(openPR) Die Anforderungen an das Projektmanagement sind erheblich gestiegen. Bauvorhaben müssen oft in kürzerer Zeit abgewickelt werden. Planung und Bauausführung laufen oftmals parallel. Um komplexe Projekte effizient abwickeln zu können gilt es daher heutzutage, wirklich alle Rationalisierungs- und Verbesserungsmöglichkeiten auszuschöpfen. Elektronisches Dokumenten- und Planmanagement bekommt dabei eine große Bedeutung.
Die Kalkulierbarkeit von Kosten und Zeit sind wesentliche Kriterien für die wirtschaftlich erfolgreiche Durchführung vielschichtiger Bauprojekte. Die Abwicklung soll projektspezifisch definier- und steuerbar sein und so Planungssicherheit gewährleisten. Wie sich solche Ansprüche durch den Einsatz moderner Technik verwirklichen lassen, möchten wir hier an einigen ausgewählten Beispielen aufzeigen.
Als ‚Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist', definiert die DIN 69901 ein Projekt. Bauprojekte sind in der Regel Unikate. Sie sind Investitionsprojekte, die feste Ziele, Termine, Kosten und Ergebnisse ausweisen. Hinzu kommen noch variable Ressourcen. Auch durch den Bauherren verursacht ergeben sich während der Bauphase oftmals noch Änderungen der Ziele. Das kann Kosten und Termine negativ beeinflussen. Hier kommt das Projektmanagement des ausführenden Unternehmens ins Spiel. DIN 69901 definiert Projektmanagement als ‚Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisationen, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts'. Damit auch Planabweichungen die Gewinne nicht schmälern, zu negativen Ergebnissen oder gar zu Verlusten führen, muss der Projektleiter mit der Hilfe des Projektmanagements für eine optimale Lösung zur Einhaltung der Kosten und Termine sorgen. EDV Einsatz kann dabei sehr hilfreich sein.
Welche Software für welche Ziele?
Die Frage ist offenbar für manchen ein Problem. Zwar nutzen bereits viele die EDV um sich zu organisieren, lassen dabei aber oft wichtige Details aus. Der Schrift- und Mailverkehr wird beispielsweise mit dem PC erstellt, doch nicht mit diesem archiviert, sondern als Papier in einem Ordner abgelegt. Wichtige Details notiert man immer wieder auf den bekannten gelben Klebezetteln und positioniert sie ‚gut sichtbar' am Bildschirm. Wird nun z.B. eine eilig festgehaltene Mobilfunknummer benötigt, geht die Suche nach dem relevanten Zettel los. Oder Soll-/Ist-Vergleiche. Die Werte werden meist in einer dafür durchaus geeigneten Tabellenkalkulation gegenüber gestellt, dann aber vorwiegend ausgedruckt und abgeheftet. Doch auch in einem elektronischen Ordner auf einem PC sind diese Dateien oft für andere Projektbeteiligte nicht greifbar. Ein Netzwerk mit einer öffentlichen Ordnerstruktur bietet zwar eine Abhilfe, aber man verbringt sehr oft viel zu viel Zeit mit dem Suchen von Informationen. Es geht auch anders, wie die Abbildung 1 belegt.
‚iPunkt' - Nutzensaspekte
Nicht umsonst trägt ein Programm-Modul der Branchenlösung BAU financials den Namen ‚iPunkt'. Das auch eigenständig einsetzbare Produkt ist der zentrale Speicher für Baustellen- und Unternehmensdaten - eine ideale Basis für das Projektmanagement. Sämtliche Informationen rund um das Projekt lassen sich damit verwalten. Sie können so bei Bedarf von jedem Berechtigten in der Zentrale oder auf der Baustelle genutzt werden.
Alle Fakten und Belege werden als ‚elektronische Bauakte' beim jeweiligen Projekt gespeichert und sind so schnell auffindbar. Das gilt nicht nur für die aktuellen Pläne oder ihre Vorversionen. Der gesamte Bauschriftverkehr, angefangen bei einfachen Anschreiben über Faxe oder Abnahmeprotokolle bis hin zu eventuellen Mängel- oder Behinderungsanzeigen lässt sich hier hinterlegen.
iPunkt speichert Dokumente sogar im originären Dateiformat. Das erlaubt, jede der Dateien direkt von hier aus per Mausklick zusammen mit dem dazugehörigen originären Programm zu starten und nötigenfalls zu bearbeiten. So lassen sich Änderungen schnell und effektiv erledigen. Der gesamte Schriftverkehr kann direkt aus iPunkt abgewickelt werden. Die Adress-Stammdaten werden hier ja sowieso schon verwaltet. Die erstellen Dokumente werden automatisch beim Projekt abgelegt.
Aber nicht nur solche Dateien sind wichtig. Es gilt, die gesamte tägliche Informationsflut zu organisieren. Bei Bedarf schnell ein relevantes Detail wieder zu finden, kann für den Erfolg einer Baumaßnahme entscheidend sein. Hierfür nutzt iPunkt ‚Projekthistorien'.
Statt die Stichworte während eines Telefonats mit einem Subunternehmer oder dem Bauherren auf einem Zettel zu notieren, können die Informationen direkt historisiert werden. Mit einfachen Filterungen nach dem gesuchten Kriterium sind dann auch Abläufe leicht nachzuvollziehen, die schon einige Zeit her sind. Beispielsweise bei einer eventuellen Auseinandersetzung bezüglich eines Mangels lässt sich so sehr schnell der ursprüngliche Sachverhalt plausibel darstellen. Diese Vorgehensweise spart viel Zeit und somit auch Geld.
Integrierte Gesamtlösung bringt das ‚Extra-Plus'
Die iPunkt-Historien lassen sich mit dem Microsoft Outlook Kalender koppeln. Das sorgt u.a. dafür, dass e-Mails, die Projekte betreffen, auch bei dem jeweiligen Projekt gespeichert werden - und nicht etwa in der persönlichen Mailbox des Bauleiters. Aus Outlook ist in der täglichen Arbeit auch ein Zugriff auf Wiedervorlagen vorgesehen. Das vereinfacht und beschleunigt die Terminverfolgung..
Und sogar das bewirkt die volle Integration der Bau financials Module: Direkt aus dem Projekt in iPunkt erlangt der Anwender eine schnelle Übersicht der Ist-Kosten.
Einen weiteren Vorteil bringt das Einbinden vertrieblicher Komponenten in iPunkt. Werden kaufmännische Projektdetails mit erfasst, gestatten die dem Nutzer Forecasts. Alle Projekte lassen sich schon in frühen Akquise-Stadien erfassen und mit Zahlen versehen. Die sind sicherlich in der Potenzialphase noch Schätzungen, werden dann im Laufe des Projektzyklus immer weiter präzisiert. Doch bereits das vorläufige Kalkül erlaubt einen Überblick des zukünftigen Auftrags- und Umsatzeingangs. Diese Daten unterstützen eine effektive Budgetierung.
Fazit
Jeder Projektbeteiligte verfügt mit iPunkt schnell und einfach über das nötige Wissen und die erforderlichen Dokumente zu ‚seinen' Projekten des Unternehmens in unterschiedlichen Bearbeitungsstadien. Durch die Multiuserfähigkeit der Gesamtlösung können mehrere Projektmitarbeiter auch gleichzeitig im Projekt erfassen und lesen.
Der modulare Aufbau einer integrierten Unternehmens-EDV erlaubt faktisch jede gewünschte Nutzung und individuelle Auswertungen. Für jede Unternehmens-Organisation ist ein ‚Maßanzug' möglich. Das bedarf Beratung, die Nemetschek Experten ihren Kunden und Interessenten gern leisten.
Autor: Dipl.- Ing. Hans Hoffmann, Nemetschek Bausoftware
Weitere Informationen --> www.bausoftware.de
