(openPR) Um gut 25 Prozent hat sich die Anzahl der Münchner Firmen, die Büroservice und Büroorganisation als Dienstleistung anbieten seit 2012 reduziert. Damals gab es noch über 800 solcher Dienstleister in der Landeshauptstadt. Vier Jahre später waren es nur noch 630. Doch die Zahl der Bürodienstleister steigt nicht nur in München und Bayern, sondern bundesweit wieder an.
Emil Hofmann, der seit mehr als 20 Jahren Gründer und Mittelständler berät und begleitet, kennt den Grund: „Wir sehen, wie stark diese Leistungen angefragt werden – auch zunehmend im Handwerk. Inzwischen gibt es auch Workshops und Seminare zu den Themen, gerade auch in den Verbänden ist die Organisation des Büroablaufs immer wieder auf der Tagesordnung. Viele Betriebe bekommen einfach nicht mehr das Fachpersonal und orientieren sich eben extern“.
Besonders bei den kleineren Unternehmen mit weniger als fünf Mitarbeitern lohnt sich die Einstellung einer eigenen Bürokraft meistens nicht. Die Büroarbeit wird oftmals „von der Mama“ oder der Ehefrau erledigt. Aber auch die kann einmal ausfallen. Und die Erledigung der Büroarbeit am späten Abend oder am Wochenende ist inzwischen auch nicht mehr so erstrebenswert, weil damit die Freizeit zum Opfer fällt und die Familie unter der Belastung leidet.
Es spricht also viel für das Outsourcen? Das Auslagern der Büroleistung bringt viele Vorteile. Die Arbeiten werden zumeist auf Stundenbasis vergeben und können damit dem entsprechenden Bedarf sehr flexibel angepasst werden. Engpässe oder Notfälle werden leichter ausgeglichen. Gleichzeitig profitiert der Unternehmer durch die Zusammenarbeit mit einer externen Bürokraft von deren Erfahrungen aus anderen Firmen. Damit kann nicht nur die Büroarbeit schneller erledigt, sondern auch das Büro oft neu organisiert und strukturiert werden. Dem Unternehmer und seinen Mitarbeitern bleibt so mehr Zeit für die Kernkompetenzen, die Kunden und vieles mehr.
Eine der Expertinnen, die sich mit dem Büroservice selbständig gemacht haben ist Franziska van Toor mit Ihrem Steinbeissers Büroservice. „Meine Kunden profitieren von einer mehr als 30jährigen Berufserfahrung in Münchner Betrieben. Zunächst reagieren manche sehr zurückhaltend, weil es nicht selten um vertrauliche Zahlen und Daten geht. Spätestens dann aber, wenn sie sehen, wie zügig die Arbeiten erledigt werden und welche Sicherheiten sie bekommen, was die Genauigkeit und Pünktlichkeit angeht, wollen sie diese Serviceleistungen nicht mehr missen“. Als Konkurrentin der Steuerberater sieht sich Franziska van Toor keinesfalls: „Ich übernehmen in der vorbereitenden Buchhaltung die Aufgaben nach Paragraf sechs des StBerG und kollidiere so nicht mit den Kollegen“. Angesprochen auf weitere Aufgaben nennt die Expertin in erster Linie die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, die Urlaubsvertretung der angestammten Sekretärin, nicht selten aber auch das Einführen neuer Ablage- und Ordnungssysteme. „Wenn manche Unternehmer wüssten, wie viele Stunden im Jahr allein für das Suchen von Unterlagen draufgehen, würden sie sofort reagieren“.
