(openPR) Das Szenario kennen viele Unternehmen: Das zentrale E-Mail-Postfach für den Kundenservice quillt über, Kundenanfragen bleiben liegen, niemand weiß genau, wer zuständig ist. Oder: Ein Produktionsmitarbeiter steht vor einer Maschine mit Fehlercode E47 - das Handbuch ist irgendwo im Intranet. Die schnell.digital GmbH (https://www.schnell.digital/) aus der Region Augsburg hat mit Vectense (https://www.vectense.com/de) eine Plattform für Künstliche Intelligenz entwickelt, die solche Alltagsprobleme im Mittelstand löst - mit Datenschutz made in Germany.
200 E-Mails täglich im info@-Postfach - so erging es einem Kunden aus der Energiebranche: Anfragen zu Lieferterminen, Rechnungen, technischen Problemen. Bisher lesen mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen die Mails, entscheiden selbst, ob das etwas für die eigene Abteilung ist und leitet entsprechend weiter. Das kostet Zeit. Vectense analysiert diese eingehende E-Mails, erkennt das Anliegen und leitet sie automatisch an die richtige Person weiter - inklusive einer Zusammenfassung. Der Zeitaufwand durch diese Prozessoptimierung: Erheblich reduziert.
"Unternehmen verlieren durchschnittlich einen Arbeitstag pro Woche durch solche Routineaufgaben", sagt Patrick Schnell, Geschäftsführer der schnell.digital GmbH. "Gleichzeitig haben sie Angst, Künstliche Intelligenz einzusetzen - wegen Datenschutz, Kontrollverlust, fehlendem Know-how."
Vom Projektgespräch zum fertigen Angebot
Im Vertrieb sitzt ein Mitarbeiter am Schreibtisch. Ein Neukunde braucht eine Abschätzung für ein IT-Projekt: Migration von 50 Arbeitsplätzen, Serverupgrade, drei Tage Schulung. Bisher bedeutet das: altes Angebot von einem ähnlichen Kunden suchen, Leistungspositionen anpassen, Preise aus der Excel-Liste übertragen, Rechtschreibung prüfen. Gegebenenfalls Rückfrage an die Fachabteilungen oder Geschäftsführung.
Mit Vectense beschreibt der Mitarbeiter das Projekt in einem Absatz: "Neukunde Müller GmbH, 50 Arbeitsplätze migrieren, Serverupgrade auf neuestes Modell, drei Tage Schulung vor Ort." Das System durchsucht frühere Angebote, Preislisten, Produktbeschreibungen und interne Vorlagen. Als Antwort auf seine Anfrage erhält der Mitarbeiter ein grobes Budget und ein Angebots-Entwurf. Der Mitarbeiter prüft das Ergebnis, passt bei Bedarf Details an.
Drei Komponenten, eine Plattform
Vectense verbindet drei Elemente: KI-Modelle , Wissensdaten (PDFs, Wikis, Datenbanken) und Geschäftsprozesse. Die Besonderheit: Prozesse werden nicht mit komplexen Diagrammen oder Code konfiguriert, sondern mit einem Story-Editor wie ein Lückentext aufgebaut. Fachabteilungen können so selbst Prozesse definieren und verstehen und müssen nicht für jede Anpassung die IT-Abteilung bemühen. Diese Plattform ist also nicht einfach ein Chatbot oder eine komplexe Entwicklerplattform, sondern das Zuhause für praxisnahe KI-Geschäftsprozesse.
Die Plattform lässt sich flexibel in bestehende Systeme einbinden - per E-Mail, CRM, ERP oder REST-APIs. Das System kann in Deutschland gehostet oder vollständig in der eigenen IT betrieben werden. Dies gilt auch für die eingesetzten KI-Modelle. Egal ob die bekannten Cloud-Modelle wie von OpenAI oder Mistral verwendet werden, oder entsprechend lokale Pendants in der eigenen IT-Umgebung. Jede Antwort enthält auf Wunsch Quellenangaben - nachvollziehbar für Audits und Qualitätsprüfung.
Ein integriertes Dashboard macht die Effizienzgewinne messbar: Wie viele Anfragen wurden verarbeitet? Wie lange dauert die durchschnittliche Bearbeitung? Welche Kosten entstehen durch KI-Nutzung, welche Einsparungen durch Zeitgewinn? "Geschäftsführer wollen keine Blackbox, sondern Fakten", sagt Schnell. "Das Dashboard zeigt schwarz auf weiß: Hier haben wir 20 Stunden pro Woche eingespart, das entspricht einem halben Mitarbeiter. Solche Zahlen überzeugen."
"Wir sprechen von 'KI als Kollege', nicht als Ersatz", betont Schnell. "Die Maschine übernimmt das Monotone, der Mensch behält die Kontrolle."
Das Unternehmen schnell.digital realisiert seit 2017 Digitalisierungsprojekte und führt seit 2019 KI-Projekte durch. Die Erfahrung aus diesen Projekten steckt in Vectense - entwickelt speziell für den Mittelstand, Dienstleister, Produktionsbetriebe und E-Commerce-Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitenden.
