(openPR) Planung ist auch im Steuerbüro das A und O. Denn sie ermöglicht ein fundiertes Qualitätsmanagement, eine langfristig angelegte Prozessoptimierung und garantiert so die Wirtschaftlichkeit der Unternehmung. Das neue Software-Modul Kanzlei.CS_Planung von Schleupen unterstützt die Kontrolle und Steuerung der internen Abläufe und sorgt damit schlussendlich auch für einen besseren Service für die Mandanten. Mit Hilfe des neuen Moduls können Mitarbeiter und Projekte langfristig geplant und so eine optimale Auslastung der Kanzlei sicher gestellt werden. Das neue Modul arbeitet integriert mit der Kanzleiorganisation von Schleupen.CS und Schleupen.CS plus. Damit können weitergehende Funktionalitäten wie die Zeiterfassung ebenfalls für die Planung genutzt werden, beispielsweise für den Soll-/Ist-Abgleich einzelner Projekte wie einer Bilanz oder einer Steuererklärung. Ebenfalls integriert ist die Umsatzplanung. Damit wird sofort erkennbar, wie sich Veränderungen in der Planung von Kapazitäten und Projekten auf die wirtschaftliche Situation der Steuerberatungskanzlei auswirken.
Kanzlei.CS_Planung wurde in enger Zusammenarbeit mit langjährigen Schleupen-Anwendern entwickelt und im Pilotbetrieb getestet. Dabei konnte mit Hilfe des neuen Werkzeugs die Produktivität und Wirtschaftlichkeit in den beteiligten Kanzleien spürbar gesteigert werden. „Personal ist ein entscheidender Kostenfaktor“, berichtet beispielsweise Frederik Schneider von der Kanzlei Schneider und Partner in Landau. „Seit wir jedoch versuchen nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter wo eingesetzt wird und wie ausgelastet er ist, können wir viel effizienter planen. Der Gewinn für die Mitarbeiter aus dem neuen Planungsmodul ist daher ganz klar ein sichererer Arbeitsplatz.“
Bei der Planung können Fristen und Fälligkeiten hinterlegt werden, eine „Erinnerungsfunktion“ sorgt dann dafür, dass Termine gehalten oder Kunden rechtzeitig angesprochen werden können. Auch die Urlaubszeiten der Mitarbeiter werden berücksichtigt und können mit terminierten Bilanzen und Steuererklärungen individuell abgestimmt werden. Auf diese Weise können die einzelnen Projekte auf die vorhandenen personellen Ressourcen verteilt und so die Auslastung in der Kanzlei über das Jahr optimal gesteuert werden. Für einzelne Projekte, wie etwa die Erstellung einer Bilanz, werden Planzahlen vorgeben und später mit dem tatsächlichen Aufwand abgeglichen. Damit hat die Kanzlei eine zuverlässige Datenbasis für die Revision. Gründe für Verzögerungen oder die Verschiebungen einzelner Projekte können so gezielt erkannt und Konsequenzen für die Zukunft abgeleitet werden. Die Planzahlen können jederzeit auch vom Mitarbeiter an die tatsächlich zu erwartenden Aufwände angepasst werden, eine intuitive Benutzerführung minimiert dabei den Schulungsaufwand.
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