(openPR) Neues Standardmodul für E-Billing führt bei RIKA zu kurzfristigen und nachweisbarem ROI
Gleisdorf, 05.09.2007 - Die Einführung der proALPHA Module e-Billing und Dokumentenmanagement (DMS) haben sich für RIKA als durchschlagender Erfolg erwiesen. „Seit wir 2006 auf E-Billing umgestellt haben, versenden wir bereits 50 % aller Rechnungen als signierte PDF-Dateien per E-Mail. Und das, obwohl wir mehrheitlich Kunden haben, die einen eher konservativen Zugang zur EDV haben“, erzählt Mag. Helmut Schobesberger, IT-Leiter des mittelständischen Unternehmens in Micheldorf.
RIKA in Micheldorf/Oberösterreich ist ein mittelständisches Unternehmen, das mit ca. 200 Mitarbeitern seit über 20 Jahren bei Forschung und Entwicklung von Kaminöfen zu den Pionieren gehört und z. B. die Pelletskaminofentechnologie in Europa auf den Markt gebracht hat. Bei RIKA stand man – wie in vielen mittelständischen Unternehmen – vor der Frage, wie man der Papierflut Herr werden sollte. Die Papierarchive waren an ihre Kapazitätsgrenzen gestoßen, die Papierrechnung einfach nicht mehr zeitgemäß.
proALPHA Software GmbH entwickelte im Auftrag von RIKA daher ein eigenes E-Billing-Modul, das für beliebige Zertifizierungssoftware und Signatur-Server heute als Standardmodul in proALPHA zur Verfügung steht. Das in proALPHA integrierte DMS wird dabei zur Ablage und Archivierung verwendet, so dass sämtliche Regeln bzgl. Unveränderbarkeit und Aufbewahrungspflichten der Ausgangsrechnungen gesetzeskonform abgebildet wurden.
Sehr vorsichtig kalkuliert, ergibt sich aus der E-Billing-Lösung in proALPHA eine Kostenreduzierung in Höhe von 2 Euro pro Rechnung. Das macht bei 50 % der rund 26.000 Rechnungen pro Jahr eine Einsparung von 26.000 Euro aus, die sich durch Wegfall von Porto, Papier, Druckkosten, Kuvertierung und Ablage im Archiv aufsummiert.
„Die Kosten der Belegmanipulation darf man – besonders bei mehreren Standorten – nicht unterschätzen. Ich bin daher überzeugt davon, dass der eingesparte Betrag noch höher liegt – und sich mit steigendem Auftragsvolumen jährlich weiter erhöht. Und das Jahr für Jahr. Selten ließ sich der Return on Investment so leicht nachweisen“, freut sich Helmut Schobesberger. „Nebenbei profitieren wir durch die Einführung des zentralen DMS auch in verschiedenen anderen Bereichen.“
Wer heute einen Bestellakt sucht, geht nicht mehr ins Archiv. Die gesamte Kundenkommunikation, angefangen von der Originalbestellung als Fax oder E-Mail über die Auftragsbestätigung bis hin zu Lieferschein und Rechnung, steht auf Knopfdruck zur Verfügung. Der Kundendienst archiviert darüber hinaus die zugehörigen Inbetriebnahmeprotokolle oder Serviceberichte. Zunehmend werden auch Verträge oder Einkaufsbedingungen archiviert und mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungen und dem entsprechenden Freigabe-Workflow in proALPHA stehen in Kürze alle wichtigen Dokumente von RIKA zentral zur Verfügung.
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