(openPR) Westerkappeln, 18.08.2016, Claus Michael Sattler (CMS), Head of Technology and Sales, beim renommierten Diktier-App Hersteller DictaTeam hat seine Seminar-Reihe „Richtig diktieren“ gestartet. Michael Mausoff (MM), freier Journalist, hat Claus Michael Sattler getroffen und ihn nach seinen Beweggründen für diese Seminar-Reihe befragt.
MM:
Herr Sattler, warum haben Sie Ihre Seminar-Reihe „Richtig diktieren“ ins Leben gerufen?
CMS:
In vielen Projekten haben wir erlebt, wie viel Zeit wir alle vor dem PC verbringen und Dokumente, Texte, Notizen oder Berichte verfassen. Alle, die sich mit dieser Materie befassen, sind sich einig, dass wir alle deutlich schneller sprechen, als wir selbst an der Tastatur schreiben, tippen können. Per Sprache, also per Diktat, lassen sich jede Art von Informationen viel schneller zu Papier bringen, als wenn hochbezahlte Fachkräfte diese selber verfassen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im eigenen Sekretariat oder bei externen Schreibdiensten kosten nur einen Bruchteil von dem, was die eigene Zeit vor dem PC kostet. Alternativ sind Spracherkennungssysteme fleißige Helfer.
MM:
Nun, das Diktieren ist ja ein alter Hut. Das Diktieren auf Geräte fand ja spätestens seit 1954 Einzug in den Büroalltag und 30 Jahre später war das Diktieren plötzlich kaum noch ein Thema. Wie geht das zusammen?
CMS:
Ja dem ist so. Um 1954 erfand ein Nürnberger Einzelhandelskaufmann die erste portable Diktiermaschine, 1970 folgte dann das erste tragbare Handdiktiergerät. Bis ca. 1985 hatte das Diktieren seine Blütezeit. Dann erklärten Data Becker (Textomat), Microsoft (Word), Lotus (Lotus 123) etc. allen Unternehmern, dass es doch sehr vorteilhaft sei, wenn man nicht darauf warten müsse, bis ein Text vom Sekretariat geschrieben ist, sondern man das Dokument selbst auf dem eigenen PC tippen, ausdrucken und versenden könne. Folglich benötigte man weder Schreibpools, noch Diktiertechnologie.
MM:
Warum postulieren Sie dann heute wieder das Diktieren?
CMS:
In meinem Berufsleben vor DictaTeam war ich Leiter IT, CIO und Vorstand IT einiger Unternehmen. Immer wieder begegnete mir das Thema „Sprache“.
Bei einem sehr namhaften Fleisch- und Wursthersteller benötigten wir ein Kommissionierungssystem, bei dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr ellenlange Listen lesen mussten. Also entschied der Vorstand meinem Vorschlag „Pick by Voice“ einzuführen. Das Kommissionieren per Sprache ist erheblich schneller als lange gedruckte Listen abzuhaken.
Bei einem Beratungsunternehmen für Logistik hatte ich das Problem zu lösen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vertrieb und Service kaum Zeit hatten ihre Besuchsberichte und Serviceberichte in das CRM Customer Relationship Management System des Unternehmens einzutippen. Auch hier kam die Sprache ins Spiel. Wir führten das Diktieren wieder ein und bauten einen Schreibpool auf. Die Besuchs- und Serviceberichte waren nun kurzfristig im CRM verfügbar und die Kolleginnen und Kollegen im Vertrieb und im Service konnten sich auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren.
Im Gesundheitswesen und bei den Juristen wurde das Diktieren nie aufgegeben. Bei diesen Berufsgruppen gehört das „Richtige Diktieren“ heute aber leider nicht mehr zum „Studium generale“. Als externer Schreibdienst haben sich Schreibkräfte bei DictaTeam heute mit den Folgen dieses Wissensverlustes zu beschäftigen. Die kostenlosen Webinare und mein eBook „Richtig Diktieren – Quickstart“ sollen hier Abhilfe schaffen und eine neue Qualität in die Erstellung von Diktaten bringen.
MM:
Irgendwer oder irgendwas muss ja Diktate aufzeichnen. Was ist Ihrer Meinung nach das richtige Gerät?
CMS:
Diktiergerät und Diktiermikrofone sind nach meiner Auffassung Relikte aus dem letzten Jahrhundert. Zwar wurde die Kassette durch eine SD-Karte ersetzt. Wesentliche Innovationen sehe ich bei den Herstellern monofunktionaler Diktierhardware nicht.
Anders sieht es bei den Diktier-Apps aus. Dort schaffen derzeit Software-Unternehmen wesentliche Innovationen und multifunktionale Funktionen. Ich möchte Ihnen vier Beispiele für Innovation sagen.
1. Diktate auf Smartphones, MP-3-Playern und Tablet-PC können durch Bilder angereichert und aussagekräftiger werden. Versuchen Sie das einmal mit einem althergebrachten Diktiergerät. Ich kenne keins, das über eine Fotofunktion verfügt. Anwender dieser antiquierten Technologie müssen immer eine Fotokamera mit sich führen und das jeweilige Bild im Diktat ansagen. Anders bei Diktier-Apps. Die können sich die Bildposition merken und ein Smartphone hat heute fast jeder dabei.
2. Oftmals werden zusätzliche Informationen, wie z.B. der Standort benötigt, um das Diktat einem Vorgang zuzuordnen. Moderne Diktier-Apps können z.B. die GPS-Koordinaten mit dem Diktat und den Fotos abspeichern. Versuchen Sie das einmal mit einem tragbaren Diktiergerät und einer Fotokamera.
3. Diktate, Fotos etc. sind heute nicht mehr alleinstehende Dokumente, sondern Bestandteile eines Dokumentes. Die einfache Zuordnung zu Vorgängen, Patienten, Mandanten, Akten oder Verfahren wird immer wichtiger. Bei einem Diktiergerät müssen Sie diese Daten über eine Wipp-Taste Ziffer für Ziffer per Auswahl einwippen. Die Eingabe von Buchstaben ist nicht möglich. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig. Diktier-Apps können sich mit Datenbank verbinden und die Daten von dort übernehmen oder alphanummerische Barcodes einscannen. So ist die Integration von Sprache in Geschäftsprozesse und Workflows kinderleicht möglich.
4. In Zeiten der Mobilität und der Digitalisierung muss ich ein Diktat inkl. aller Meta-Daten (Fotos, Vorgangs-Nr., GPS-Koordinaten etc.) sofort nach der Erstellung versenden können, egal wo ich bin. Kennen Sie ein Diktiergerät, dass dies kann? Ich habe bis heute keines am Markt gesehen. Auch hier sind Diktier-Apps den alten Diktiergerät vollkommen überlegen.
Das ist der Grund, warum DictaTeam sich entschlossen hat, dictate on demand mobile Freemium als kostenlose Diktier-App auf den Markt zu bringen. Deshalb habe ich auch die kostenlose Diktier-App dictate on demand mobile Freemium in meine Seminare eingebaut.
MM:
Herr Sattler, herzlichen Dank für dieses Gespräch.
