Softwareprogramme virtuell zusammenfassen, so dass ständige Projektkontrollen entfallen und sich die Durchlaufzeiten der Prozesse wesentlich verkürzen.
Trotz modernster EDV in den Büros werden viele Arbeitsabläufe noch genau wie vor 20 Jahren in ihre einzelnen Kleinstaufgaben untergliedert und dann nacheinander abgearbeitet. Zwar haben Projektmanagementtools und Aufgabenverwaltungsprogramme die einzelnen Schritte wesentlich vereinfacht und beschleunigt, doch trotzdem war es bisher nicht möglich, Aufgaben, Abhängigkeiten, Dokumente und die notwendigen Softwaretools in einem Tool zu kombinieren. Und so werden die meisten Tätigkeiten wie gehabt funktional nach Abteilungen und nacheinander abgearbeitet, statt sie nach ihrem eigentlichen Prozessablauf zu strukturieren und parallel deutlich schneller bearbeiten zu können.
Mit dem neuen Release des Workflow-Management-Systems der Firma IQ-optimize können Unternehmen jetzt noch schneller und einfacher virtuelle Arbeitsmappen modellieren. Die Mappen bilden alle in die einzelnen Prozesse involvierten Mitarbeiter ab und integrieren automatisch alle benötigten Dokumente in einem vorgangsorientierten Dokumentencontainer. Die Aufgabenweiterleitung an die jeweiligen Mitarbeiter erfolgt völlig selbstständig, so dass die einzelnen Teilaufgaben parallel bearbeitet werden und somit deutlich Zeit eingespart wird.
Die virtuelle Arbeitsmappe stellt den Beteiligten aber nicht nur die notwendigen Dokumente zur Verfügung, sondern bindet auch gleichzeitig die relevanten Bildschirmmasken der notwendigen Softwaretools mit ein, so dass jeder Mitarbeiter von jedem Rechner aus seine Aufgaben wahrnehmen kann. So können alle Abteilungen und Unternehmensbereiche wie Dokumentenmanagement, Enterprise Resource Planning, Customer Relationship Management, Office-Tools, etc. mit eingebunden werden. Der Zugriff auf die virtuelle Arbeitsmappe erfolgt webbasiert und lässt damit eine Überwachung und Auswertung zu jeder Zeit von jedem Rechner zu. Dank der integrierten Prozesshistorie ist zudem eine lückenlose Archivierung aller Vorgänge und Daten gewährleistet, die aufgrund ihrer virtuellen Verknüpfungsstruktur ohne eine redundante, speicherintensive Datenhaltung auskommt.
Die virtuelle Arbeitsmappe eignet sich für alle Abteilungsleiter, Projektverantwortliche und Unternehmenslenker, die die Fehlerquote innerhalb der Prozessbearbeitung und die Durchlaufzeiten verringern und die Sicherheit und Datentransparenz erhöhen möchten. Die Software ist modular aufgebaut und ermöglicht dem Anwender das eigenständige Modellieren von Prozessen und virtuellen Arbeitsmappen. Entsprechend der Aufgabenlisten werden automatisch die benötigten aufgabenbezogenen Bearbeitungsmasken generiert und der kürzest mögliche parallele Prozessablauf errechnet.
