(openPR) xFlow Mailroom heißt eine neue Lösung der WMD (Workflow Management & Document Consulting). Sie gehört zum neuen Portfolio der WMD xSuite365, das zukünftig die klassischen, lokal installierten (On-Premises-)Lösungen um neue Services in der Cloud ergänzt. Als erstes Modul der WMD xSuite365 übernimmt xFlow Mailroom die automatische Inhaltsklassifizierung der Eingangspost. xFlow Mailroom kann in verschiedenen Szenarien zum Einsatz kommen: bedarfsgerecht als On-Premises-Lösung, als Cloud-Service oder in hybriden Umgebungen.
Als digitale Posteingangslösung der WMD xSuite365 stellt xFlow Mailroom eine Datendrehscheibe dar, die Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen aufnimmt, diese je nach Bedarf automatisch oder auch manuell verarbeitet und anschließend an die Zielsysteme direkt und ohne Medienbruch übergibt. Dabei haben die Anwender stets direkten Zugriff auf alle wichtigen Informationen für die jeweiligen Prozessschritte, ob aus dem Mailsystem, der ERP-Lösung oder dem Unternehmens-CRM. Für eine zentrale prozessorientierte Digitalisierung des Posteingangs sind alle Dokumente interessant, hinter denen strukturierte Arbeitsabläufe stehen, die also eine Bedeutung in den jeweiligen Kernprozessen des Unternehmens haben.
Bei der Klassifikation mit xFlow Mailroom kommen modernste Technologien zum Einsatz. Die Dokumentklassen basieren auf einer inhaltlichen Analyse und werden durch automatisches Nachtrainieren im laufenden Betrieb weiter optimiert. Das Anlegen von Dokumentklassen ist für den Anwender einfach per Klick möglich, wobei neue Dokumentklassen, bereits gelernte Klassen nicht nachträglich negativ beeinflussen können.
xFlow Mailroom unterstützt unterschiedlichste Input-Szenarien. Neben dem typischen Massen-Scannen ermöglicht ein intuitiver Web-Scan-Client für dezentrale Fachabteilungen ebenfalls eine einfache Erfassung ohne Installation. Strukturierte und unstrukturierte Dokumente oder auch ZUGFeRD-kompatible PDFs können direkt aus der Office-Umgebung oder per Web-Service angebunden werden.
Anschließend besteht die Möglichkeit, automatisch weitere Schritte zu starten: das Auslesen der Dokumentinhalte oder auch einfache Workflowschritte, für die xFlow Mailroom entsprechende Komponenten beinhaltet. Mit den jetzigen Modulen werden so zum Beispiel Rechnungen ausgelesen und die relevanten Informationen erkannt und plausibilisiert.
Da Geschäftsdokumente in der Regel immer einen Kontext haben und auf bereits bestehende Informationen treffen, die sich in den unterschiedlichsten IT-Systemen wie ERP, CRM, Mail u.a. befinden, kann xFlow Mailroom um eine Enterprise Search-Funktionalität ergänzt werden. Damit erfolgt direkt aus der Oberfläche von xFlow Mailroom heraus in diversen Unternehmenskontexten die Suche oder im jeweiligen Prozessschritt die automatische Anzeige von Informationen zu dem eingegangenen Geschäftsdokument. Die intelligente Indizierung sorgt hierbei für eine nahezu vollautomatische Zuordnung von Dokument und zugehöriger Information. Mit der Anbindung an diverse ECM-Systeme oder auch an ein mitgeliefertes Archiv wird die revisionssichere Ablage der Dokumente zu beliebigen Zeitpunkten sichergestellt.
