(openPR) Wie kann eine Organisations-Software helfen, knappe Personal-Kapazitäten zu entlasten und dabei dennoch helfen das Praxismanagement zu optimieren?
Viele Arzt- und Zahnarztpraxen klagen über den zunehmenden administrativen Organisationsaufwand. Dabei ist die Personaldecke dünn und es gibt nur wenig qualifizierte Fachkräfte am Markt.
Ursula Weber ist Inhaberin und Geschäftsführerin der Praxiserfolg GmbH. Sie betreut seit 1988 bundesweit Praxen und MVZ´s in deren strategischen Ausrichtung und in der Organisations-Optimierung.
U.Weber: Gerade größere Mehrbehandlerpraxen oder Einheiten mit mehreren Standorten sind darauf angewiesen, das vorhandene Personal, deren Verantwortung und deren Aufgaben sehr gut zu strukturieren und Prozesse nachvollziehbar und messbar zu gestalten. Dabei sollten auch die Unternehmensziele transparent sein und es gilt mit möglichst geringem Aufwand jederzeit einen Gesamtüberblick zu behalten.
Ich bin überzeugt, dass viele Praxen hier noch sehr viel Optimierungspotential haben, wenn sie konsequent die eigene Organisations-Struktur in einem eigenen Management-System abbilden und leben. Häufig wird in den Praxen die vorhandene Praxis-Software eingesetzt um auch Organisation und das Management zu steuern. Dies halte ich gerade für größere Einheiten nicht für optimal. Jede Praxissoftware bietet zwar auch unterschiedliche „Management-Funktionen“ und Auswertungen an, primär wurden die Programme jedoch auf die Leistungs-Erfassung , Abrechnung und Patienten-Dokumentation konzipiert.
Ein IT-System für die Management- und Organisations-Struktur mit dem wir inzwischen sehr gute Erfahrungen in verschiedenen Praxen gesammelt haben ist der „Dentalmanager®“. Vor einigen Jahren ist es uns gelungen einen IT-Hersteller zu finden, der bereit war unsere primären Anforderungen für eine Praxis-Management-Software in sein vorhandenes QM-System einzubauen und weiterzuentwickeln. Seit 5 Jahren wurde es für uns für den Dentalmarkt unter dem Namen „Dentalmanager®“ für die Praxisanwendung lizenziert.
Die Management-Software gibt es sowohl in einer dezentralen Version – dh. direkt auf die Praxis individualisierte Version auf dem Server hinterlegt und mit Nutzungsclient auf jedem Rechner, bei dem sich jedes Teammitglied mittels individuellem Zugangscode einloggen kann.
Sind mehrere Praxis-Standorte über einen Server gesteuert, so sind an jedem Standort sofort die gleichen Informationen des Dental-Manager®-Management-System für alle Anwender verfügbar.
Für Unternehmens-Anwendungen bei denen eher ein Zugriff von außen gewünscht ist gibt es auch eine Cloudbasierte Version.
Was bietet nun der Dentalmanager® den Praxen und Unternehmen für Vorteile :
Aus Beratersicht, so Frau Weber sind es im wesentlichen 4 Elemente bei denen jede Praxis durch den konsequenten Einsatz des Management-Systems viel Zeit sparen und die Unternehmens-Effizienz steigern kann.
1. Die konsequente Aufgaben-Steuerung und Erledigungskontrolle für alle Team-Mitglieder und Ärzte/Zahnärzte.
Sämtliche Aufgaben eines Unternehmens werden einmal angelegt , auf Verantwortliche und deren Vertreter verteilt und der Turnus der Erledigung wird festgelegt.
In einem übersichtlichen Ampelsystem (grün, gelb rot ) sieht jedes Teammitglied täglich seine eigenen Aufgaben in einem Selbst-Controlling-System .
In der Ebene des Managements stellt sich z.B. das Gesamtbild aller offenen Aufgaben des Unternehmens dar. Zentrale Auswertungen protokollieren wann eine Aufgabe erledigt wurde. Die Quoten der Aufgabenerfüllung von zeitgemäß bis zu spät oder gar nicht sind ersichtlich.
Das Ziel : Reduzierung der Rückfragen durch das Praxis-Management und die Steigerung der Selbstmotivation bei den Teammitgliedern. Desweiteren können klare Ziele mit jedem Teammitglied vereinbart, hinterlegt und deren Erreichung gemessen werden.
Zusatznutzen: Bei einem Personalwechsel gehen keine wichtigen Informationen oder Aufgaben mehr verloren, sondern die Um-Verteilung kann einfach und schnell über das System erfolgen.
2. Checklisten und QM-Dokumentation sowie Arbeitsanweisungen
Die komplette Checklisten-Struktur und QM-Dokumentation kann versioniert hinterlegt werden und ist mit Schnellsuche nach Stichpunkten auffindbar.
Vorteil : Kein Suchen in Ordnern, keine unterschiedlichen Ablagesysteme, an jedem Standort sofort der gleiche Standard verfügbar.
Zu jeder Aufgabe kann, wenn vorhanden, auch gleich eine Checkliste oder Arbeitsanweisung hinterlegt werden. Dies vereinfacht die Einarbeitung von neuem oder fachfremdem Personal erheblich.
Werden Checklisten überarbeitet, so sind die Altversionen mit Datum immer noch archiviert. Dh Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar.
3. Meetings werden effizienter
Über das System lassen sich sowohl Einladungen für Meetings, Themenpläne und Protokolle steuern.
Am Ende des Meetings ist das Protokoll bereits fertig und alle Teilnehmer und berechtigten Personen haben direkt das fertige Protokoll im Postfach. Es kann auch jederzeit festgestellt werden, wann die Protokolle gelesen wurden, so dass der Informationsfluss und die schnelle Kommunikation gewährleistet ist.
4. Zielsetzungen und Erfolgskontrolle
Der Dentalmanager® verfügt über verschiedene Hierarchien für Mitarbeiter und Management. Managementzielsetzungen und Erfolgskontrolle von Zielen lassen sich leicht messbar hinterlegen und auswerten.
(Abteilungs-)-Reportings können direkt im System angelegt und für das ganze Jahr vor-terminiert werden.
Das Management-Controlling gerade bei etwas größeren Praxen wird dadurch wesentlich vereinfacht und für alle transpartent.
Anhand der möglichen Auswertungen ist auch deutlich sichtbar, wo ggf Personal-Engpässe oder noch freie Ressourcen sind. Damit bietet sich das System auch als Grundlage für Mitarbeitergespräche und Beurteilungen an.
Wenn das System im Alltag täglich in allen Funktionen von allen Beteiligten genutzt wird, dann ist das besondere Extra der Software, dass die Praxis mit dem System direkt die Grundlagen für eine ISO-Zertifiizierung erfüllt.
Dies ohne, dass das Praxispersonal zeitaufwendig in einem extra QM-System laufend parallel zum Praxisalltag mit der Erstellung von eigenen QM-Dokumentationen beauftragt werden muss.
Bei der Integration des Dentalmanager®-Systems in eine Praxis können elektronisch alle bereits vorhandenen Dokumente implementiert werden.
Sinnvoll ist der Einsatz eines solchen Management-Systems in Mehrbehandlerpraxen. Über mehrere Jahre konnten wir bei Praxiserfolg feststellen, dass der Praxisablauf bei Praxen welche den Dentalmanager® bereits nutzen, deutliche Verbesserungen in der Praxisstruktur erzielen konnten. Ein weiterer großer Vorteil für die laufende Mitarbeiter-Entwicklung ist, dass nach einem gewissen Trainingsaufwand das Personal viel selbständiger und zielorientierter arbeitet.
Gerne können sich Interessenten in einer individuellen Präsentation ein eigenes Bild über die gesamten Möglichkeiten der Software machen.
Kunden-Referenzen stehen jederzeit zur Verfügung.
Weitere Informationen unter :
www.praxiserfolg.com und www.dentalmanager.eu
