(openPR) Automatisierte Prozesse setzen neue Maßstäbe in der Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen
Nach einer erfolgreich abgeschlossenen Testphase ist es nun offiziell: dm-drogerie markt hat gemeinsam mit PropertyExpert ein KI-basiertes System zur automatisierten Prüfung von Handwerkerrechnungen entwickelt und in den Regelbetrieb überführt. Die digitale Lösung wurde über mehrere Monate hinweg sukzessive an die internen Abläufe und Anforderungen von dm angepasst und bildet nun einen festen Bestandteil im Abwicklungsprozess von Handwerksleistungen. Ziel der Partnerschaft ist es, Transparenz, Effizienz und Prozesssicherheit im Bereich der Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen maßgeblich zu erhöhen.
Die Einführung der Lösung markiert einen wichtigen Schritt in der digitalen Transformation administrativer Prozesse bei dm. Das entwickelte System ermöglicht die automatische Extraktion aller Rechnungsdaten, eine KI-gestützte Vorkontierung sowie die automatisierte Erstellung der Buchungszeilen. Zudem prüft ein speziell trainiertes KI-Modell die Rechnungen hinsichtlich Rahmenverträgen, marktüblicher Preise sowie formaler und inhaltlicher Plausibilität. Bei Auffälligkeiten erfolgt eine Weiterleitung an Handwerksexperten des jeweiligen Gewerks von PropertyExpert, die eine technische Detailprüfung vornehmen.
Doch das Projekt zielt nicht nur auf operative Effizienz. Durch die systematische Auswertung der im Prüfprozess gewonnenen Daten ergeben sich für dm vielfältige weiterführende Anwendungsfelder. So werden etwa Potenziale zur Optimierung von Rahmenverträgen identifiziert, Marktpreise vergleichbar gemacht und wiederkehrende Auffälligkeiten systematisch analysiert.
Ein besonderer Mehrwert liegt in der umfassenden Auswertung der im Prüfprozess erfassten Daten. PropertyExpert analysiert dabei, wie häufig einzelne Leistungspositionen in Rechnungen – sowohl solche aus bestehenden Rahmenverträgen als auch frei formulierte – tatsächlich abgerechnet werden.
„Die Zusammenarbeit mit PropertyExpert ist für uns ein bedeutender Baustein in der Weiterentwicklung unserer digitalen Prozesslandschaft“, sagt Philipp Sinn, verantwortlich für das Projekt auf Seiten von dm. „Besonders überzeugt hat uns die Kombination aus intelligenter Automatisierung und der tiefen handwerklichen Fachexpertise. So stellen wir sicher, dass nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern auch inhaltlich qualitativ ausgebaut werden.“
Für dm ergeben sich aus der Einführung des neuen Systems zahlreiche konkrete Vorteile. So werden die Mitarbeitenden durch den Wegfall zeitintensiver, manueller Prüfschritte spürbar entlastet. Gleichzeitig verkürzen sich die Durchlaufzeiten bei der Bearbeitung von Handwerkerrechnungen deutlich, was zu einer schnelleren Abwicklung von Maßnahmen führt. Zudem ermöglicht die systematische Analyse der Rechnungsdaten eine frühzeitige Identifikation von Einsparpotenzialen. Nicht zuletzt schafft die strukturierte Aufbereitung der Prüfergebnisse eine fundierte Basis für die Weiterentwicklung der Zusammenarbeit mit Dienstleistern – etwa im Hinblick auf Preisvergleiche, Leistungsabsprachen oder die Optimierung von Rahmenverträgen.
Ferdinand von Klocke, Head of Business Unit Real Estate bei PropertyExpert, betont: „Wir freuen uns sehr, mit einem so innovationsstarken Partner wie dm die digitale Zukunft aktiv mitgestalten zu dürfen. Die Offenheit für neue Technologien und die hohe Prozesskompetenz im Projektteam von dm waren entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung. Ein besonderer Dank gilt Philipp Sinn und seinem Team für das Vertrauen und die äußerst konstruktive Zusammenarbeit.“
Die Partnerschaft zwischen dm und PropertyExpert steht exemplarisch für den erfolgreichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Bereich der Immobilienbewirtschaftung. Sie zeigt, wie Technologie und Expertenwissen kombiniert werden können, um signifikante Prozessvorteile zu schaffen – ohne dabei auf menschliche Kontrolle zu verzichten, wo sie erforderlich ist.
Mit Blick auf die nächsten Schritte soll das System kontinuierlich weiterentwickelt werden. Neben der schrittweisen Ausweitung auf weitere Leistungsbereiche sind auch vertiefende Analysen und ein datenbasierter Dialog mit den Dienstleistern geplant. Ziel ist es, die automatisierte Rechnungsprüfung sinnstiftend auszuweiten und das System gemeinsam mit weiteren Partnern kontinuierlich weiterzuentwickeln.
