(openPR) „Erfolgreiches Facility Management ist ohne eine moderne CAFM-Software nicht machbar.“
Dieser zugespitzten Aussage, kann im Kern wohl jeder Immobilienmanager zustimmen. Das softwaregestutzte Facility Management ist ein außerst komplexes Unterfangen. Neben den kaufmannischen Aufgaben, sind meist auch die technischen und infrastrukturellen Themen durch eine Software abzudecken. Diese Anforderungsbreite steht daher im Fokus einer beabsichtigten Softwarebeschaffung, denn Insellosungen, einen „Zoo“ unterschiedlicher Anwendungen, mochte in der heutigen Zeit niemand mehr haben. Wie kann also eine Softwarebeschaffung zielgerichtet und erfolgreich durchgefuhrt werden und was ist zu beachten? Die Unsicherheiten sind gerade vor dem Hintergrund der Digitalisierung gewachsen, insbesondere im Hinblick auf die Zukunftsfahigkeit von Softwarelosungen.
Syncwork hat in den letzten Jahren einige komplexe CAFM-Beschaffungsvorhaben der offentlichen Hand erfolgreich begleitet. Die Erfahrungen aus diesen Vorhaben fuhrten zu einem Best-Practice- Vorgehen, welches eine zielgerichtete und zukunftsorientierte Softwarebeschaffung ermoglicht.
Prozessorientierte Losungsbeschreibung versus klassisches Lastenheft
Der Schlussel zum Erfolgt liegt in einer veranderten Form, die geforderten Softwareeigenschaften und -funktionen zu beschreiben. War in der Vergangenheit eine moglichst auf Feldebene beschriebene Anwendung das Ergebnis, so ist heute eine flexible, an den Bedurfnissen des Kunden orientierte Losungsbeschreibung das Ziel. Am Anfang steht daher eine Geschaftsprozessanalyse mit einer angemessenen Detaillierungstiefe. Sie schafft Transparenz uber die abzudeckenden Geschaftsprozesse, ohne sich dabei in den Tiefen von Prozesseinzelheiten zu verlieren. Zu viele Details schaffen oftmals keinen Mehrwert. Das Ergebnis der Prozessanalyse erzeugt visuelle Sichten und ein „big picture“ der abzudeckenden Geschaftsprozesse. Weiter werden in dieser Phase die Punkte der Softwareunterstutzung im Prozess identifiziert und es konnen aus erkannten Potenzialen erforderliche Optimierungen vorgenommen werden. Auf dieser Basis sind Use Cases zu entwickeln, die die Geschaftsprozesse aus Nutzersicht erlautern, u.a. durch Definition der notwendigen Daten und Funktionalitaten. Die Use Cases schaffen ein gemeinsames Verstandnis bzgl. der zu leistenden Aufgaben und der erforderlichen Softwareanforderungen. Neben den konkreten geschaftlichen Anforderungen werden auch ubergreifende funktionale und nicht-funktionale definiert. Hier fließen auch zukunftige Anwendungsszenarien ein, bspw. mobile Einsatzmoglichkeiten, Einfuhrung von BIM (Building Information Modeling) – Industrie 4.0, durchgangige Kennzeichnungssysteme auf Basis DIN EN 81346 etc.
Am Ende dieses Vorgehens steht eine prozessorientierte Leistungsbeschreibung, die die Softwarelosung seitens des Auftraggebers hinreichend detailliert skizziert, jedoch den Softwareanbietern eine gewisse Flexibilitat hinsichtlich der Losungsumsetzung gewahrt.
