(openPR) Seit dem 01.01.2017 müssen alle E-Mails mit relevanten geschäftlichen Korrespondenzen 6 bis 10 Jahre in unveränderbarer Form gespeichert werden. Die Archivierung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben kann für Unternehmen einen nicht unerheblichen Aufwand nach sich ziehen. Es gelten die Vorschriften aus den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung“ (GoBD) – hier werden eine Reihe technischer und organisatorischer Rahmenbedingungen festgelegt, die es bei Auswahl der Software, der Implementierung sowie in der täglichen Arbeit zu berücksichtigen gilt. Es gibt jedoch auch Lösungen am Markt, die extrem einfach und nutzerfreundlich gestaltet sind und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Jeder Unternehmer, der Geschäftsbriefe, Angebote und Rechnungen per E-Mail empfängt und verschickt muss sich spätestens seit Anfang des Jahres mit dem Thema E-Mail Archivierung auseinandersetzen. In der heutigen Zeit trifft dies auf so gut wie jedes Unternehmen zu. Die gesetzlichen Vorgaben auf der einen und eine effiziente Realisierung auf der anderen Seite stehen sich dabei gegenüber. „Archivieren ist nicht gleich Archivieren“, so Steffan Röpke, Geschäftsführer von Skyfillers, dazu. „Jede noch so sorgsam und gewissenhaft von Hand gespeicherte E-Mail-Korrespondenz ist weder revisionssicher, noch vor Verlust geschützt. Eine Sicherung der Mails per PST-Dateien ist beispielsweise nicht nur unzureichend aus Sicht des Gesetzgebers, es ist auch für Administratoren unnötig aufwändig.“
Die E-Mail Archivierung intern zu übernehmen ist häufig mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden. Der Aufbau des nötigen Know-hows, Hardware- und Softwarekosten sowie die regelmäßige Systempflege spielen hierbei eine Rolle. Diese Gründe sorgen dafür, dass die Archivierungspflicht dann erst einmal ignoriert oder die Implementierung hinausgezögert wird. Die größten Herausforderungen beim Aufbau einer revisionssicheren Archivierungslösung sind dabei technischer Natur: Alle steuerlich relevanten ein- und ausgehenden E-Mails müssen gesichert werden. Es darf keine Möglichkeit bestehen, den Inhalt zu verändern oder zu bearbeiten. Zudem muss es einen einfachen Zugang zum Archiv für Revisoren geben. Auch die mehrfache, dezentrale Speicherung ist ein wichtiges Thema, denn nur dadurch kann sichergestellt werden, dass das E-Mail Archiv selbst bei unvorhergesehenen Dingen wie Diebstahl, Netzwerkproblemen oder einem Brand absolut sicher ist. Hinzu kommen Regularien, Software, Hardware, Wartung und weitere Kosten, die zu bedenken sind. Ein E-Mail Archiv erfordert in der Regel auch eine sehr strenge, performante und gut strukturierte Spam- und Antivirenlösung. Markus Sarunski, Supportmitarbeiter bei Skyfillers, kennt die Problemstellung gut und weiß, dass die IT-Abteilung in den meisten Unternehmen wichtigere Aufgaben zu erledigen hat, als die Archivierung der Geschäfts-Mails zu betreuen. „Viele Kunden suchen deshalb gerade nach Archivierungsprogrammen, die den alltäglichen Geschäftsablauf nicht beeinträchtigen, die die Zeit der Mitarbeiter nicht beanspruchen und unsichtbar und vollautomatisch im Hintergrund ablaufen“, erklärt Sarunski.
Der Einsatz von cloudbasierten Lösungen für die E-Mail Archivierung, wie sie von Skyfillers angeboten werden, ist deshalb eine attraktive Alternative für Unternehmen. Von der einfachen Inbetriebnahme bis hin zur automatischen Archivierung und Supportgarantie bei technischen Nachfragen kann eine Archivlösung aus der Cloud die rechtskonforme Sicherung elektronischer Geschäftskorrespondenz extrem benutzerfreundlich gestalten. „Es ergeben sich mehr Nachfragen zur E-Mail Archivierung als man denkt: Wie installiert man das? Worauf muss man achten? Was passiert bei technischen Ausfällen?“, berichtet Steffan Röpke aus dem Tagesgeschäft. „Viele unserer Kunden sind dann einfach froh, wenn jemand anders sich um diese Dinge kümmert und sie in dieser Hinsicht entlastet werden. Es sind keine technischen Voraussetzungen, keine Vorkenntnisse und keine zusätzlichen Programme notwendig, um unsere Lösung einzusetzen“, so Röpke weiter. Mehr zu diesem Thema berichtet er in seiner aktuellen Kolumne unter https://www.skyfillers.com/de/wer-wir-sind/kolumne-e-mail-archivierung.html.
