Die Nutzung von Social Media nimmt stetig zu. Es verbindet Menschen rund um den Globus und macht es zu einer schnellen und einfachen Kommunikationsplattform. Der verstärkte Einsatz von Social Media erstreckt sich auch auf Unternehmen, da es ein hervorragendes Marketinginstrument ist. Der unverantwortliche Einsatz von Social Media kann einem Unternehmen jedoch erheblichen Schaden zufügen, weshalb effektive Richtlinien unerlässlich sind. Wenn Sie noch keine Social Media Richtlinien erstellt haben, sollten Sie dies zur obersten Priorität machen. Doch wie geht man vor, um eine Policy zu erstellen? Hier finden Sie einige Tipps, mit denen man eine Policy für Social Media Kanäle festlegen kann.
Social Media Policy nicht alleine erstellen
Sie sollten es vermeiden eine Social Media Policy (Richtlinien) selbst zu schreiben und sicherstellen, dass alle Parteien an die Sie sich wenden, bei der Erstellung beteiligt sind. Daher sollten Sie bei der Entwicklung Ihrer Richtlinie auf Informationen von verschiedenen Personen Rücksicht nehmen. Darüber hinaus stellt die Einbindung des Teams sicher, dass alle wichtigen Risikobereiche angemessen berücksichtigt und gemanagt werden und dass künftige Herausforderungen bewältigt werden.
Den Zweck der Richtlinie festlegen
Als erstes sollten Sie den Zweck der Richtlinie festlegen.
- Warum erstellt man eine Richtlinie?
- Was sollte der Leser darunter verstehen?
Der Grund für die Erstellung einer Social Media Richtlinie besteht im Allgemeinen darin, zu unterstreichen, was Personen in Ihrem Unternehmen tun sollten und was nicht. Mit anderen Worten: es sollte hervorgehoben werden, welche Arten von Maßnahmen erwartet und für angemessen erachtet werden und welche Maßnahmen als inakzeptabel und unangemessen erscheinen. Des Weiteren sollten die Personen, welche die Richtlinie anwenden, dessen Zweck und Aussagen genau verstehen können.
Rechtliche Konsequenzen in Betracht nehmen
In den letzten Jahren gab es viele Rechtsfälle, die die Nutzung sozialer Medien betrafen, insbesondere Fälle der Arbeitsbeziehungen. Früher war das Organisieren von Mitarbeitern etwas, das persönlich oder am Telefon stattfand. Dank der sozialen Medien geschieht dies nun auch online. Mitarbeiter haben das Recht über Bedingungen zu sprechen, die sich auf ihre Arbeit mit ihren Mitarbeitern beziehen. So könnte selbst ein zwangloses Gespräch über Arbeitsbedingungen auf Facebook rechtlich gespeichert werden. Aus diesem Grund sollten Mitarbeiter wissen, was sie auf Social Media Sites, die sie für den persönlichen Gebrauch verwenden, tun können und was nicht.
Unterscheiden zwischen allgemeinen Richtlinien und Richtlinien
Die Sozialen Netzwerke entwickeln sich ständig weiter. Wenn Richtlinien speziell auf einen bestimmten Social Media Kanal ausgerichtet sind, ist es garantiert, dass diese in kürzester Zeit nicht mehr aktuell sein werden. Aus diesem Grund sollte sich die Social Media Policy auf das Gesamtbild eines Kanals konzentrieren. Sie sollten auch separate Richtlinien festlegen, um die Besonderheiten eines bestimmten Social Media Kanals zu dokumentieren. Solche Richtlinien können immens bei der Personalfluktuation helfen. Durch das Erstellen separater Richtlinien können Mitarbeiter besser verstehen, was zu erwarten ist.
Externe Regelungen einbeziehen
Die meisten gesetzlichen Regelungen, wie das faire Arbeitsgesetz und HIPPA sind sowohl offline als auch online wirksam. Diese Bestimmungen sollten in der Social Media Policy hervorgehoben werden, damit Mitarbeiter sich auch an diese halten.
Fokus auf Bildung
Obwohl Grenzen zwischen dem persönlichen und beruflichen Leben existieren, werden diese oft verwischt. Viele Mitarbeiter erkennen nicht die Probleme, die sich aus einer geringen Privatsphäre ergeben können. Es wird immer schwieriger bestimmte Dinge privat zu halten, dadurch können unangemessene Handlungen, die im Namen eines Mitarbeiters gemacht werden schneller geteilt und verbreitet werden. Dies schadet letztlich auch dem Ruf eines Unternehmens. Lassen Sie Mitarbeiter wissen, dass ihre Aktionen potenziell mit dem Unternehmen in Verbindung stehen könnten.
Regelmäßige Überprüfung der Richtlinien
Wie bereits erwähnt ändert sich das Klima in den sozialen Medien ständig. Daher sollten Sie Ihre Social Media Policy regelmäßig überprüfen. So stellen Sie sicher, dass Sie mit den neuen Trends Schritt halten und Ihr Unternehmen sowie Ihre Mitarbeiter geschützt sind.
