(openPR) Trossingen (pm) - Spätestens seit Beginn der globalen Pandemie hat die digitale Transformation die Arbeitswelt erfasst. Für Unternehmen, die auf ein Arbeiten im Büro vor Ort setzen, war die plötzliche Verlagerung ins Homeoffice wie ein Weckruf: Arbeitsprozesse, die sonst im Office getätigt wurden, mussten eifrig in die digitale Welt übertragen werden. Dass dies auch mit der eingehenden Post machbar ist, beweisten die Experten der Trossinger Softwareschmiede Matoma GmbH. Erst kürzlich haben sie den Postlogistik-Ausstatter Syspost AG gekauft hat. Matoma-Geschäftsführer Marco Gola hat zusätzlich jüngst das Buch "Die moderne Poststelle im Unternehmen" veröffentlicht, und führt darin durch die Prozesswelten von Post- und Dokumentenflüssen innerhalb von Unternehmen und Organisationen.
"Die Postzustellung in Unternehmen und Verwaltungen digital zu begleiten, ist unsere Mission. Die Zeiten, in denen Poststücke im Haus verschwinden und niemand weiß, wo sie hängen, sind vorbei. ", sagt Marco Gola, der gemeinsam mit seinem Geschäftspartner Mate Jovic seit 1997 die digitale Entwicklung in Unternehmen vorantreibt.
"In einem traditionellen Unternehmen und in Verwaltungen kamen Briefe, Faxe, Mails und Pakete früher auf unterschiedlichen Wegen an. Unser Ziel ist es, mit softwaregestützten Lösungen dafür zu sorgen, dass die Post ohne Reibungs- und Zeitverluste beim Empfänger ankommt. Wir haben eine Standardlösung für Input-Management geschaffen, die auch die physische Zustellung von Poststücken begleitet. Diese können wahlweise an eine smarte Schließfachanlage oder eben direkt zugestellt werden. Und ohne dass Menschen alles sortieren und verteilen müssen", sagt der Posteingangs-Experte. Es ist jedoch wichtig, die Prozesse nicht nur Top-Down zu betrachten (Unternehmensperspektive), sondern auch Bottom-Up (aus der Sicht der Mitarbeiter). "Die digitale Poststelle muss den Menschen Vorteile bringen, die dort arbeiten", zeigt sich Gola überzeugt.
Wie tiefgreifen ein Unternehmen seine internen Postprozesse digitalisieren will, ist eine individuelle Frage. Das Optimierungspotenzial durch die vollständige Digitalisierung und automatisierte Weiterleitung (per E-Mail) aller Post an die jeweiligen Empfänger ist jedoch enorm. Eingehende Post, ob in Form von Briefen, Faxen oder Mails, kann von unserem System gescannt, geprüft und an die richtige Abteilung oder den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen weitergeleitet werden. Dabei erfolgt die Adresserkennung automatisch über ein lernendes System. "Auf diese Weise landen die Rechnungen direkt in der Buchhaltung, ohne dass sich ein Mensch vorher damit befassen muss", nennt Gola ein Beispiel.
Und selbst für Pakete oder Einschreiben hat Matoma gemeinsam mit Syspost eine Lösung entwickelt. Nach der Eingangsregistrierung können die Sendungen entweder persönlich zugestellt, am Frontdesk (oder der Poststelle) abgeholt oder in Schließfächern einer smarten Schließfachanlage deponiert werden. "Damit ist sichergestellt, dass die Post nur an die Person zugestellt wird, an die sie adressiert ist", erklärt Gola. "In allen so zugestellten Poststücken ist die Rückverfolgbarkeit der Zustellung digital gegeben. NetLocker ist ein ausgewachsenes System für 'Track und Trace'. Alles kann in der Poststück-Historie nachvollzogen werden."
Zu den Kunden von NetLocker, zählen nicht nur große internationale Konzerne, sondern auch KMU und Behörden.
