Bündelung und Standardisierung (Economies of Scale)

(openPR) Für viele Verwaltungsbereiche, insbesondere im Rechnungs- und Personalwesen, können Bedarfe gebündelt werden, deren Abläufe standardisiert und damit kostengünstig organisiert werden. Dieser Produktivitätsschub beruht zunächst auf dem in der Fertigung anerkannten Konzept der Kostenverfahrenskurve, wonach die Fertigungszeiten pro produzierter Einheit mit zunehmender Stückzahl abnehmen. Dieses Konzept kann ohne Weiteres auf den Verwaltungsbereich übertragen werden. Auch kleine und mittelständische Unternehmen, denen häufig die Masse fehlt, um eine Ausgliederung wirtschaftlich interessant zu machen, können diese Potenziale nun realisieren, indem sie sich mit mehreren Unternehmen zusammenschließen. Dieser Hebel funktioniert aber nur unter der Voraussetzung, dass die Prozesse bereits optimiert übergeben werden bzw. in der Folge der Auslagerung sukzessive vom BPO Dienstleister optimiert werden. Nicht selten sind aber die Prozesse derart ungünstig gestaltet, das ein erheblicher Anteil der Vorgänge bzw. Belege mehrfach in die Hand genommen werden muss und daher für eine automatisierte Massenverarbeitung ungeeignet ist. Ein traditionaler Engpass in der Buchhaltung ist die Bearbeitung von Eingangsrechnungen bis hin zur Zahlung. Da der Finanzbereich in vielen Unternehmen nach wie vor einen recht hohen "Papieranteil" aufweist, müssen zahlreich, postalisch versendete, Rechnungen gesichtet, sortiert, einzel erfasst und gebucht werden. Dabei werden Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und Mehrwertsteuer manuell im Bearbeitungsmodul des ERP Systems erfasst. Im nächsten Schritt müssen Rechnungen geprüft, freigegeben und bezahlt werden. All das geschieht weitgehenst manuell. Ein immenser Zeitaufwand, verbunden mit einer hohen Fehlerquote durch Eintönigkeit und mangelnder Motivation der Mitarbeiter. Es enstehen unnötige Verzögerungen auch in den nächsten Schritten und es droht nicht selten der Skontoverlust. Von einem gestörten Kunden-Lieferantenverhältniss zu schweigen. Durch moderne Digitalisierungstechniken und Workflow Systeme können Eingangsrechnungen direkt online in digitaler Form versendet werden. Im Idealfall gibt es die elektronische Rechnung. Rechnungsdaten liegen in strukturierter Form vor und können vom Empfängersystem eingelesen und verabeitet werden. Wie beim Hebel Standardisierung setzt auch dieser Hebel voraus, das die Prozesse entsprechend optimiert sind. Denn nur mit durchgängigen digitalen Geschäftsprozessen lassen sich die notwendigen Skaleneffekte erzielen.