(openPR) Obwohl das GAEB-Dateiformat den Einkauf von Baudienstleistungen erheblich vereinfacht und beschleunigt, wird es von SAP nicht unterstützt. Das kann vor allem für Energieversorger problematisch werden.
Von Martin Brüder, 2bits GmbH*
Mit GAEB hat der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen einen einheitlichen Standard für den digitalen Austausch von Leistungsverzeichnissen im Bausektor geschaffen. GAEB unterstützt alle Anforderungen, die an die elektronischen Prozesse zur Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung bei der Durchführung von Baumaßnahmen bestehen. Mit GAEB werden mögliche Fehlerquellen ausgeschlossen, die gesamten Beschaffungsprozesse für Baudienstleistungen beschleunigt sowie kontrollierbar und transparent gestaltet. Ein schneller, effektiver Datenaustausch zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern ist gewährleistet.
Keine GAEB-Schnittstellen in SAP
SAP-basierte Beschaffungsorganisationen allerdings stoßen bei der Abbildung des GAEB-Verfahrens an ihre Grenzen. So stellt SAP aktuell keine Schnittstelle zur Verfügung, die die GAEB-Leistungsverzeichnisse in das SAP-konforme Datenformat übernehmen könnte. Umgekehrt lassen sich auch keine SAP-Leistungsverzeichnisse als GAEB-Dokumente bereitstellen, da hier ebenfalls die Schnittstelle fehlt. Ob SAP ECC oder SAP S/4HANA: Wer auf SAP-basierte Einkaufslösungen setzt, muss bei der Abwicklung von Baudienstleistungen also unliebsame Medienbrüche in Kauf nehmen, die sehr zeit- und kostenaufwändig sind und die Datenqualität mindern. Außerdem kommt es aufgrund der mangelnden Vergleichbarkeit der Leistungsverzeichnisse (LV) zu kostspieligen Effizienzverlusten.
Versorger besonders stark betroffen
Dies macht unter anderem vielen Energieversorgungsunternehmen (EVU) zu schaffen, zu deren Kernaufgaben der Ausbau und die Instandhaltung von Netzanschlüssen für Energie, Wasser und Gas gehören. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, kaufen die EVU die erforderlichen Baudienstleistungen zum großen Teil von spezialisierten Fremdfirmen ein. Gerade für die Versorger ist es daher wichtig, den SAP-Standard zu erweitern, wenn sie eine durchgängige Digitalisierung und medienbruchfreie Abbildung der entsprechenden Serviceprozesse erreichen wollen.
Einen innovativen Ansatz bieten webbasierte Kollaborationsformen mit integrierter GAEB-Software, die als Add-on in die vorhandene SAP-Systemumgebung eingebunden werden. Damit können die EVU weiterhin SAP-basierte Einkaufsprozesse durchführen und gleichzeitig bei der Abstimmung mit den Baudienstleistern alle Vorteile eines standardisierten GAEB-Verfahrens nutzen. Dies beginnt bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen aus den eigenen SAP-Datenstrukturen in standardisierte GAEB-Dokumente. Daraus werden dann Ausschreibungen, Bestellungen und Rahmenverträge generiert, die die Lieferanten nahtlos weiterverarbeiten können. So können die Baudienstleister ihre Angebote zu aktuellen Ausschreibungen und Anfragen sowie die entsprechenden Auftragsbestätigungen elektronisch erstellen. Ebenso ermöglicht es ihnen die GAEB-Software, ihre Leistungsrückmeldungen an die Auftraggeber komplett digital abzubilden. Sie können in kurzer Zeit ihre Aufmaße erfassen und diese zur Freigabe an die EVU-Verantwortlichen senden. Da ein manuelles Erfassen der Aufmaß-LV auf beiden Seiten entfällt, kann auch bei diesem Prozessschritt gehörig viel Zeit eingespart werden.
2bits ergänzt SAP-Standard mit bewährtem Add-on
Mit der 2bits Supplier Collaboration Suite (SCS) und 2bits eRfx (Ausschreibungen) stehen SAP-Anwenderunternehmen bewährte Add-ons zur Digitalisierung sämtlicher operativen Prozesse rund um den Baudienstleistungseinkauf zur Verfügung. So sorgt die Integration von GAEB-Schnittstellen dafür, dass alle an den Baumaßnahmen beteiligten Geschäftsanwendungen die übermittelten Daten korrekt übernehmen und verarbeiten können.
Gerade EVU stehen immer wieder vor der schwierigen Aufgabe, vielschichtige Baudienstleistungen bei geringer Markt- und Ausgabentransparenz sowie niedrigem Standardisierungsgrad abwickeln zu müssen. Doch mit den SAP-basierten Einkaufslösungen alleine lässt sich diese Herausforderung nicht meistern, da die entsprechenden GAEB-Schnittstellen fehlen. Mit der GAEB-Software der 2bits SCS hingegen können die Versorger die Lücke schließen – und die relevanten Austauschphasen der Leistungsverzeichnisse über die gesamten Beschaffungsprozesse hinweg nachverfolgen und verarbeiten. Dies gilt sowohl für die aktuelle SAP MM-SRV-basierte Dienstleistungsbeschaffung als auch für die neuen Lean-Service-Funktionen von S/4 HANA.
* Martin Brüder, Geschäftsführer, 2bits GmbH
