Praxisverbund auf Digitalisierungskurs

(openPR) Mehr Zeit für Patienten – weniger Aufwand für Administration. Dieser Aufgabe hat sich die blikk- Gruppe, ein Verbund von mittlerweile rund 30 Praxisstandorten für Radiologen gestellt. Ein ERP-System unterstützt die Praxen und die Verbundzentrale: von der Materialbestellung bis zur Patientenabrechnung.

Der Einsatz sinnvoller digitaler Prozesse lässt in vielen Praxen und Kliniken zu wünschen übrig. Der Digitalisierungsreport 2019 „Der digitale Patient im deutschen Gesundheitswesen“ legte offen, dass dies sowohl auf die digitalen Angebote für Patienten als auch auf die internen Abläufe der Praxen und Kliniken zutrifft. Zeitintensive Tätigkeiten wie Verwaltungsaufgaben, Bestellprozesse für Sprechstunden- und Praxisbedarf oder Büro- und IT-Verbrauchsmaterial, Beauftragung und Administration von Geräten und nicht zuletzt die Abrechnungen von Kassen-, Privat-, Stationär- und Berufsgenossenschafts-Patienten können mit digitaler Unterstützung weitaus effizienter organisiert und kostensparender abgewickelt werden.

Peter Maslo, Einkaufsleiter der blikk-Holding, ist seit zwei Jahren als Projektverantwortlicher in der zentralen Verwaltung des Gesundheits-Verbundes mit der Implementierung sowie mit der Umsetzung der neuen digitalen Prozesse betraut. „Das war schon ein ordentliches Stück Arbeit“, erinnert sich Maslo und erklärt, dass „wir ein deutschlandweiter Verbund mit mehr als 1000 Mitarbeitern an etwa 30 Standorten in Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Hamburg und Berlin sind.“ Ungeachtet der Größe der blikk-Gruppe hat es der Einkaufschef mit seinem Team geschafft, die administrativen Aufgaben in der in Dortmund ansässigen Verwaltung durch die Einrichtung eines Web-Shops für die im Verbund tätigen Praxen und Kliniken zu reduzieren. „Durch die Implementierung des Enterprise-Ressource-Planning-Systems MKS Goliath.NET (ERP), der MKS AG aus Friedrichshafen, sind die Standorte in der Lage, eigenständig Bestellungen aufzugeben, was sowohl Ihnen als auch der Verwaltung viel Zeit einspart“, erklärt Maslo den Nutzen des neuen digitalen Systems. So diene das ERP-System unter anderem der Planung, Steuerung und Verwaltung von Betriebsmitteln und Material ebenso wie der Steuerung unternehmerischer und betrieblicher Abläufe. So haben mit Hilfe des neuen Web-Shops jetzt bundesweit alle blikk-Standorte die Möglichkeit, ihren Materialbedarf eigenständig, mit einer Bestellanforderung (BANF) zu ordern. Bei Bedarf eines neuen Produktes aktiviert die BANF gleichzeitig den Genehmigungs- und Bestellprozess.

Team schafft Einführung des Systems in 18 Monaten

Das Team um Peter Maslo benötigte für die Vorbereitungen, die Implementierung und die Einarbeitung der Mitarbeiter etwa 18 Monate. „Die Sisyphusarbeit hat sich für alle gelohnt. Sowohl für die Mitarbeiter der Praxen und Kliniken als auch für die Mitarbeiter – und vor allem die Prozesse – in der Verwaltung“, sagt Maslo. Ziel der ERP-Einführung war und ist es, das gesamte Bestellwesen über die Verwaltung der blikk-Gruppe – vom Büromaterial über Praxisbedarf bis hin zum Kauf von MRT-, CT- oder Röntgengeräten sowie der Gerätewartung – zu zentralisieren und gleichzeitig so effizient wie möglich zu organisieren. Weiter erläutert der Einkaufsleiter: „In der Vergangenheit haben die einzelnen Gesellschaften auch ihre Großgeräte selbst geordert und die Wartungsverträge abgeschlossen, was es häufig schwierig machte, Bestellprozesse nachzuverfolgen. Durch das neue System fällt die Suche nach Abläufen weg und erspart und auch hier viel Zeit.“ Doch nicht nur die zentrale Verwaltung der Wartungsverträge ist für ihn ein wichtiges Feature der ERP-Softwarelösung, sondern die Gerätewartung selbst. So wird es Ende des Jahres möglich sein, dass bei Störmeldung, die aus den Praxen an das Portal gemeldet werden, die Techniker bei planbaren Wartungszyklen auf die komplette Gerätehistorie zurückgreifen können.

Einheitliches Web-Portal hat oberste Priorität

Für Maslo steht außer Frage, „dass wir aufgrund unserer mittlerweile rund 30 Praxisstandorte ein ERP-System benötigen, welches all unseren Ansprüchen und Anforderungen entspricht und der gesamten blikk-Gruppe effizientes Arbeiten gewährleistet“. Aufgrund seiner früheren Tätigkeit verfügt der Einkaufsleiter, der Ende 2017 von einem großen Unternehmen zur RANOVA – einer Gründungsgesellschaft der blikk – wechselte, über umfangreiche Erfahrungen im SAP-ARIBA. Für ihn kam daher für blikk nur ein System in Frage, das für die Strukturen mittelständischer Unternehmen geeignet ist. „Erste Priorität hatte für uns die Entwicklung eines einheitlichen Web-Portals, über das alle Praxen zu den gleichen Konditionen, ihren kompletten Praxis-, Sprechstunden und Bürobedarf sowie alle notwendigen Materialien für die Geräte bestellen können“, fasst er die Anforderungen an ein ERP-System für blikk zusammen.

Web-Shop seit Jahresbeginn freigeschaltet

Nach der Einführung des neuen ERP-Systems, wurde zum Jahresbeginn 2021 der Web-Shop freigeschaltet und die Praxen können online, mit wenigen Klicks, bequem ihre Artikel aufrufen und ordern. Neben dem reinen Bestellsystem wurden zugleich auch die weiteren Liefer- und Fakturierungsprozesse integriert, wie Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. Allein dadurch war es möglich, wie Maslo berichtet, dass der Arbeitsaufwand um 50 bis 60 Prozent reduziert werden konnte. Außerdem bietet die Einbindung in das ERP-System von MKS der zentralen Verwaltung die Möglichkeit, jederzeit Einblick und Zugriff auf die Artikelstammdaten, Lieferantenstammdaten, Einkaufvolumina, Bestellabläufe, Fakturierungsprozesse und auf alle anderen relevanten Daten zu haben. Das schließt auch die Integration des gesamten Bezahlprozesses ein.

Honorarabrechnung über ERP

Als „zentrale Verwaltung“ ist die Holding unter anderem für die Organisation des Personalwesens, die IT in den Praxen, den Einkauf für die Standorte und für das zentrale Rechenzentrum verantwortlich. „Letztendlich bieten wir die Basis für reibungslose operative Abläufe in den Praxen, sodass unsere Radiologen sich ausschließlich der

Diagnose und Betreuung von Patienten widmen können“, betont Maslo. Mit der Life-Schaltung des Web-Portals zu Jahresbeginn, der eine halbjährige Probephase vorausging, ist für Peter Maslo ein elementarer Teil, der die Arbeit im Einkauf bis hin zur Rechnungsprüfung, Finanzbuchhaltung und Zahlung schlank macht, abgeschlossen. Was nicht bedeutet, dass nicht regelmäßig neue Features hinzukommen, wie mit den Projektverantwortlichen bei MKS vereinbart. „Während der der Implementierungsphase und auch bei allen weiteren Entwicklungen stand MKS meinem Team und mir unterstützend beiseite“ beschreibt Peter Maslo die Zusammenarbeit und führt weiter aus: „Zum Beispiel bei der weiteren Digitalisierung der zentralen Verwaltung bis hin zu Honorarabrechnungen, für medizinische Leistungen bei KV-, Privat-, Stationär- und BG-Patienten, die ins ERP-System übernommen werden sollen“. Bevor diese Dinge angegangen werden, plant das blikk-Einkaufsteam die Bestellanforderungen für „werthaltige Dinge wie Büro-, IT-, beziehungsweise Praxismobiliar zu digitalisieren“.

Weg vom Fax – hin zum Web

Überzeugt ist Maslo davon, dass mit der Einführung des ERP-Systems die Grundphilosophie der Praxisgruppe gestärkt ist. „Schlanke Prozesse und maximale Reduzierung bei Verwaltungsaufgaben“. Auch die Frage nach dem ROI (Return on Investment) könne er eindeutig beantworten: Zeitersparnis und Synergieeffekt durch die Bündelung der Einkäufe. „Mit dem hohen Digitalisierungsgrad in der Verwaltung wird der Papieraufwand deutlich reduziert. Deshalb müssen Praxen sich endlich frei machen vom Fax-Modus und einsteigen in den Web-Modus“, erklärt Maso die Zukunft des Verbandes. Die erwähnte Reduzierung beim Zeitaufwand beziffert er auf eine zeitliche wie kostenseitige Ersparnis von 30 bis 40 Prozent. Und, darauf legt der Einkaufsleiter besonderen Wert: „Auf das ERP-System haben nur wir Zugriff. Die Praxen dürfen damit nicht belastet werden“. Auf die Nachfrage, ob er das ERP-System weiterempfehlen könne, stellt Maslo unumwunden fest: „Bei größeren Praxisgruppen oder Kliniken im Verbund auf jeden Fall, bei Einzelpraxen ist ein solches System zu komplex.“