(openPR) Bremen. Ab sofort ist mit DocuPortal 7 des gleichnamigen Herstellers eine der benutzerfreundlichsten und modernsten Enterprise Content Management Lösungen verfügbar. DocuPortal 7 definiert das Ende der klassischen DMS-Anwendungen und ebnet endgültig den Weg für schnell verfügbare, ganzheitliche Informationslösungen im Web 2.0-Zeitalter. Dabei steht der Mitarbeiter im Zentrum, der alle seine notwendigen Inhalte einfach und schnell finden soll.
„Unser neuer Claim „Alles. Einfach. Schnell. Finden!“ soll das umfassende Leistungsspektrum unserer Softwarelösung deutlich machen“, erläutert Jens Büscher, Geschäftsführer von DocuPortal. „Während andere Anbieter mit unverständlichen Akronymen potentielle Kunden eher verunsichern, wollen wir sie für das Thema Informationsmanagement gewinnen, indem wir ihre Sprache sprechen.“
Unternehmen speichern, bearbeiten und finden mit DocuPortal 7 schnell Informationen aller Art. So verwaltet DocuPortal 7 jegliche Dateiarten, Belege, Faxe, Informationen, Gesprächsnotizen, Zeichnungen, Diskussionen, FAQs, Wikis, E-Mails mit Anhängen sowie digitale Umlaufmappen für Geschäftsvorgänge.
Alle Unternehmensdokumente werden zentral, auch netzwerkübergreifend, abgelegt und gefunden. Dabei nutzt DocuPortal 7 nicht nur die frei definierbaren Formularfelder zu Inhalten, sondern ist auch in der Lage, hunderte von Dateiformaten im Volltext zu durchsuchen – und zwar ohne zusätzliche Serverkomponenten oder Fremdprodukte. Suchergebnisse, wie auch die Inhaltsauflistungen, werden als Vorschaugrafik angezeigt. So können Benutzer Dateien in nahezu jedem Format schnellstmöglich identifizieren.
Durch die serviceorientierte Architektur (SOA) bietet DocuPortal 7 zahlreiche Zugriffsmöglichkeiten. Hauptkomponente ist das Web-Portal mit Web 2.0-Technologien, wo der Anwender sämtliche Funktionen zum Erstellen, Speichern, Strukturieren, Bearbeiten, Ansehen, Kontrollieren und Archivieren seiner Inhalte findet.
Ergänzende Software-Komponenten integrieren sich in das Dateisystem der Mitarbeiter-PCs. Dadurch stehen ihnen gewohnte Oberflächen und Arbeitsweisen zur Verfügung, die die Akzeptanz des DocuPortals beschleunigen und damit auch die intuitive Umstellung auf eine zentrale Ablage fördern. Die Ablage von E-Mails im DocuPortal lässt sich z.B. unproblematisch über eine Integration mit Outlook regeln.
Das neue DocuPortal: Aus komplex wird einfach
DocuPortal 7 nutzt einen integrierten Workflow-Designer, mit dem sich selbst komplexe Vorgänge definieren lassen. Ohne jegliche Programmierung können so beispielsweise auch Schadensmeldungen oder Urlaubsanträge automatisiert bearbeitet werden. Auch gescannte Eingangsbelege werden automatisiert – ohne Medienbrüche bis in das Archiv über digitale Umlaufmappen – verarbeitet. Entstehen Unklarheiten, werden die entsprechenden Belege über eine Web-Anwendung den Mitarbeitern zur Kontrolle vorgelegt.
Die Ausgabe von Ausgangsdokumenten an Drucker, inklusive Barcode, kontrollieren spezielle Druckertreiber einschließlich der automatisierten Ablage der Dokumente in das DocuPortal. Müssen Belege langfristig vorgehalten werden, steht dafür ein optionales Langzeitarchiv zur Verfügung. Dieses unterstützt Aufbewahrungsfristen sowie die automatisierte Archivierung nicht mehr benötigter Inhalte. Das Langzeitarchiv ist vollständig in das Web-Portal integriert, berücksichtigt die rechtlichen Erfordernisse und orientiert sich an den europäischen MoReq Spezifikationen (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records ist der europäische Standard für das elektronische Records Management).
DocuPortal fügt sich nahtlos in Technologie- und Arbeitsumgebung ein
DocuPortal ist keine Insellösung. Durch die SOA Architektur lassen sich alle Inhalte und Funktionen per Web-Services ansprechen und steuern. Dafür hat das Unternehmen die Erfahrungen aus zahlreichen aktuellen Implementation in komplexe IT-Infrastrukturen einfließen lassen.
