(openPR) Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf Dokumenten-Management-Lösungen, um Dokumente und Informationen zentral abzulegen und so die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Ein digitales Vertragsmanagement kann zudem Zeit und Kosten sparen. Gleichzeitig sorgt es für den sicheren Umgang mit vertraulichen Daten.
Selten hat ein Unternehmen den Überblick über all seine Verträge. Im Geschäftsalltag werden Vertragsakten wie Leasingverträge, Mietverträge, Dienstleistungsverträge oder Gesellschafterverträge von Mitarbeitern unterschiedlicher Fachbereiche eingesehen und bearbeitet. Neben dem Original kursieren dann Vertragskopien und unterschiedliche Vertragsversionen durch das Unternehmen. Sie fristen ihr Dasein in Ablagen, Aktenordnern oder einem E-Mail-Postfach. Dies führt dazu, dass Mitarbeitern oder Fachabteilungen Verträge gar nicht oder nur unvollständig vorliegen. So werden Vertragsfristen nicht rechtzeitig erkannt oder Termine nicht eingehalten. Schließlich ist auch das Controlling beeinträchtigt, da Verträge mühsam zusammengesucht werden müssen und eine undurchsichtige Vertragshistorie zu fehlerhaften Reportings führen kann.
Perfektes Vertragsmanagement
Mit einem digitalen Vertragsmanagement, wie zum Beispiel PROXESS Contract des Branchenexperten Akzentum GmbH, haben alle Beteiligten Vertragsunterlagen, die bisher umständlich angefordert und zeitaufwändig aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden mussten, sofort und überall zur Hand. Die Workflowlösung unterstützt den kompletten Life-Cycle eines Vertrages: vom ersten Vertragsentwurf bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Selbst bei komplexen Genehmigungsworkflows behält der Anwender den Überblick; egal ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kauf-, Kooperations- oder Supportverträge handelt.
Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht. Dazu stellt eine digitale Vertragsverwaltung einen globalen Fristenkalender bereit, um die sichere sowie effiziente Einhaltung aller Vertragsbedingungen zu gewährleisten.
Abteilungs- und standortübergreifende Teamarbeit wird durch Funktionen wie den digitalen Versand von Dokumenten, Versionierung, Stellvertretungsregelungen oder den Genehmigungsworkflow unterstützt. Für die nötige Sicherheit sorgt die detaillierte Vergabe von Schreib– und Leserechten.
Das Vertragscontrolling umfasst die Erstellung von Zahlungsplänen, die Kontrolle von Planzahlen sowie Kalkulations- und Statistikfunktion und unterstützt zusätzlich bei der Liquiditätsplanung.
Die digitale Vertragsverwaltung PROXESS Contract kann mit dem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem PROXESS DMS, ebenfalls von Akzentum, kombiniert werden. Damit lassen sich alle Vertragsdokumente samt Bearbeitungsakten langfristig und sicher archivieren. Zudem können die Daten auch auf externen Datenträgern an einem Zweitstandort vor physischer Zerstörung, z. B. Brand- oder Wasserschäden, geschützt werden.
