Alles elektronisch: Messtechnikspezialist Kistler Instrumente entscheidet sich für eArchiv und Aktenmanagement

(openPR) Neustadt/Wied, 25.01.2008 - Die Kistler Instrumente GmbH in Ostfildern verlässt sich auf elektronische Archivierung und Aktenmanagement von SER. Das elektronische Archiv im Rechnungswesen ist bereits produktiv im Einsatz und bewahrt Daten und Dokumente aus dem ERP-System von Baan revisionssicher auf. Im Lauf des Jahres plant das Unternehmen außerdem die Einführung verschiedener elektronischer Akten wie z.B. Lieferantenakten im Einkauf.

Der Messtechnikspezialist aus Ostfildern suchte ein einheitliches System für die Datenablage, das einen abteilungsübergreifenden Zugriff auf die Daten ermöglicht. Ziele waren die Schaffung einer rechts- und revisionssicheren digitalen Ablage, das Eliminieren der Papierflut, Informationstransparenz sowie die Optimierung manueller Tätigkeiten und Prozesse. Fündig wurde Kistler bei SER. Der Umfang und die Integrationsfähigkeit der DOXiS iECM-Suite überzeugte das Unternehmen ebenso wie das Komplettangebot aus Software, Hardware und Dienstleistungen aus einer Hand. Vor der Einführung der elektronischen DMS-/Archiv-Lösung waren die Geschäftsprozesse im Rechnungswesen von den Nachteilen papierbasierter Arbeit geprägt: Umständliche Suche nach Dokumenten, mangelnde Transparenz und sehr viele manuelle Tätigkeiten kennzeichneten die Verarbeitung der konzerninternen Dokumententypen mit 150 Rechnungen/Woche.

Der Beginn der elektronischen Archivierung erfolgte im Rechnungswesen und soll auf alle Unternehmensbereiche wie Einkauf, Vertrieb, Entwicklung etc. ausgeweitet werden. Für das Auslesen der Kopfdaten aus den Rechnungsbelegen wurde eine spezielle OCR-gesteuerte Lösung entwickelt, die passgenau auf die vorhandenen Rechnungstypen zugeschnitten ist. Um Einkauf, Service und den Vertrieb weiter zu unterstützen, sollen in diesem Jahr außerdem elektronische Kunden- und Lieferantenakten sowie der DOXiS eMail Manager eingeführt werden, so dass alle Informationen zu Kunden und Lieferanten – inklusive der eMail-Kommunikation – auf einen Blick ersichtlich sind.