(openPR) Während Unternehmer intensiv an den Umstellungen zur EU-DSGVO arbeiten, ist die neue Datenschutz-Grundverordnung bei Verbrauchern kaum bekannt. 80 Prozent der Deutschen haben noch nichts von den Regelungen gehört, die den Umgang mit sensiblen Daten verbessern sollen und am 25. März 2018 europaweit in Kraft treten. „In kleinen und mittleren Unternehmen wird das Thema oft als Belastung empfunden. Aber in einem vorbildlichen Datenschutz liegen auch Chancen, etwa für die Reputation und die Wettbewerbsfähigkeit“, erklärt Thomas Breit, der zu den Wegbereitern unter den digitalen Steuerberatern zählt. Er begleitet seine Kunden bei Prozessen der Digitalisierung, auch über steuerliche Pflichten hinaus.
Fokus ändern, Datenschatz heben
„Wer beim Pflichtthema EU-DSGVO auch betriebswirtschaftliche Aspekte ins Auge fasst, kann profitieren“, so Breit. Als Beispiel nennt er die Sichtung vorhandener Daten, die im Zuge der neuen Verordnung erforderlich ist. Der Prozess lässt sich zusätzlich nutzen, um die Datenmenge zu reduzieren und effizienter zu organisieren. Es empfiehlt sich auch eine Analyse, welche Daten für neue Geschäftsmodelle brauchbar sein könnten. Ein weiterer Punkt für die Wertschöpfung: Unternehmen, die über regulatorische Standards hinausgehen, können ihren exzellenten Datenschutz an Kunden kommunizieren. Das stärkt ihren Ruf und ihre Marktposition. Hintergrund: Den Schutz personenbezogener Daten halten 93 Prozent der Deutschen für wichtig. Zugleich bezweifeln 56 Prozent, dass ihre persönlichen Informa- tionen innerhalb und außerhalb des Internets ausreichend geschützt sind.
Rechtssicher und effizient auch bei den Steuern
Wegen der Datenschutz-Grundverordnung sind derzeit viele Unternehmer mit ihren IT-Strukturen befasst. „Es bietet sich an, zugleich die Vorteile einer digitalen Buchhaltung und eines Tax Compliance Management Systems, kurz Tax CMS, zu prüfen. Das System spart Kosten und zahlt sich durch hohe Haftungssicherheit aus“, so Breit. Seine Kanzlei arbeitet selbst zu 100 Prozent papierlos und unterstützt die Mandanten bei der Planung und Implementierung von Digitalisierungsprojekten. Am Anfang steht das „Ersetzende Scannen“ von Steuerunterlagen. Nach regelkonformer Durchführung können die Originale vernichtet werden. Schon dadurch ergeben sich Einsparungen bei Handling und Lagerung. Die Prozesse der IT-gestützten Buchführung werden gemäß GoBD, den Grundsätzen ordnungsgemäßer digitaler Aufbewahrung, von der Steuerberatung Thomas Breit dokumentiert und somit von der Finanzverwaltung anerkannt.
Richten Unternehmen zusätzlich ein Tax Compliance Management System ein, profitieren sie mehrfach. Das Tax CMS ist ein internes Kontrollsystem, mit dem sich steuerliche Anforderungen abbilden und regelkonform abwickeln lassen. Mit Schritt-für-Schritt-Abläufen schafft das System hohe Transparenz. Hinzu kommt die rechtliche Absicherung, denn per Tax CMS können Unternehmen alle steuerrelevanten Prozesse belegen und sich vor dem Vorwurf einer versuchten Steuerhinterziehung schützen.
Viele Finanzentscheider in kleineren Unternehmen vermuten, ein Tax CMS sei zu aufwendig für ihre Firmengröße. Breit: „Das ist selten der Fall. In KMU ist die Installation wesentlich einfacher als bei Konzernstrukturen. Die Einführung rechnet sich meistens schon im ersten Jahr.“ Seine Erfahrung zeigt, dass Firmen, die eine digitale Buchhaltung inklusive Tax CMS einführen, ihre administrativen Kosten in diesem Bereich fast halbieren können. „Die Umstellung steigert daher auch den Unternehmenswert, was vor allem bei einem geplanten Verkauf zu Buche schlägt.“
Quelle Umfragezahlen: SINUS-Institut / YouGov. Repräsentative Studie zum Europäischen Datenschutztag am 28. Januar 2018
