(openPR) Berlin, 19. Juni 2025 – Das Berliner Startup smao hat eine KI-gestützte Telefonlösung entwickelt, die den First-Level-Support automatisiert und revolutioniert. Das junge Unternehmen verfolgt die Vision einer automatisierten, effizienten und DSGVO-konformen Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden. Mit modernster Sprach-KI-Technologie nimmt der digitale Telefonassistent jeden Anruf entgegen, beantwortet Anfragen in Sekundenschnelle und ist 24/7 im Einsatz – ohne Wartezeiten und ohne Pausen. Unternehmen können ihre Supportmitarbeiter damit entlasten und ihren Kunden einen schnellen, verlässlichen Service bieten, der menschliche Unterstützung in vielen Fällen mühelos übertrifft.
Die alltäglichen Probleme im Kundenservice? Gelöst.
Viele Unternehmen – insbesondere IT-Systemhäuser – kämpfen täglich mit ähnlichen Herausforderungen in der Kundenkommunikation. Eingehende Anrufe bleiben liegen oder Kunden hängen ewig in der Warteschleife, weil Personalmangel herrscht oder das Team bereits ausgelastet ist. Zu Stoßzeiten sind Hotlines häufig unerreichbar, was bei Anrufern Frustration auslöst und die Kundenzufriedenheit senkt. Gleichzeitig lässt sich ein klassischer telefonischer Support nur schwer skalieren – mehr Anrufe bedeuten normalerweise längere Wartezeiten oder deutlich höhere Personalkosten. Diese Probleme führen nicht selten zu verpassten Geschäftsgelegenheiten, unzufriedenen Kunden und gestressten Mitarbeitern.
- Personalmangel im Support: Viele Unternehmen verfügen nicht über ausreichend Mitarbeiter, um ein hohes Anrufaufkommen abzudecken – insbesondere außerhalb der Kernarbeitszeiten. Eine einzelne Supportkraft kann immer nur ein Gespräch gleichzeitig führen. Die Fluktuationsrate ist zudem hoch und neue Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten ist kostenintensiv.
- Unerreichbare Hotlines: Kunden erleben frustrierende Wartezeiten in Endlosschleifen oder Stoßen auf besetzte Leitungen, weil alle Mitarbeiter im Gespräch sind. Wichtige Anfragen gehen dadurch verloren.
- Begrenzte Skalierbarkeit: Bei plötzlichen Spitzen im Anfragevolumen (etwa bei Störungen oder Produktlaunches) stoßen menschliche Teams schnell an ihre Grenzen. Die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter ist teuer und zeitaufwändig, während ein Mangel an Ressourcen die Servicequalität leiden lässt.
smao: Automatisierung trifft auf Datenschutz
Vor diesem Hintergrund setzt smao mit seiner KI-Lösung genau an den drängendsten Punkten an. Die Vision des Unternehmens: Routine-Kommunikation automatisieren, damit menschliche Mitarbeiter entlastet werden und sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können – und dies alles effizient sowie 100% datenschutzkonform. Die smarte Telefonassistenz von smao ermöglicht es, den First-Level-Support nahtlos in digitale Hände zu übergeben, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen. Kundendaten bleiben geschützt, denn die Plattform arbeitet vollständig DSGVO-konform, sodass Unternehmen sich keine Sorgen um Datenschutz oder Compliance machen müssen. Gleichzeitig wird die Erreichbarkeit drastisch erhöht: Kunden erhalten rund um die Uhr Hilfe, auch abends oder am Wochenende, wenn kein Personal vor Ort ist oder hohe Kosten durch Wochenendarbeit entstehen. Diese Philosophie – Automatisierung gepaart mit Verlässlichkeit – hebt den Kundenservice auf ein neues Level heben. „Voice AI ist der neue Standard im Kundenservice“, heißt es seitens smao selbstbewusst. Hinter dieser Aussage steht der Ansatz, modernste KI verständlich und greifbar für den Unternehmensalltag einzusetzen, um echte Mehrwerte zu schaffen.
KI-Telefonassistent in Aktion: Effiziente Hilfe in Echtzeit
Die praktische Umsetzung der Vision erfolgt durch smaos KI-Telefonassistenten, der als erster Ansprechpartner am Telefon fungiert. Geht ein Anruf ein, meldet sich sofort der digitale Assistent – kein Klingeln bleibt unbeantwortet. In Echtzeit erkennt smao das Anliegen des Anrufers, indem es die Worte und Absichten des Kunden analysiert. Häufige oder einfache Fragen beantwortet die KI direkt selbstständig, gestützt auf eine umfangreiche, firmenspezifische Wissensdatenbank. So können zum Beispiel Standardanfragen innerhalb von Sekunden gelöst werden.
Komplexere Fälle wiederum werden intelligent weitergeleitet: Der virtuelle Assistent leitet den Anruf gezielt an den richtigen Ansprechpartner im Team weiter, sollte das Anliegen spezielles menschliches Fachwissen erfordern. Dabei übergibt smao alle relevanten Informationen – auf Wunsch sogar als automatisch erstelltes Ticket mit Gesprächszusammenfassung – an den Kollegen. Klare Übergaben und lückenlose Dokumentation jeder Interaktion sorgen dafür, dass kein Informationsverlust entsteht und der Kunde sein Anliegen nicht mehrfach schildern muss.
Durch diese smarten Eskalationsprozesse kann das Support-Team effizient mit der KI zusammenarbeiten: Routineanfragen filtert das System heraus und löst sie autonom, während Mitarbeiter sich auf anspruchsvollere Probleme konzentrieren. Das Ergebnis sind schnellere Lösungszeiten und zufriedenere Kunden. Eine unabhängige Beschreibung bestätigt den Ansatz: Die KI-Assistenten von smao bearbeiten Anrufe eigenständig, lösen häufige Anfragen effizient und integrieren sich nahtlos in vorhandene Ticketsysteme. Mit dieser All-in-one-Lösung für die Support-Hotline werden Kommunikationsprozesse nicht nur automatisiert, sondern auch spürbar beschleunigt und verbessert.
Sofortige Anrufannahme und nahtlose Integration
Ein herausragendes Merkmal von smao ist die sofortige Anrufannahme: Jeder Kunde wird ohne Verzögerung begrüßt, ganz gleich zu welcher Uhrzeit er anruft. Warteansagen und Besetztzeichen gehören damit der Vergangenheit an. Diese ständige Verfügbarkeit entlastet insbesondere kleinere Unternehmen, die bislang außerhalb der Bürozeiten oder bei hohem Aufkommen kaum erreichbar waren.
Zudem besticht die Lösung durch nahtlose Integrationen in bestehende Software-Ökosysteme. Der KI-Telefonassistent lässt sich unkompliziert und ohne spezielle Hardware direkt über das Internet innerhalb weniger Minuten in Betrieb nehmen. Er ist bereits seit Anfang 2025 verfügbar und kann sofort mit vorhandenen CRM-, Ticketing- und Wissensmanagement-Systemen verbunden werden. Ob HubSpot, Freshdesk, Jira Service Desk, Slack oder eine der vielen anderen Plattformen – smao dockt an die gängigen Tools an und fügt sich in bestehende Abläufe ein. Bereits über 20 Systeme werden unterstützt und laufend kommen weitere Schnittstellen hinzu. Dadurch kann der Assistent z.B. Kundendaten abrufen, Support-Tickets automatisch erstellen oder Wissensartikeln zur Beantwortung von Fragen heranziehen, ohne dass manuelle Zwischenschritte nötig sind. Für das Unternehmen bedeutet dies: Der Übergang zum KI-gestützten Telefonservice erfolgt reibungslos, und die Mitarbeiter können weiterhin in ihrer vertrauten Umgebung arbeiten.
Nicht zuletzt ist smao vollständig in die Sicherheits- und Datenschutzarchitektur des Unternehmens integrierbar. Alle Gespräche und Daten werden gemäß den strengen Vorgaben der DSGVO behandelt – ein entscheidender Vorteil gegenüber manch anderen Lösungen, bei denen Unsicherheit hinsichtlich der Datenverarbeitung besteht. Die Nutzer von smao müssen sich keine Datenschutzsorgen machen, da das System auf Unternehmensanforderungen abgestimmt betrieben wird und höchste Compliance-Standards erfüllt.
Neue Funktionen: DTMF, verbesserte Spracherkennung und mehr
Das Produkt smao ist bereits im praktischen Einsatz und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Jüngst hat das Unternehmen seine Telefonassistenz um einige neue Features ergänzt, die die Nutzererfahrung weiter optimieren. Dazu zählt die DTMF-Unterstützung: Anrufer können nun bei Bedarf auch Eingaben per Tastendruck machen (Dual-Tone Multi-Frequency), zum Beispiel, um sich durch ein Menü zu navigieren oder eine Kundennummer einzugeben. Diese Option erweitert die Flexibilität des Systems – gerade für Anwendungsfälle, in denen eine numerische Eingabe schneller ist oder Nutzer lieber eine Taste drücken, statt verbal zu antworten.
Ebenfalls verbessert wurde die Spracherkennung der KI. Dank fortschrittlicherer Algorithmen versteht smao Anrufer jetzt noch genauer – selbst bei Hintergrundgeräuschen, Dialekten oder komplexen Fachbegriffen. Die präzisere Erkennung führt zu einer höheren Erfolgsquote bei der automatischen Bearbeitung von Anliegen, da Missverständnisse weiter reduziert werden. Kunden erleben den Dialog mit der Maschine dadurch als natürlicher und effektiver.
Darüber hinaus hat smao die Integrationsmöglichkeiten ausgebaut. Noch mehr externe Systeme und Datenquellen können angebunden werden, damit der Telefonassistent auf sämtlichen relevanten Informationen zugreifen kann, die für den Supportfall wichtig sind. Ob branchenspezifische Datenbanken oder firmeneigene Anwendungen – die offene Schnittstellen-Architektur von smao erlaubt es, den Assistenten flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen. Für die Anwender bedeutet das: ein immer besser verzahntes Tool, das sich nahtlos in den Arbeitsalltag integriert und mit den Anforderungen mitwächst.
IT-Systemhäuser im Fokus – branchenübergreifendes Potenzial
Aktuell richtet sich smao vor allem an IT-Systemhäuser und ähnliche Dienstleister in der IT- Branche. Gerade diese Unternehmen spüren den Mehrwert der Lösung deutlich: Sie müssen ihren Kunden häufig einen 24/7-Support garantieren, was personell kaum zu stemmen ist. Mit dem KI-Assistenten können Systemhäuser ihren Service-Level hochhalten, ohne für Nachtschichten oder Wochenenddienste extra Personal vorhalten zu müssen. Routinetätigkeiten – wie das Entgegennehmen von Störungsmeldungen, das Stellen erster Diagnosefragen oder das Weiterleiten an den richtigen Techniker – erledigt smao automatisiert und zuverlässig. Sollte ein Problem außerhalb der Bürozeit eskalieren, kann der Assistent vorab alle wichtigen Infos aufnehmen und an den Bereitschaftsdienst weitergeben. So bleiben die Hotlines stets erreichbar, und kein dringender Hilferuf läuft ins Leere.
Die Vorteile beschränken sich jedoch nicht nur auf die IT-Welt. Branchenübergreifend weckt smao Interesse: Vom Gesundheitswesen (etwa für Arztpraxen mit hohem Anrufaufkommen) über den Handel und E-Commerce (Kundenanfragen zu Bestellungen, Öffnungszeiten, etc.) bis hin zur Industrie (technischer Support für Maschinen und Geräte) – überall dort, wo täglich viele Anrufe eingehen, kann ein KI-Telefonassistent enorme Entlastung bieten. Unternehmen jeder Größe erhalten die Chance, ihren Kundenservice zu skalieren und zu professionalisieren, ohne die Kosten explodieren zu lassen. Die universelle Ausrichtung von smao macht die Lösung für verschiedenste Einsatzgebiete attraktiv, sodass auch andere Branchen neugierig auf die KI-gestützte Hotline werden.
Ausblick: Ein neuer Standard in der Kundenkommunikation
Der KI-Telefonassistent von smao demonstriert eindrucksvoll, wie künstliche Intelligenz die klassischen Telefon-Hotlines transformieren kann. Durch die gelungene Kombination aus Automatisierung, Integrationsfähigkeit und Datensicherheit werden aktuelle Schwachstellen im Kundenservice gezielt adressiert. Unternehmen profitieren von effizienteren Abläufen, entlasteten Mitarbeitern und zufriedeneren Kunden – und das bei voller Kontrolle über die Daten.
Die Entwicklung zeigt: Lösungen wie smao könnten schon bald zum neuen Standard im Kundenkontakt avancieren. Was heute als innovativer Vorsprung beginnt, dürfte morgen für viele Betriebe selbstverständlich sein:
Immer erreichbar, immer kompetent, immer datenschutzkonform.
Mit dieser Perspektive positioniert sich smao nicht nur als Produktanbieter, sondern als Vorreiter einerKommunikation der Zukunft, in der intelligente Assistenten Menschen sinnvoll unterstützen und Servicequalität neu definieren.
