(openPR) Die Eventagenturen TONIC und rainmaker arbeiten erfolgreich zusammen
Hamburg, 22. Mai 2006. Während der diesjährigen Castrol Trophy, einer Kundenveranstaltung für die Key Accounts des Schmierstoffherstellers Deutsche Castrol, fuhren vergangene Woche über 250 Gäste unter anderem mit Quads, Mountain-Bikes und Jeeps über einen Rennparcours. Dabei liefen nicht nur die Rennwagen der Teilnehmer wie geschmiert. Die gesamte Organisation des dreitägigen Events funktionierte reibungslos.
Um das zu gewährleisten, hatten die Eventagentur TONIC und die Kommunikationsagentur rainmaker bereits im Vorfeld ein Team gebildet. Während TONIC die konkreten Ideen ausarbeitete, übernahm rainmaker mit der firmeneigenen Gästemanagement-Software guest-control das Einladungs- und Teilnehmermanagement.
"Durch die optimale Einbindung von guest-control in unserem Veranstaltungs-Management war der Einladungsprozess für die rund 250 Teilnehmer sehr effizient und erleichterte die Organisation enorm", erzählt Reginald Sümegh, Geschäftsleitung TONIC. CASTROL-Außendienstmitarbeiter konnten im Rahmen eines zugewiesenen Kontingents und Veranstaltungstages Kunden anmelden, und jederzeit einen aktuellen Status des Einladungsprozesses seiner Kunden abrufen. Frank Rasche, Marketing Deutsche Castrol: "Mit Excel-Tabellen ist so eine Aufgabe nicht zu lösen".
Das Grundprinzip von guest-control ist einfach: Die Gäste erhalten eine Einladung mit Code. Mit diesem Code können sie sich über Internet oder per Fax anmelden. Anschließend bekommen sie eine personalisierte Einladungskarte mit Barcode, über den am Veranstaltungstag der Einlass abgewickelt wird. Der Veranstalter kann jederzeit, selbst fünf Minuten vor der Veranstaltung, eine aktuelle Gästeliste online abrufen. Er sieht also, wer sich angemeldet und wer abgesagt hat, wer schon angekommen ist und wer sich verspätet, ob Plätze möglicherweise unbesetzt bleiben - und kann entsprechend reagieren. Dieses Grundschema kann je nach Event erweitert werden. Unterschiedliche Gästekategorien, mehrfaches Ein- und Auschecken oder verschiedene Einzelverteiler sind genauso möglich wie ein kurzfristiges Umsetzen von Gästen bei Veranstaltungen mit Tischkarten.
Die Herausforderung für guest-control bei der Castrol Trophy lag beim dezentralen Gästeverteiler. Wie koordiniert man eine Vielzahl an Einladungsverteilern so, dass am Ende nicht zu viele aber auch nicht zu wenige Gäste auf der Veranstaltung sind? Dazu Oliver Maître, Geschäftsführer von rainmaker: "Die Außendienstmitarbeiter von Castrol bekamen bestimmte Kontingente zugeteilt und konnten ihre Kunden persönlich einladen. Sie pflegten ihre Gäste selbst in das System ein - guest-control führte die verschiedenen Einzelverteiler zusammen." Die Eventagentur TONIC konnte jederzeit auf das System zugreifen, war immer über den aktuellen Stand der Einladungen informiert und verwaltete die Rückläufer.
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TONIC Agentur für Eventmarketing und Veranstaltungskommunikation GmbH:
TONIC (www.tonicteam.de) ist eine Full-Service-Agentur im Bereich Veranstaltungs- und Erlebniskommunikation und entstand 2004 aus der seit 1994 am Markt agierenden Agentur Conceptreisen. Der Name ist Ausdruck der Arbeitsweise: Prickelnde Ideen, belebende Konzepte und stärkende Beratung sind nur einige Facetten des Dienstleistungsspektrums.
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