(openPR) Freiburg, den 25. Juni 2008. Trotz moderner EDV und Internet-Verbindungen sind die heutigen Geschäfts- und Büroumgebungen oft einer wahren Flut von Briefen, Telefaxen, Vertragsunterlagen und Kopien ausgesetzt. Um diese Flut in den Griff zu bekommen, setzen viele Firmen bereits auf ein Unternehmensportal. In einem solchen Portal können alle Daten und Dokumente zentral erfasst und verwaltet werden. Dadurch ist es möglich, Suchvorgänge enorm zu verkürzen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Eine neue Partnerlösung für die Portalsoftware Intrexx Xtreme ermöglicht nun eine noch einfachere und effizientere Archivierung der verschiedensten Dateitypen.
Unterschiedliche Dateitypen stellen Unternehmen auch heute noch vor eine große Aufgabe, wenn es darum geht, diese einheitlich zu erfassen und zu archivieren. Diverse Ablagemöglichkeiten führen schließlich dazu, dass wichtige Unterlagen teilweise nicht wieder auffindbar sind oder mehrfach abgelegt und gepflegt werden. Dies hat unnötig viel Aufwand aber auch Fehler und Zeitverzögerungen zur Folge. Eine neue Lösung schafft hier Abhilfe: der Xlive File Router für die Portalsoftware Intrexx Xtreme des Freiburger Softwareherstellers United Planet. Entwickelt wurde der Xlive File Router von Fachleuten des Partnerunternehmens Computer Live.
Ganz gleich, ob die Dateien aus einer Anwendung, vom Scanner, Kopierer oder Fax stammen, mit dem Xlive File Router können alle Dokumente schnell und einfach in das Portal übernommen werden und sind dort für jeden einfach auffindbar. Alle in einem Ordner eingehenden Dateien werden automatisch erfasst und direkt in dem zugehörigen Portal-Ordner abgelegt. Dabei spielt es keine Rolle, um welchen Datentyp es sich handelt, denn die Lösung archiviert Office Dokumente, PDF Dateien, Faxe, E-Mails, Fotos, Grafiken, Programme, Musik und vieles mehr.
Dabei greift der File Router auf die vorhandene Ordnerstruktur der Festplatte oder des Netzlaufwerks zu. Über eine integrierte Schnittstelle zum Portal werden die Dateien ganz einfach in das Firmenportal integriert und verknüpft. Sie stehen danach sofort allen Mitarbeitern zur Verfügung, die mit ihrem Webbrowser Zugriff auf das Portal haben. Auch via VPN ist es nun schnell und komfortabel möglich, auf die Dateien zuzugreifen. Das manuelle Hochladen der einzelnen Dateien entfällt, was die Mitarbeiter stark entlastet und insgesamt sehr viel Zeit einspart.
Alle Dateien liegen im Portal dann an einem zentralen Ort. Das bedeutet, dass diese schnell und unkompliziert wiedergefunden werden und verhindert eine langwierige Suche nach einem bestimmten Dokument quer durch alle Verzeichnisse. Ein umfangreicher Protokollmechanismus versieht die Dateien darüber hinaus bei jedem Hochladen mit einer neuen Revisionsnummer und sorgt auf diese Weise dafür, dass alle verschiedenen Dateiversionen eindeutig unterscheidbar bleiben. Erleichtert wird das Ganze durch Such- und Recherchefunktionen.
Außerdem ermöglicht es der Xlive File Router, die Dateien automatisch mit Zusatzinformationen zu versehen. Diese Informationen werden dann in den weiteren Prozessen angezeigt und verwendet. So können Angaben wie Thema, Titel, Kategorie oder Kunden- und Bestellnummer immer gleich mit übergeben werden.
Weitere Informationen zum Xlive File Router finden Interessierte unter www.intrexx.com/xlive-file-router. Die Portalsoftware Intrexx Xtreme stellt United Planet unter www.intrexx.com/portalmanager kostenlos zur Verfügung.
