(openPR) Am Anfang braucht es eine gute Idee und eine Portion Mut. „Jeder benutzt heute einen Mini-Computer namens Smartphone oder Tablet. Lasst uns diese Chance für unsere eigenen digitalen Prozesse und Geschäftsmodelle nutzen!“ – so ungefähr dürften die Überlegungen bei der WEMAS Absperrtechnik GmbH aus Gütersloh gewesen sein, als sich der Mittelständler entschloss, ein digitales Baustellenmanagementsystem („BMS“) entwickeln zu lassen, das sowohl Prozessgeschwindigkeit und –qualität verbessern sollte. Innerhalb von drei Monaten entstand in Kooperation mit dem Softwareunternehmen Mobile2b GmbH aus Köln eine App-basierte, mobile Softwarelösung, die sowohl mobile Baustellenkontrollen mit dem Smartphone oder Tablet als auch eine Bestandsführung und Bestandsverwaltung ermöglicht.
Seit Kurzem wird das „BMS“ von WEMAS-Kunden in der Praxis eingesetzt. Laut WEMAS bedeutet das für den Anwender eine enorme Planungssicherheit, nachprüfbare, vollständig erstellte Abrechnungen und eine spürbare Ersparnis an Zeit in der täglichen Arbeit.
Die Anwender richten am Desktop einmalig und ganz ohne Programmierkenntnisse ihre Baustellen ein. Über vorinstallierte Parameter wie „Häufigkeit“ oder „reguläre Fahrt/Sturmfahrt/Unfallfahrt“ legt der Verantwortliche fest, wie die Kontrolle durchzuführen ist und welcher Mitarbeiter dafür verantwortlich zeichnet. Dieser lädt die App auf sein Smartphone und erfährt, für welche Fahrten er heute verantwortlich ist. Eine zusätzlich erhältliche Navi-Funktion spukt direkt die beste Tour für den Tag aus.
An der Baustelle angekommen, startet der Mitarbeiter die volldigitale Kontrolle, indem er sich mit seinem Smartphone über einen NFC-Tag registriert und somit automatisch die GPS-Koordinaten erfasst. Alle Arbeitsschritte werden in der Folge mittels einer vorgegebenen, intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche erledigt. Liegen Schäden vor, werden diese direkt mit der Smartphone-Kamera erfasst und dokumentiert. Nach der Kontrolle wandern alle Daten automatisch in die IT des jeweiligen Unternehmens - selbst wenn die Erfassung offline erfolgte.
Am Backend wird nun für den Chef ersichtlich, ob die Kontrollen wie geplant durchgeführt wurden bzw. wo Probleme aufgetaucht sind. Ein Dashboard gibt einen Überblick über alle Aufgaben. Da bei jeder Kontrolle die Zeit zwischen Start und Ende erfasst wird, können die Daten auch als Leistungsnachweis oder Abrechnungsbasis verwendet und beispielsweise als PDF exportiert werden. Über ein „Gast“-Account kann den Auftraggebern ein Einblick über die durchgeführten Kontrollen gewährt werden.
Die „mobile Lösung für mobile Dienstleister“ sorgt für einen signifikanten Wettbewerbsvorteil gegenüber Dienstleistern der alten Schule. Ein riesiges Kosteneinsparungspotential erzeugt das digitale System insbesondere im Dokumentationswesen. Bisher waren Baustellenkontrollen mit Papierbergen verbunden. Jeder Kontrollauftrag wurde mit Block und Bleistift abgearbeitet und landete am Ende auf einem Schreibtisch. Dort mussten die von Hand ausgefüllten Formulare auf Vollständigkeit geprüft, in das IT-System übertragen und archiviert werden. Für die Auftraggeber wurden darüber hinaus Belege angefertigt. Das Ergebnis war ein vollausgelasteter Sachbearbeiter und endlose Ordner mit den abgehefteten Formularen.
Für die WEMAS zahlt sich der mutige Schritt in die Digitalisierung aus. Heute ist die Firma nicht nur Experte von Absperrbaken und Leitkegel, sondern auch Anbieter einer branchenspezifischen IT-Dienstleistung für seine Kunden. Mit diesem neuen Geschäftsmodell bietet sie einen Mehrwert für alle bestehenden und zukünftigen Kunden, die selbst wohl nur mühsam den Weg in die digitale Prozessoptimierung geschafft hätten.
