(openPR) Wie kann eine zeitgemäße Zeiterfassung im Zuge der Digitalisierung aussehen? Mit dieser Frage befasst sich ein Best-Practice-Projekt des Instituts für Innovations- und Informationsmanagement (IIIM), einem An-Institut der Technischen Hochschule Brandenburg (THB). Das IIM führt das Projekt im Rahmen von „_Gemeinsam digital“ (Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Berlin) gemeinsam mit dem Unternehmen Roland Schulze Baudenkmalpflege GmbH durch. Das Team des Instituts arbeitet hierbei mit nutzerzentrierten Methoden. Mit qualitativen Vorgehensweisen, wie Interviews und Beobachtungen werden die Bedürfnisse der Unternehmerinnen und Unternehmer sowie der Mitarbeitenden analysiert.
Auf der Baustelle werden die Stundenzettel auf Papier ausgefüllt. Am Ende der Woche kommen sie ins Büro, wo alles per Hand abgetippt wird. Für die elektronische Auswertung der Baustelle (z.B. zur Abrechnung) stehen arbeitszeitbezogene Daten frühestens nach zwei Wochen zur Verfügung. Mehr als zwei Arbeitstage pro Monat verbringen die Bürokräfte mit dem Abtippen von Stundenzetteln. Das Papierarchiv wächst unaufhaltsam. „Das muss in der heutigen Zeit doch besser gehen“, sagte sich Christoph Schulze, Bauleiter bei der Roland Schulze Baudenkmalpflege GmbH. Er bewarb sich bei „_Gemeinsam digital“ und wurde für ein gemeinsames Digitalisierungsprojekt ausgewählt. Ziel des Projektes ist es, ein passendes System für die Zeiterfassung zu finden und die Mitarbeiter auf die Digitalisierungsreise mitzunehmen.
„Wir schauen uns genau an, wie die Leute heute arbeiten und was sie sich für die Zukunft wünschen“, erklärt Michaela Scheeg, Geschäftsführerin des IIIM. Erste Analysen haben ergeben, dass pro Arbeitstrupp ein Smartphone mit einer Zeiterfassungs-App eingesetzt werden soll. Einfach und schnell muss die App sein. „Der Handwerker soll Zeit und Energie für sein Werk haben. Die App sollte mit zwei Klicks zu bedienen sein. Große und übersichtliche Knöpfe sind mir wichtig. Auf der Baustelle soll alles schnell zu erfassen sein.“, sagt Christoph Schulze.
Eine weitere wichtige technische Voraussetzung sind die Schnittstellen. Die Firma hatte bereits im Vorfeld in einem aufwendigen Prozess eine Bausoftware eingeführt. Das IIIM hat mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Buchhaltung den aktuellen Prozess der Stundenzettel analysiert und festgestellt, wo Schnittstellen benötigt werden. Die Zeiterfassungs-App ist am Ende nur dann hilfreich, wenn die Daten schnell und ohne Nachbearbeitung in das bereits existierende System übertragen werden können.
Mindestens genauso wichtig wie die technischen Voraussetzungen sind die Mitarbeitenden und ihre Bedürfnisse. Deswegen wurden sie bei diesem Digitalisierungsprojekt von Beginn an einbezogen. Basierend auf Interviews und Beobachtungen wurde nach Lösungen gesucht. Im nächsten Schritt werden das IIIM und die Baudenkmalfirma gemeinsam eine Auswahl treffen und die möglichen ersten Schritte zur Einführung der Lösung erarbeiten.
Wichtig bei der Suche ist, dass die Auswahlkriterien und die Lösung genau zu den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens und seinen Mitarbeitenden passen. „Die nutzerzentrierte Vorgehensweise ist gut geeignet, um die passende Lösung für das jeweilige Problem im jeweiligen Unternehmen zu finden.“, erklärt Prof. Dr. Jochen Scheeg. Wenn die Lösung zu den Bedürfnissen der Nutzenden passt, ist sie auch nachhaltig.
Weitere Informationen
Prof. Dr. Jochen Scheeg ist Professor für Wirtschaftsinformatik, insbesondere Informationsmanagement und Unternehmensführung, und Dekan des Fachbereichs Wirtschaft. Bei seinen Forschungsarbeiten steht die digitale Transformation von Unternehmen und Verwaltung im Mittelpunkt. Vor seiner Berufung an die THB war er mehr als 15 Jahre in Leitungspositionen in der IT- und Telekommunikationsindustrie und Beratung tätig.
Michaela Scheeg leitet das Institut für Innovations- und Informationsmanagement und forscht u.a. im Bereich Einsatz von nutzerzentrierten Methoden zur Entwicklung von digitalen Anwendungen und die Auswirkungen auf die Nutzer, sowie Digitalisierung von KMU und ländlichen Räumen im Allgemeinen. Im Mittelstand 4.0-Kompetenzentrum Berlin verantwortet Michaela Scheeg die Steuerung aller Umsetzungsprojekte.
