Robotic Process Automation (RPA) im Rechnungswesen – Softwareroboter bei Abstimmungsprozessen im Einsatz

(openPR) Im Rechnungswesen eines DAX30-Konzerns übernehmen Softwareroboter (RPA, UiPath) in Abstimmungsprozessen manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten schnell und fehlerfrei. Die von Syncwork durchgeführte Implementierung zur Konsolidierung von Fakturen zwischen Host- und SAP-Systemen erfolgte in wenigen Tagen. Seit Beginn des 2. Quartals 2017 erledigt der Roboter die Aufgaben im Abstimmungsprozess und versendet das Ergebnis per E-Mail.

Zurzeit wird der Softwareroboter hinsichtlich der Berücksichtigung von Fallunterscheidungen optimiert. Anhand festgelegter Business-Regeln trifft er Entscheidungen in der Ergebnisdokumentation in einem Excel-Dokument: Existieren Differenzen zwischen dem Host- und SAP-System, werden diese von den Mitarbeitern bearbeitet. Nach der Bearbeitung läuft der Roboter erneut, um die aktualisierten Systemstände zu dokumentieren. Nach dem ersten Durchlauf folgt dieser jedoch neuen spezifischen Regeln, die er eigenständig anhand definierter Parameter durchführt. Zusätzlich kann der Roboter vor jedem Lauf konfiguriert werden, bspw. hinsichtlich der betrachteten Währungen oder der Berücksichtigung von Spezialfällen. Zwecks Transparenz und Nachvollziehbarkeit werden in einer Log-Datei wichtige Daten, z.B. Fehlermeldungen und relevante Beträge aus der Addition unterschiedlichster Währungen, aus dem Abstimmungsprozess gespeichert. Diese können zu Dokumentationszwecken dem Wirtschaftsprüfer vorgelegt werden.

Die Entlastung der fachlichen Mitarbeiter von den wiederkehrenden, manuellen Tätigkeiten in verschiedenen Systemen für die Abstimmung ist das herausragende Ergebnis des Einsatzes von Softwarerobotern. Diese arbeiten nach dem Motto: Einmal beigebracht – immer wieder angewendet.