(openPR) PDF/A Dokumente bilden in Verbindung mit elektronischen Signaturen die Basis für die Fähigkeit zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Das Dokumentenformat PDF/A wurde zum weltweiten Standard erhoben. Die Branche sieht in PDF die derzeit beste Datenform für Archivierungslösungen. Papier und Mikrofilm gehören damit endgültig der Vergangenheit an.
Archivierungsformate variieren von Land zu Land. Traditionelle Archivierungsmethoden wie Papier oder Mikrofilm garantieren zwar die Reproduzierbarkeit, entsprechen aber nicht mehr dem neuesten Stand der Technik. Große Dokumente können nicht rasch verschickt werden, und es ist außerordentlich schwierig, archivierte Dokumente nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen.
Seit gut zwei Jahren ist nun die Archivfunktionalität des PDF nach ISO zertifiziert: PDF/A. Damit wird etwa auch die Langzeitarchivierung von ausgefüllten PDF-Formularen legitim – entsprechend der in Unterneh¬men beobachteten Entwicklung, Dokumente mittels Lifecycle-Management zu verwalten. Dadurch können nicht nur Unternehmensrichtlinien (Stichwort IT-Governance) befolgt werden, die eine sichere Archivierung des Wissens in den Firmen festlegen. Elektronische Archive mit PDF/A können auch zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
„Der neue ISO-Standard PDF/A erzeugt bereits viel Interesse am Markt“, sagt Wolfgang May, der mit MAY Computer als erstes österreichisches Unternehmen Mitglied im PDF/A Competence Center wurde, „Durch die Spezifikationen und Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit von Dokumenten garantiert sein - unabhängig davon, mit welcher Software und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.“
Inzwischen ist absehbar, dass sich PDF/A in den kommenden Jahren als der bevorzugte Standard für die Archivierung von elektronischen Dokumenten durchsetzt.
„Durch den PDF/A-Standard kann nun sichergestellt werden, dass auf PDF-Dokumente - auch über lange Zeiträume hinweg - sicher zugegriffen werden kann“, erläutert Johann Summerauer von X.KEY, dem neuen Kompetenzzentrum für Lösungen in PKI und PDF, „und sich diese infolgedessen ausgezeichnet für die Langzeitarchivierung eignen.“
PDF unterstützt interne (eingebettete) Signaturen als Bestandteil des Dateiformats.
Der PDF/A-Standard lässt digitale Signaturen zu und legt nur einige Mindestanforderungen für das digitale Signieren fest. OPENLiMiT - Technologien unterstützen fortgeschrittene und qualifizierte (sichere) elektronische Signaturen im weit verbreiteten PDF- und immer wichtiger werdenden PDF/A-Format
„Somit können PDF/A Dokumente auch künftig auf dem jeweils verfügbaren Stand der Technologie eindeutig und verlässlich digital signiert werden - natürlich bei Erhalt der PDF/A-Konformität und allen damit verbundenen Vorteilen“, ergänzt Michael Herdy von X.KEY, „und mit jetzt ganz neuen Perspektiven für den Markt.
Der PDF/A-Standard ist das Ergebnis einer mehr als dreijährigen Gremienarbeit von Vertretern aus Branchenverbänden und Unternehmen aus aller Welt. ISO 19005-1 definiert «ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A, welches einen Mechanismus zur Verfügung stellt, um elektronische Dokumente so darzustellen, dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion».
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