Mit Electronic Procurement oder E-Procurement (elektronische Beschaffung) ist die operative Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen durch ein Unternehmen, mit Hilfe digitaler Netzwerke gemeint. Das Gegenteil vom E-Procurement ist das E-Sourcing, also die strategische Beschaffung von solchen Produkten und Dienstleistungen über das Internet. Mit dieser Eigenschaft lässt sich E-Procurement dem Sektor E-Commerce oder E-Business zurechnen. Der große Vorteil dieses Verfahrens im Vergleich zu herkömmlichen Methoden besteht besteht in der Senkung von Zeit- und Kostenaufwand für Bestellprozesse.
Was ist E-Procurement?
Die fortlaufende Digitalisierung und die weltweite Verbreitung des Internets haben die Gewohnheiten von Ein- und Verkauf grundlegend gewandelt. Dies gilt gleichermaßen für den privaten und gewerblichen Bereich. Die Mechanismen für die Beschaffung von Rohstoffen, Materialien und anderen Waren beruhen heute auf anderen Gegebenheiten und machen vor keiner Branche halt. E-Procurement verfolgt das Ziel, papierbasierte Beschaffungsprozesse durch elektronische und – wenn möglich – automatisierte Abläufe zu ersetzen. Dazu zählt auch die Nutzung netzwerkbasierter Kommunikations- und Informationstechnologien bei der Abwicklung operativer Aufgaben.
Um Produktionsgüter einzukaufen sind zahlreiche Einzelschritte erforderlich. Am Anfang steht die Ermittlung des Bedarfs, anschließend die Frage nach dem vorhandenen Budget. Es werden
- Angebote eingeholt,
- miteinander verglichen,
- Bestellungen verschickt
- und bei Lieferung der Wareneingang auf seine Korrektheit überprüft.
Früher ging jeder dieser Schritte durch zahlreiche Hände. Mit Hilfe von E-Procurement lässt sich das Procedere automatisieren und dadurch deutlich verkürzen, indem eine ERP-Softwarelösung zum Einsatz kommt. ERP (Enterprise Ressource Planning) umfasst die Ressourcenplanung von Unternehmen in Bezug auf
- Personal,
- Kapital,
- Material,
- Betriebsmitteln,
- IT-Systemen
- und Kommunikationstechnik.
Prozessschritte im E-Procurement
Ein E-Procurement-System bildet sämtliche Schritte der Beschaffung ab. So werden Bedarfsanforderungen über integrierte Kataloge ermittelt, die auch Bestellpläne und Vorlagen für ständig wiederkehrende Einkäufe enthalten. Moderne und anwenderfreundliche Systeme sind oft mit nur einem oder zwei Klicks zu bedienen.
Die Freigabe erfolgt nach zuvor festgelegten Kriterien und Limits ebenfalls elektronisch und ohne manuelle Eingriffe. Sind entsprechende innerbetriebliche Regeln hinterlegt, können Freigabe und Kontierung bereits bei der Bedarfsanforderung erfolgen und die Rechnung zum Vorgang verbucht werden.
Im dritten Schritt geht die Bestellung an den Lieferanten. Dies kann über offene, halboffene oder geschlossene Systeme geschehen. Letztere werden häufig genutzt, wenn zwischen Lieferanten und Kunden ein großer und regelmäßiger Beschaffungsumfang vertraglich vereinbart wurde, zum Beispiel zwischen Zulieferern und Herstellern in der Automobilindustrie. Allerdings ist hierbei zu beachten, dass die jeweiligen Schnittstellen perfekt aufeinander abgestimmt sind und alle beteiligten Personen sich strikt an die vorgegebenen Arbeitsweisen des Systems halten. Dieser Schritt gilt umgekehrt genauso für die Auftragsbestätigung.
Am Ende der Kette steht der Wareneingang, der ebenfalls vom E-Procurement-System erfasst und mit der dazugehörigen Bestellung und Rechnung abgeglichen wird. Erweiterungsmodule dienen der Verwaltung von Kataloginhalten und Verträgen sowie Verhandlungen und Auktionen, die ebenfalls elektronisch abrufbar sind.
Verschiedene Typen
E-Procurement-Systeme lassen sich in Typen einteilen, die von unterschiedlichen Faktoren definiert werden. Da es sich um Abläufe im B2B-Segment handelt, spielen unter anderem die Teilnehmer am Beschaffungsprozess eine Rolle, die Art der zu beschaffenden Güter, die Kosten sowie die Geschäftsbeziehungen der beteiligten Parteien.
Im Wesentlichen werden drei Typen von E-Procurement-Systemen unterschieden:
Sell-Side- oder Lieferantensysteme. Der Lieferant stellt die notwendige Plattform für das E-Procurement bereit und bestimmt die Verfügbarkeit der Waren auf seiner Seite sowie die Preise. Der Kunde kann entscheiden, ob er seinen Bedarf über diesen Weg beschaffen will, in Verhandlungen eintritt oder sich einen anderen Lieferanten aussucht. Neben Preisen und möglichen Liefermengen spielt auch die Qualität der lieferbaren Güter eine Rolle.
Buy-Side- oder Beschaffersysteme. Bei diesem System legt der Kunde Abnahmemengen und Preise für die von ihm gewünschten Beschaffungsprozesse fest. Er kann zum Beispiel Ausschreibungen veröffentlichen, wenn er einen bestimmten Bedarf an besonderen Gütern hat. Lieferanten können dann wählen, ob sie an der Auktion teilnehmen wollen oder nicht.
Many-to-Many- oder Marktplatzsysteme. Das dritte System ist eine Mischform aus Lieferanten- und Beschaffersystemen. Die einen bieten ihre Produkte an, die anderen rufen ihren Bedarf aus. Als Vermittler tritt auf diesem Marktplatz häufig eine dritte Partei auf bzw. bietet den Marktplatz als Handelsplattform überhaupt an.
Voraussetzungen für effizientes E-Procurement
Um eine optimale Effizienz des E-Procurement zu gewährleisten, sollten die beteiligten Parteien einige Punkte und Standards beachten. Einer davon ist die Auszeichnung von Waren, etwa mittels GTIN (Global Trade Item Number) oder ISBN (International Standard Book Number). Ein anderer betrifft die verwendeten Dateiformate, die zueinander passen müssen, beispielsweise XML. Und schließlich ist noch von Bedeutung, innerhalb welcher Infrastruktur das E-Procurement stattfindet, also ob der Verkehr auf offenen Marktplätzen, in Intranets oder Extranets abläuft. Hier müssen von Fall zu Fall Absprachen zwischen Beschaffern und Lieferanten getroffen werden.
Nutzen und Vorteile des E-Procurement
Die elektronische Beschaffung verzeichnet deutliche Vorteile gegenüber früheren Methoden. Der Aufwand für Zeit, Arbeit und Kosten wird deutlich reduziert, so dass eine schnellere und automatisierte Beschaffung von Waren und Produktionsgütern möglich wird. Zudem lässt sich ein wesentlich breiteres Spektrum an Lieferanten und Einkaufspreisen abfragen, da dies nicht mehr langwierig von Hand erledigt werden muss. Bezugsquellen sind jederzeit und von jedem Ort aus abrufbar und tragen zu mehr Flexibilität im Einkauf bei.
Wird ein neuer Lieferant ermittelt, kann dieser unkompliziert in das System integriert und mit all seinen Daten abgespeichert werden. Außerdem entsteht ein Wettbewerbsvorteil gegenüber herkömmlich arbeitenden Unternehmen, wenn Einsparungen durch ein E-Procurement-System über sinkende Preise für das Endprodukt an Verbraucher weitergegeben werden.
Vorteile entstehen auch für das Online-Marketing und den Vertrieb. Mi E-Procurement lassen sich Prozesse bereits zum Zeitpunkt der Beschaffung optimieren. Je schneller und preiswerter sich Waren kaufen lassen, desto schneller sind die daraus hergestellten Produkte auch weiterzuverkaufen. Und die günstigeren Einkaufskonditionen können eine Preisgestaltung nach unten erlauben, um dem Wettbewerb eine Nasenlänge voraus zu sein. Günstige Verkaufspreise wiederum sind ein starkes Argument für Marketing-Abteilungen und ihre Werbestrategien. Sie tragen entscheidend dazu bei, die Reichweite und den Bekanntheitsgrad einer Marke zu steigern.
Für wen ist E-Procurement geeignet?
Den größten Nutzen haben mittelständische, große und sehr große Unternehmen, die eine komplexe Produktion betreiben und dafür zahlreiche Güter möglichst flexibel beschaffen müssen. Die Implementierung eines E-Procurement-Systems kann auf Dauer bis zu 70 Prozent an Kosten gegenüber herkömmlichen Prozessen einsparen, auch wenn zunächst hohe Investitionen zu tätigen sind.
