KI-Schulungspflicht: „Ein bisschen ChatGPT" gibt es nicht

(openPR) Die KI-Schulungspflicht aus Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 27. Juli 2026 in neuer Fassung. Texterin und O'Reilly-Autorin Ursula Martens aus Moosburg an der Isar erklärt, warum schon gelegentliches ChatGPT im Büro reicht, um betroffen zu sein. Und sie zeigt, wie Teams die Pflicht in zwei Stunden erledigen.

Moosburg an der Isar, 12. September 2026 – „Wir nutzen KI ja kaum. Nur ab und zu ChatGPT für einen Textentwurf. Also betrifft uns die Schulungspflicht nicht, oder?" Diesen Satz hört Ursula Martens in fast jedem Workshop. „Die Antwort lautet: Doch, genau diese Unternehmen sind gemeint", sagt die Texterin und Dozentin für generative KI. Artikel 4 der KI-Verordnung (EU AI Act) gilt seit dem 2. Februar 2025 für jedes Unternehmen, in dem auch nur eine Person KI beruflich einsetzt, unabhängig von Größe, Branche und Häufigkeit der Nutzung. Seit dem 27. Juli 2026 gilt der Artikel in neuer Fassung. Die Pflicht kennt kein „bisschen".

Wer ist von der KI-Schulungspflicht betroffen?

Texte mit ChatGPT, Besprechungsprotokolle mit Copilot, Übersetzungen mit DeepL, Recherchen mit Gemini oder Claude, Bilder aus einem KI-Generator: Sobald eine dieser Anwendungen im Arbeitsalltag vorkommt, ist das Unternehmen im Sinne der Verordnung Betreiber eines KI-Systems. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet. Ob die Nutzung offiziell eingeführt wurde oder einzelne Mitarbeitende auf eigene Faust damit begonnen haben: Die Pflicht gilt in beiden Fällen, für kleine Betriebe ebenso wie für Konzerne.

Was verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung?

Im Gesetz heißt die KI-Schulungspflicht KI-Kompetenz. Gemeint ist: Wer KI im Unternehmen einsetzt, sorgt dafür, dass die Menschen, die damit arbeiten, wissen, was sie tun. Mitarbeitende sollen verstehen, wie KI-Werkzeuge funktionieren und warum sie manchmal sehr überzeugend Unsinn erzählen. Dazu gehört, die Risiken zu kennen, etwa wenn Kundendaten in einem Prompt landen oder ein KI-Text ungeprüft nach draußen geht. Dazu gehört, zu wissen, was erlaubt ist und was nicht: Datenschutz, Urheberrecht, Kennzeichnung. Und dazu gehört, die Werkzeuge sinnvoll für die eigene Arbeit einsetzen zu können. KI-Kompetenz heißt beides: Gefahren kennen und gut damit arbeiten.

Einen festen Lehrplan, eine Mindeststundenzahl oder ein amtliches Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor. Die Schulung muss zur Rolle passen: Wer täglich Texte mit KI erstellt, braucht mehr als jemand, der einmal im Monat eine E-Mail übersetzen lässt.

KI-Schulungspflicht: Was hat sich im Juli 2026 geändert?

Mit der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 gilt Artikel 4 seit dem 27. Juli 2026 in neuer Fassung. Vorher mussten Unternehmen nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Jetzt ergreifen sie Maßnahmen, um die Entwicklung dieser Kompetenz zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht mehr garantieren. „Das klingt nach Entwarnung, ist aber nur die halbe Wahrheit. Die Pflicht, nachweislich etwas zu tun, bleibt", sagt Martens. Seit dem 29. Juli 2026 ist zudem die Bundesnetzagentur per Gesetz die zentrale Marktüberwachungsbehörde und Beschwerdestelle für die KI-Verordnung in Deutschland.

Was passiert, wenn Unternehmen die KI-Schulungspflicht ignorieren?

Ein eigenes Bußgeld für eine fehlende Schulung sieht die Verordnung nicht vor. Die Aufsicht kann jedoch Nachweise anfordern und Maßnahmen anordnen, wenn sie Defizite feststellt. Das größere Risiko liegt in der Haftung: Lädt jemand aus dem Team Kundendaten in ein KI-Tool, enthält ein KI-generierter Angebotstext einen teuren Fehler oder diskriminiert ein Auswahlverfahren durch ein KI-Tool, kann das Unternehmen für den Schaden einstehen müssen. Die erste Frage lautet dann: Wurden die Mitarbeitenden geschult?

Juristische Fachbeiträge weisen darauf hin, dass auch Geschäftsführungen persönlich in der Verantwortung stehen können. „Es braucht eine passende Schulung und einen Nachweis, wer wann was gelernt hat. Das ist keine Raketenwissenschaft", sagt Martens.

KI-Schulungspflicht: Bin ich betroffen? Der 30-Sekunden-Check

1. Nutzt mindestens eine Person im Unternehmen KI-Werkzeuge beruflich, sei es auch nur ab und zu ChatGPT? Dann ist das Unternehmen betroffen.
2. Arbeitet jemand solo-selbstständig mit KI? Dann ist er oder sie das eigene Personal. Die eigene KI-Kompetenz zählt. Wer Aufträge vergibt, fragt zunehmend danach.
3. Nutzt wirklich niemand im Unternehmen KI, auch nicht heimlich? Dann gilt die Pflicht nicht. Die heimliche Nutzung im Team ist allerdings genau das Risiko, um das es geht.

KI-Schulungspflicht: Was tun? In zwei Stunden erledigt

Für genau diese Unternehmen hat Ursula Martens einen Mitmach-Workshop entwickelt, das KI-Kompetenz-Training nach Artikel 4: zwei Stunden live, in denen das Team selbst an den Rechnern arbeitet. Die Teilnehmenden klären, wie KI-Werkzeuge funktionieren und wo die Fallstricke liegen. Das Gelernte wenden sie sofort auf echte Aufgaben aus dem eigenen Arbeitsalltag an: Was darf in einen Prompt und was nicht? Wie prüft man einen KI-Text, bevor er das Haus verlässt? Wann muss gekennzeichnet werden?

Der Unterschied: Hier schult eine Texterin, die seit 2007 für Unternehmen schreibt. Seit 2023 trainiert sie Teams im Umgang mit generativer KI. Der Workshop ist deshalb auf Menschen zugeschnitten, die mit KI schreiben, übersetzen, zusammenfassen und recherchieren. Am Ende haben alle Teilnehmenden das Wissen, das Artikel 4 verlangt, eine Teilnahmebescheinigung als Baustein für die Dokumentation und erfahrungsgemäß mehr Lust auf KI als vorher. „Schulungspflicht und Spaß schließen sich nicht aus", sagt Martens.

Der Workshop findet live online statt oder in Präsenz in Moosburg an der Isar, Freising, Erding, Landshut und Umgebung. Termine und Konditionen auf Anfrage: ursula.martens@wortkind.de oder Telefon 08761 382 73 59.

Häufige Fragen zur KI-Schulungspflicht

Welche Mitarbeitenden fallen unter die KI-Schulungspflicht?

Geschult werden müssen alle, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten: Festangestellte ebenso wie Praktikantinnen und Praktikanten, Werkstudierende, Aushilfen und externe Kräfte, die für das Unternehmen KI nutzen. Artikel 4 spricht vom Personal und von anderen Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen befasst sind.

Reicht ein Video oder ein Online-Kurs, um die KI-Schulungspflicht zu erfüllen?

Das Format der Schulung ist frei. Die Maßnahme muss zu den Aufgaben, den Vorkenntnissen und dem Einsatzkontext passen. Ein allgemeines Erklärvideo kann ein Baustein sein. Über den Wert der Schulung entscheidet, ob die Menschen danach im Alltag anders mit KI arbeiten.

Wie oft muss die KI-Schulung wiederholt werden?

Wie oft geschult wird, überlässt die Verordnung den Unternehmen. Sinnvoll ist eine Auffrischung, sobald neue Werkzeuge oder Aufgaben dazukommen. Viele Unternehmen planen einmal im Jahr.

Was zählt als Nachweis für die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden?

Die Form des Nachweises ist frei. Bewährt hat sich eine einfache Dokumentation: wer, wann, was, wie lange, mit welchen Inhalten, dazu die Teilnahmebescheinigungen. So lässt sich bei einer Anfrage der Aufsicht oder im Schadensfall belegen, dass das Unternehmen gehandelt hat.

Wo gibt es offizielle Informationen zur KI-Schulungspflicht?

Die Bundesnetzagentur betreibt als zentrale Aufsicht einen KI-Service-Desk mit Informationen für kleine und mittlere Unternehmen. Die Europäische Kommission veröffentlicht außerdem Praxisbeispiele zur KI-Kompetenz auf einer zentralen Plattform.

Transparenzhinweis: Ursula Martens ist Texterin und Dozentin für generative KI, keine Juristin. Diese Meldung erklärt die KI-Schulungspflicht allgemein verständlich und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: September 2026.