Die Gefahren von Spredsheets in der Projektentwicklung

(openPR) Einleitung

Werden in Ihrem Unternehmen immer noch Entscheidungen zu Investitionen auf Basis von Excel Tabellen getroffen? Da sind Sie nicht alleine. Bei mehr als der Hälfte aller Projektentwickler, Asset Manager und Wohnungsbaugesellschaften ist das so. Es ist nachvollziehbar, warum Excel zur Berechnung von Investitionsmöglichkeiten sehr populär ist. Es ist einfach zu bedienen, bietet dem Benutzer viele Möglichkeiten, Rechenmodelle aufzusetzen und ist preiswert, weil es häufig bereits angeschafft und verfügbar ist. Experten sind sich einig, dass der Gebrauch von Excel Modellen für Immobilienunternehmen kritisch werden kann, welche regelmäßig Entscheidungen über große Investitionen treffen müssen. Lesen Sie in diesem Whitepaper über die 7 größten Gefahren von Microsoft Excel.

Gefahr 1: Fehleranfälligkeit
Bei fast 90% aller Excel Tabellen mit mehr als 150 Formeln findet sich mindestens ein Fehler. Das ist nicht ungewöhnlich. Projektentwickler, Projektmanager oder auch Asset Manager sind gut ausgebildete und erfahrene Fachleute, aber das macht noch keinen guten Programmierer. Der Aufbau von logischen und intelligenten Rechenmodellen ist das Terrain von Programmierern. Und selbst die machen ab und an Fehler. Bei der professionellen Entwicklung von Rechenmodellen und Programmen finden deshalb kontinuierlich ausgiebige Prüfungen und Tests statt. Viele Menschen sind in der Regel daran beteiligt, den geschrieben Code und die Funktionalität der Programme zu überprüfen. Bei Reasult unterwerfen wir unsere Software zusätzlich einem externen Audit. Wie oft werden aber Excel Tabellen von einem Kollegen gegengelesen oder auf korrekte Formeln und Rechenwege geprüft? Unserer Erfahrung nach passiert dies eher selten. Trotzdem werden weitreichende strategische Entscheidungen auf Basis von solchen Tabellen getroffen. Wer mehr über Fehler in Rechenmodellen und Tabellen, selbst bei großen börsennotierten Unternehmen lesen will, findet hier weiterführende Informationen: www.eusprig.org/horror-stories.htmexterner Link.

Gefahr 2: Versionsverwaltung und Kontrollverfahren
Essentiell bei der Entscheidungsfindung für große Investitionen ist das Abwägen und Vergleichen verschiedener Szenarien. Im Verlauf dieses Prozesses verändern sich die mathematischen Grundlagen fortlaufend. Hier entstehen dann schnell unterschiedliche Versionen und Varianten einer einzelnen Tabelle. Sie werden Dateinamen wie z.B. 130423_Investitionsbeschluss_Version8_Final_Entwurf.xlsx kennen. Die unterschiedlichen Varianten werden gemailt, zwischenzeitlich geändert und variiert und schnell weiß niemand mehr, welches nun eigentlich die letzte Version ist, wer welche Änderungen durchgeführt hat und welchen Effekt diese haben. Womöglich wird eine Version versehentlich überschrieben oder gar gelöscht. Eine Versionsverwaltung oder Historienübersicht ist so nicht möglich.

Gefahr 3: Besitz- und Funktionsmanagement
Rechenmodelle werden häufig durch die Mitarbeiter entworfen, die Excel am besten beherrschen. Hier besteht schnell die Gefahr, dass ein Unternehmen von einer einzelnen Person abhängig wird. Bei Reasult kennen wir eine Reihe von Beispielen, in denen Unternehmen massiv in Schwierigkeiten geraten sind, in denen die Ersteller von Rechenmodelle das Unternehmen verlassen haben. Neben dieser Schlüsselfigur, dem Programmierer, werden Tabellen von einer Reihe von anderen Mitarbeitern als Werkzeug genutzt. Häufig fügen diese Mitarbeiter in bester Absicht kleine Anpassungen in diese Tabellen ein, um diese zu verbessern. Die Folge ist auch hier, dass im Unternehmen unterschiedliche Versionen kursieren, wobei diese Anpassungen wiederum nicht getestet wurden.

Gefahr 4: Produktentwicklung
Auch Unternehmen, die Excel nutzen, müssen Funktionalitäten weiterentwickeln und sich damit veränderten Marktbedingungen und veränderten Rechtslagen anpassen. Unternehmen, die Software professioneller Anbieter nutzen, müssen hier das Rad nicht neu erfinden. Sie profitieren vom Wissen und der Erfahrung des Softwarepartners, welcher regemäßig Updates für seine Kunden bereitstellt. In einer selbst erstellten Excel Tabelle müssen Änderungen selber durchgeführt werden und führt wieder zu einer ineffizienten Inselstruktur mit allen damit verbundenen Risiken. Sind eine Vielzahl von Tabellen im Einsatz, müssen diese alle angepasst werden. Das Risiko potenziert sich.

Gefahr 5: Konsolidierungsspagetti
In einer Excel Tabelle finden sich in der Regel Daten und das Rechenmodell für ein einzelnes Projekt, ein einzelnes Objekt oder einen Investitionsbeschluss. Unternehmen, die parallel mehrere Projekte oder Objekte bearbeiten, benötigen letztlich konsolidierte Zahlen des gesamten Unternehmens und nicht nur einzelner Projekte. Was sind nun die Konsequenzen für Entscheidungen der Managementebene? Das Konsolidieren von unterschiedlichen Investitionsszenarien ist mit Excel sehr kompliziert. Das Ergebnis ist eine Spagettistruktur von vielen Dateien, welche wiederum auf andere verweisen. Am Ende ist jede Datei von irgendeiner anderen abhängig. Den Überblick zu wahren ist in einer solchen Umgebung nahezu unmöglich.

Gefahr 6: technische Einschränkungen
Sicher ist, dass die letzten Versionen von Excel sehr viel leisten können. Sicher ist aber auch, dass das Programm im Umfang der Daten, die es verarbeiten kann, limitiert ist. Bei größeren Rechenmodellen nimmt Geschwindigkeit und Performance schnell ab und es besteht das Risiko des Datenverlustes. Obwohl Microsoft in den Produktspezifikationen angibt, dass eine Excel Datei bis zu 2GB groß sein kann, haben wir bereits bei sehr viel kleineren Tabellen festgestellt, dass das Öffnen, Bearbeiten und Berechnen zu Problemen und Fehlermeldungen führen kann.

Gefahr 7: Compliance und Regelkonformität
Behörden, Investoren und Anteilseigner fordern zunehmend mehr Transparenz und präzise Informationsversorgung in der Immobilienbranche. Es sind mehrere Fälle bekannt, in denen die mangelnde Transparenz und die nicht ausreichenden Informationen, welche Excel Tabellen liefern können, zu großen Problemen mit Behörden und Investoren geführt haben. Compliance ist nur durch standarisierte Prozesse und den dazugehörigen unterstützenden Werkzeugen wie z.B. einer zertifizierten Software zu gewährleisten.