(openPR) kostenlose Telefonberatung durch VoHo-IT: Aktion bis 31. März 2008
Krefeld, 14. Februar 2008
Viele IT-Projekte, die bereits auf den Weg gebracht wurden, stocken ausgerechnet kurz vor ihrer Fertigstellung und abschließenden Einbindung in die täglichen Arbeitsabläufe. Die Gründe für das drohende Scheitern sind ebenso vielfältig wie nicht selten hausgemacht. Zeitdruck und Einsparung von Ressourcen bei der Projektplanung zollen ihren Tribut, wenn in späteren Projektphasen klar wird, dass die an das Projekt gestellten Anforderungen unzureichend kommuniziert und daher unbefriedigend umgesetzt wurden.
Der so vorprogrammierte Ärger findet sein Ventil im Auftragnehmer, der nicht geliefert hat, was gefragt und gebraucht war. Der weitere Projektverlauf ist von gegenseitigen Schuldzuweisungen, Forderungen, Widersprüchen und – bestenfalls – Ausbesserungen geprägt. Zu diesem Zeitpunkt sind schon erhebliche Kosten angefallen. Eine Abkehr vom Projekt oder dessen Neuanfang sind schlicht unrealistisch.
Eine der häufigsten Ursachen für missverständlich und unvollständig formulierte Projektvorhaben ist die schwierige Kommunikation zwischen dem Auftraggeber, der ein klares Bild von seinen Geschäftsabläufen hat, und dem Auftragnehmer, der die Pflichten und Anforderungen aus seiner technischen Perspektive beurteilt und formuliert. Den hier fehlenden gemeinsamen Nenner schafft man am besten schon vor Beginn des Projektes, wenn nötig aber auch in dessen Verlauf.
Genau hier sieht Volker Hoff, IT-Consultant der Firma VoHo-IT in Krefeld, die wesentliche Aufgabe eines unabhängigen IT—Beraters. „Die Brücke zwischen Kunden, Dienstleistern und Technik zu schlagen, das ist die Herausforderung, der sich ein Berater stellen muss.“ Dabei gilt es sowohl die Wünsche des Kunden in einen konkreten Bedarf umzuwandeln, wie auch die möglichen Berührungsängste der Mitarbeiter mit neuen Technologien zu berücksichtigen und mit deren Einbeziehung und Schulung zu beseitigen.
Sind die Anforderungen erst in Worte gefasst, die der Kunde versteht und die dem Dienstleister einen klaren Weg vorgeben, kann die zweite Planungsphase beginnen. In ihr werden nicht nur Etappenziele gesteckt, mit denen beide Parteien leben können. Vielmehr wird hier der Grundstein für die eigentliche Lösung gelegt, indem die Ausgangssituation, die benötigten Daten, die vorhandene Infrastruktur und die verfügbare Zeit nachvollziehbar strukturiert und mit allen Beteiligten solange abgestimmt wird, bis ein einvernehmliches Bild entsteht, an dem man sich gemeinsam orientieren kann.
Dem Kunden sollte dabei naturgemäß die geringste Aufgabe zukommen. Hoff: „Es macht keinen Sinn, die Geschäftsführung mit Fragen zu beschäftigen, für deren Beantwortung der IT-Berater geradezu prädestiniert ist. Gespräche mit Mitarbeitern über deren Arbeitsabläufe und das bevorstehende Projekt sind Aufgabe des Beraters, der die Ergebnisse im gesamten Projektverlauf dem Auftragnehmer kommuniziert. Der Geschäftsführung werden erfolgreich absolvierte Meilensteine gemeldet.“
Sollte ein Projekt trotz sorgfältiger Vorbereitung ins Stocken geraten, fungiert der gemeinsam erarbeitete Projektplan als eine Art Frühwarnsystem. Auch hier ist es Aufgabe des IT-Beraters, rechtzeitig zu reagieren und alle Beteiligten zur Korrektur des Vorgehens an einen Tisch zu holen.
Für Auftraggeber wie –nehmer, die sich nicht sicher sind, wie es um die Planung und damit den Erfolg ihrer bevorstehenden oder laufenden Projekte steht, bietet VoHo-IT eine kostenlose telefonische Erstberatung an (wochentags zwischen 16 und 20 Uhr unter Tel. 02151/5667648). Dabei können die wichtigsten Merkmale des Vorhabens schon Aufschluss darüber geben, ob dringender Handlungsbedarf besteht: „Manchmal kommt es vor, dass alle Beteiligten intuitiv richtig gehandelt haben und ein Projekt quasi von sich aus läuft. Das ist allerdings eher selten der Fall. Viel häufiger werden zu Beginn einige Tage eingespart, die dann in Form von Wochen zur Nachbesserung hintendran gehängt werden müssen.“
