Spürbare Vorteile für Versender und Empfänger durch E-Invoicing

(openPR) Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung leicht gemacht

Große Unternehmen kämpfen täglich mit einer Flut von Eingangsrechnungen. Trotz der fortschreitenden Digitalisierung vieler Arbeitsprozesse gehen Experten des Beratungsunternehmens BearingPoint davon aus, dass die deutsche Wirtschaft derzeit noch immer mehr als 90 Prozent der Rechnungen in Papierform übermittelt. Dabei ist der Schritt zur vollständig digitalen Verarbeitung der Forderungen vergleichsweise einfach zu realisieren. Das Pharma-Unternehmen Schering hat in nur wenigen Wochen gemeinsam mit der Deutschen Post eine Lösung umgesetzt, die auch die Zulieferer schnell von ihren Vorteilen überzeugt hat.

Eingangsrechnungen sind vielen Unternehmen ein Dorn im Auge: Große Firmen versinken oftmals in mehreren 100.000 Rechnungen pro Jahr. Zudem bindet der Bearbeitungsprozess der Eingangspost erhebliche personelle und finanzielle Ressourcen. So zeigen Untersuchungen der Universität Stuttgart, dass allein der Empfangs-, Übermittlungs- und Verarbeitungsprozess einer Rechnung innerhalb des Unternehmens bis zu 30 Euro kostet. „Wenn wir Kunden diese Zahlen vor Augen halten, entgegnen diese meist, dass die tatsächlichen Kosten in ihren Unternehmen vielfach noch höher sind“, weiß Peter Eisenhofer, Projektgeschäftsführer Dokumentenservice Online bei der Deutschen Post, aus Erfahrung.

Unternehmen verkürzen die internen Prozessschritte bei der Rechnungsverarbeitung bereits spürbar, wenn sie die eingehenden Dokumente digitalisieren. Dabei sorgen moderne Scan-Systeme in Kombination mit so genannter OCR-Software dafür, Schlüsselelemente wie Rechnungs- oder Kundennummern auf den Rechnungen digital zu erkennen. Durch dieses Verfahren ist es möglich, die Rechnungen in die IT-Workflow-Systeme einzuspeisen und so die Datensätze direkt an den zuständigen Sachbearbeiter weiterzuleiten. Diese Methode reduziert den Anteil manueller Prozessschritte und die Durchlaufzeit der Rechnungen bis hin zur Bezahlung bereits entscheidend.

Anpassung mit Hindernissen

Ziel der Unternehmen muss aus Effizienz-Gesichtspunkten jedoch der vollständig automatisierte Empfang, die Bearbeitung und die Archivierung der Rechnungen sein. Doch um alle Zulieferer problemfrei an die Systeme des Empfänger-Unternehmens anzubinden, wären ERP (Enterprise Ressource Planning)-Systeme mit einheitlichen Standards zur Übermittlung von digitalen Informationen wie Rechnungen notwendig. Die Praxis sieht jedoch anders aus. Zum einen arbeiten die Unternehmen mit verschiedenen Dokumenten-Standards. Zum anderen sind Aufbau und Struktur der Rechnungen von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich.

Um den Rechnungsaustausch unterbrechungsfrei zu gestalten, müssten die Empfänger demzufolge theoretisch mit sämtlichen Lieferanten ein einheitliches Rechnungslayout vereinbaren. Dieser Ansatz ist besonders für Unternehmen, die mit mehreren hundert Zulieferern zusammenarbeiten, wenig praktikabel. Mit EDIFACT hat sich besonders in der Automobilindustrie ein Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungsdaten und Informationen weitgehend durchgesetzt. „Im Accounting der Pharmaindustrie werden derartige Applikationen bislang nur vereinzelt für die Übermittlung von Telefon-, Flug- und Bahnfahrtkosten eingesetzt“, so Karl-Ludwig Pöltl, Leiter Finanzbuchhaltung der Schering AG.

Der Pharma-Konzern schaute sich daher Mitte 2006 nach einer einfach zu realisierenden Lösung um, die die Übermittlung der Rechnungsdaten seiner Zuliefererfirmen in das hausinterne SAP-System ermöglicht. „Bei dem Projekt hatten wir ein konkretes Ziel vor Augen: Die E-Invoicing-Lösung sollte nicht nur unserem Unternehmen, sondern auch unseren Geschäftspartnern schnell einen möglichst hohen Nutzeneffekt bringen. Der Einführungsaufwand für unsere Zulieferer musste daher so gering wie möglich gehalten werden. Gleichzeitig sollte sich die Lösung auf einfache Weise in die bereits bestehenden Schnittstellen unserer Systeme einfügen“, so Pöltl.

Projekterfolg durch nahtlose Integration

Beim Sichten der unterschiedlichen am Markt verfügbaren Anbietermodellen taten sich erhebliche Unterschiede auf: „Bei vielen E-Invoicing-Lösungen wird auf beiden Seiten eine SAP-Schnittstelle vorausgesetzt. Einigen Firmen mit denen wir zusammenarbeiten, haben jedoch andere Systeme im Einsatz“, berichtet Andreas Captuller, Projektleiter bei Schering. „Die Lösung der Deutschen Post erschien uns daher aus vielerlei Hinsicht optimal für unsere Bedürfnisse. Damit sind wir in der Lage, Rechnungen in verschiedenen Datenformaten wie XML, CSV, EDI oder auch SAP IDOC entgegenzunehmen.“ Mit dem Dokumentenservice Online verfügt die Deutsche Post über einen Dienst, der die diversen Datei-Standards zusammenführt und dem Empfänger in dem von ihm gewünschten Format übermittelt. Dabei müssen sowohl Absender als auch Empfänger der Rechnungen ihre gewünschten Formate nur ein einziges Mal bestimmen.

„Für die optimale Einbindung in unsere bereits bestehenden Systeme benötigten wir ein XML-Format mit bestimmten Layout-Vorgaben“, so Captuller. Dabei hat der IT-Manager eine ganz bestimmte Zielsetzung verfolgt: „Mit unserem OCR-System verfügen wir bereits über eine Schnittstelle zur elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die gescannten Dokumente speisen wir in einem XML-Format in unser Workflow-System ein. Warum also das Rad neu erfinden, wenn wir bereits eine bestehende Lösung haben?“. Zumal die komplett digitale Lösung die bestehende OCR-Variante nicht von heute auf morgen ablösen wird, sondern wie bei den meisten Unternehmen beide Varianten parallel betrieben werden.

Auch Rechnungsversender profitieren von E-Invoicing

Auf Seiten der Rechnungssender ist die Situation ähnlich. Auch sie verfügen in ihren Debitorensystemen über Standards, die sie ungern aufgeben möchten. Die Vorgehensweise bei der Einführung der Lösung sei daher auch für die Rechnungsersteller sehr praktikabel, meint Captuller: „Den Aufwand, sämtliche Formate mit unseren Zulieferern abzustimmen und die Daten für unsere Bedürfnisse anzugleichen, übernehmen die Fachleute der Deutschen Post für uns.“ Ebenso wie die Systeme zur Übersetzung der Daten kommt dabei auch der fachliche Input von Seiten des Logistik-Konzerns. Ein weiterer Vorteil für Schering liegt damit auf der Hand: Das Unternehmen muss für die Lösung keine hohen Anfangsinvestitionen aufwenden, um ein derartiges IT-System aufzusetzen und mit sämtlichen Lieferanten abzugleichen. Somit offenbaren sich die Kostenvorteile der Lösung ab der ersten elektronisch empfangenen Rechnung. Und bei dem Pharma-Unternehmen sind dies immerhin mehr als 250.000 jährlich.

Ebenso wie Schering profitieren dabei auch die Zulieferer von der Lösung. Denn für sie entfällt mit jeder elektronisch übermittelten Rechnung ein weiterer Druck- und Kuvertierungsprozess. Bereits sechs Wochen nach dem Projekt-Beginn Anfang September 2006 wurde mit dem IT-Dienstleister Bechtle ein erstes Unternehmen angebunden, das seine Rechnungen seitdem elektronisch über die Plattform der Deutschen Post übermittelt. Die Zulieferer profitieren aus einem weiteren Grund von der neuen Technik: Aufgrund der gestiegenen Übermittlungsgeschwindigkeit der Daten beschleunigt sich der Zahlungsprozess spürbar.

Nutzeneffekte offenbaren sich umgehend

Innerhalb der ersten Projekt-Phase ist es vorgesehen, die fünf größten Zulieferer von Schering an die Schnittstelle anzubinden. Diese machen bereits einen Anteil von 15 Prozent am gesamten Rechnungsvolumen aus. „Damit wird die Verringerung des Arbeitsaufwandes in der Finanzbuchhaltung schnell spürbar“, blickt Pöltl optimistisch auf den weiteren Verlauf des Projekts. Doch auch für kleinere Lieferanten, die meist nicht über ein eigenes ERP-System verfügen, bietet die Lösung durch ein einfaches Web-Interface die Möglichkeit, Daten etwa im CSV-Format zu übermitteln. Pöltl: „Wir haben ein übergeordnetes Ziel vor Augen: Wir möchten so viele Rechnungen wie möglich vollständig elektronisch durchbuchen können. Vom Empfang, über den Prüfungs- und Bezahlvorgang bis hin zur elektronischen Archivierung.“

Um die Rechnungen nach dem Prüfungs- und Bezahlvorgang rechtskonform ablegen zu können, müssen sie mit einer elektronischen Signatur versehen sein. An dieser Stelle offenbart sich ein weiterer Vorteil des Dokumentenservice Online. Denn durch die Anbindung an das Post-eigene Trustcenter Signtrust verfügt der Konzern über die Möglichkeit, elektronische Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Für Schering übernimmt die Deutsche Post dann auch die vorgeschriebene Verifizierung der Signatur. Die so geprüften Dokumente kann das Pharmaunternehmen in sein SAP-System einspeisen, wo sie nach der Bearbeitung digital archiviert werden. Dieses Verfahren ist besonders für die so genannten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) maßgeblich. Denn der Gesetzgeber verlangt von den Unternehmen eine sichere Archivierung der Daten für mindestens zehn Jahre. Ohne die Signatur ist es darüber hinaus nicht möglich, die Rechnungen bei den entsprechenden Behörden steuerlich geltend zu machen.

Fazit: Keine Angst vor E-Invocing

Mit der E-Invoicing-Lösung der Deutschen Post hat Schering eine Möglichkeit zum elektronischen Rechnungsempfang gefunden, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist: Der Konzern holt sich die elektronischen Rechnungen via Secure FTP bei dem Dokumentenservice Online der Deutschen Post ab, speist diese XML-Daten in das OCR-Sytem ein und archiviert sie anschließend. „Dass sich der elektronische Rechnungseingang so schnell realisieren lässt und als profitabel erweist, hat uns doch überrascht“, resümiert der Finanzbuchhaltungs-Leiter Pöltl und hebt zudem die Hauptmerkmale einer E-Invoicing-Lösung hervor. „Unternehmen, die einen elektronischen Rechnungseingang bislang als zu aufwändig erachtet haben, kann ich aus eigener Erfahrung beruhigen. Denn mit einem kompetenten Lösungsanbieter wie der Deutschen Post an der Seite stehen dem elektronischen Rechnungsempfang keine Schranken im Weg.“

Pressekontakt:

Deutsche Post World Net
Konzernkommunikation
Pressestelle
Uwe Bensien
Tel. 0228/182-9944
E-Mail: