(openPR) (Köln) Nach gelungener Premiere im vergangenen Jahr präsentiert sich das PDF/A Competence Center auch auf der DMS 2008 mit einem eigenen Messestand. Vom 9. bis zum 11. September stellen fünfzehn Mitglieder in Halle 7, Stand G 059, ihr Leistungsportfolio rund um das PDF/A-Format vor und stehen Interessenten Rede und Antwort. Dies sind: Adobe Systems, callas software, cib Software, Compart Systemhaus, DETEC Decision Technology, Global Graphics, icon Systemhaus, intarsys, Janich & Klass, LRS Levi, Ray & Shoup, LuraTech Europe, PDFlib, PDF Tools, SEAL Systems und StepOver. Bereits am Vortag der DMS EXPO, am 8. September 2008, bietet das PDF/A Competence Center darüber hinaus ein Halbtagsseminar in Köln an. Teilnehmer erhalten hier Detailwissen zu dem ISO-Standard für die Langzeitarchivierung und werden über Vorteile und Einsatzgebiete informiert.
PDF/A gewinnt international weiter an Akzeptanz
In den vergangenen Monaten haben zahlreiche Institutionen aus unterschiedlichen Ländern klare Empfehlungen für PDF/A ausgesprochen. So veröffentlichte z.B. die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) jüngst eine aktualisierte Version 4.0 zu SAGA (Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen). Diese Version gibt PDF/A-1 vor und empfiehlt den Standard ausdrücklich für die Langzeitarchivierung. Auch MoReq, eine europäische Spezifikation für das elektronische Dokumenten- und Records-Management, berücksichtigt in ihrer neuesten Fassung PDF/A in der Liste der empfehlenswerten Datenformate. Weiterhin hat sich der Schweizerische Bundesrat in einem Entwurf zur “Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens” für PDF/A ausgesprochen, und auch die Norwegische Regierung empfiehlt PDF/A, wenn es um Dokumente mit verbindlichem Layout geht. Institute wie die Universität Potsdam oder die Deutsche Nationalbibliothek setzen ebenfalls bereits auf PDF/A: Das ISO-Format setzt sich also weltweit immer stärker durch, was sich auch auf der PDF/A-Konferenz im April in Amsterdam zeigte. Dort traf sich das weltweite „Who-is-Who“ der PDF/A-Spezialisten, die in Form von Vorträgen und Keynotes ihr Wissen an die zahlreichen Teilnehmer weitergaben. Die Mehrzahl der Unternehmen, die die Einführung eines einheitlichen Formats für die Langzeitarchivierung planen, setzt inzwischen auf PDF/A – viele davon schon innerhalb der nächsten Monate. Dies hatte eine Umfrage des PDF/A Competence Center Ende vergangenen Jahres ergeben.
Auch Software-Unternehmen reagieren und bieten verstärkt PDF/A-konforme Lösungen an. Erst kürzlich kündigte beispielsweise Microsoft an, dass das für das erste Halbjahr 2009 avisierte Service Pack 2 (SP2) für Microsoft Office 2007 PDF/A unterstützen wird. Damit werden Anwender der Office-Suite direkt aus der Anwendung PDF/A-Dateien erstellen können.
Lösungen und tägliches Vortragsprogramm rund um PDF/A
Um der fortschreitenden Marktakzeptanz an PDF/A Rechnung zu tragen, ist das PDF/A Competence Center auf der DMS EXPO auch in 2008 mit einem Gemeinschaftsstand vertreten. Die insgesamt fünfzehn ausstellenden Unternehmen zeigen dort, wie PDF/A-Dateien aus elektronisch erzeugten oder gescannten Dokumenten erzeugt, diese validiert und mit einer elektronischen Signatur versehen werden können. Zusätzlich sind ABBYY und OpenLimit als Logo-Partner auf dem PDF/A-Gemeinschaftsstand vertreten.
Innerhalb des täglich stattfindenden Vortragsprogramms erfahren die Besucher, wie sich PDF/A von anderen Formaten zur Langzeitarchivierung abgrenzt, welche Vorteile es bietet und wie Unternehmen ihre Archivierungsstrategie auf PDF/A umstellen können. Dabei sprechen die Experten sowohl die Migration von bestehenden Archiven als auch die praktische Einführung von PDF/A sowie den Einsatz im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen oder digitalen Posteingangs-/Postausgangslösungen an. Zusätzlich werden die Vorträge durch praktische Vorführungen von PDF/A-Konvertierungen und -Validierungen an Produktbeispielen illustriert.
Wer sich intensiv mit PDF/A beschäftigt, hat außerdem Gelegenheit, am Vortag der DMS EXPO, dem 8. September, ein halbtägiges PDF/A-Seminar zu besuchen. Dieses bietet der Verband bereits zum dritten mal mit großem Erfolg und in aktualisierter Form an. Die Teilnehmer können so bequem Theorie und Praxis verbinden und am nächsten Tag die Messe besuchen. Zu den Vortragenden gehören unter anderem Bernhard Zöller, anerkannter ECM-Experte und Geschäftsführer von Zöller & Partner, sowie die Experten des Vorstands.
"Wir freuen uns sehr, dass das PDF/A-Format inzwischen von zahlreichen Gremien anerkannt wird“, so Dr. Bernd Wild, Geschäftsführer der intarsys consulting GmbH. “Kaum ein anderes Format hat sich so schnell durchsetzen können. Das spricht für den Bedarf an einem Format, das eine wirklich langfristige Lesbarkeit garantiert, ist aber auch gleichzeitig ein Barometer für das diesbezüglich gestiegene Bewusstsein der Anwender.“
Über PDF/A
PDF/A ist der ISO Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Anerkannte Experten gehen davon aus, dass durch die ISO-Standardisierung das PDF/A-Format sehr schnell an Bedeutung gewinnt und das TIFF-Format allein schon aufgrund der Volltextrecherchemöglichkeit kurzfristig ablöst.
