(openPR) Eisenach – Offenheit, Partizipation, Verantwortlichkeit, Effektivität und Kohärenz – das sind die Grundsätze „Guten Regierens“. Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Prozesse sind moderne Verwaltungs- und Kommunikationsstrukturen für Behörden unverzichtbar geworden, um diese Grundsätze zu erfüllen. Unternehmen, die sich ansiedeln wollen, Bürger, die mit ihrer Verwaltung kommunizieren, oder Teilnehmer an öffentlichen Beteiligungsverfahren erwarten eine reibungslose Kommunikation per E-Mail.
Bund Online, Elster & Co. – die öffentliche Hand hat unlängst auf diese Entwicklung reagiert und stellt mit der Neuausrichtung von Prozessen die Verwaltung um. Durch das so genannte E-Government sollen Prozesse beschleunigt, die Qualität verbessert und im Zeitalter klammer Staatskassen und Haushaltslöcher schließlich auch Kosten gesenkt werden. „An einer effizienten, prozessorientierten und sicheren E-Mail-Kommunikation führt bei diesem Unterfangen kein Weg vorbei. Immerhin ist die E-Mail heute als Kommunikationsmedium nicht nur angenommen sondern etabliert und nicht mehr weg zu denken“, erläutert Herbert Reder, Mitglied der Geschäftsleitung beim E-Mail-Management-Spezialisten GROUP Technologies AG (www.group-technologies.com).
Neben Kosten und Druck seitens Bürger und Unternehmen zwingt auch das immer höhere E-Mail-Aufkommen Behörden zum Handeln. Doch auf dem Weg zu einer wirkungsvollen E-Mail-Infrastruktur haben Behörden einige Herausforderungen zu meistern. Sie müssen sicherstellen, dass ihre E-Mail-Kommunikation datenschutzrechtlichen Anforderungen, gesetzlichen Verordnungen, Erlässen sowie internen Vorschriften genügt und gegen äußere Angriffe – z.B. durch Spammer, Phisher und Viren – geschützt ist.
Zugleich steht auch die Herausforderung einer schnellen Bearbeitung und manipulationssicheren Archivierung auf dem Programm. „Behörden haben grundsätzlich eine Vorbildfunktion und sollten in der Regel denselben Ansprüchen genügen, die Bürger beispielsweise auch an Unternehmen stellen: Schnelle Bearbeitungszeiten, Schutz sensibler Informationen, und vieles mehr“, meint der Experte. Um dies zu realisieren, kommen Behörden am Einsatz einer professionellen E-Mail-Management-Lösung wie die der GROUP Technologies AG kaum noch vorbei. „Unsere Lösung versetzt Behörden in die Lage ihr E-Mail-Management nicht nur rechtskonform und sicher zu gestalten, sondern auch zentral in die Prozesse einzubinden“, erklärt Reder. Die Lösung der GROUP Technologies AG ist bereits in zahlreichen Landratsämtern, städtischen Verwaltungen sowie in- und ausländischen Bundesbehörden im Einsatz.
