(openPR) Ein aktueller Projekterfolg der dictaJet Ingenieurgesellschaft: Kann ein QM-Projekt von den Möglichkeiten in SharePoint profitieren? Ja, durchaus. Wir zeigen den Weg zu einem gewachsenen, praxiserprobten System.
Qualitätsmanagement erweist sich in der Praxis oftmals als Gratwanderung. Normative Vorgaben müssen eingehalten werden und so in Regelabläufe im Unternehmen eingebracht werden, dass Prozesse für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht unnötig aufgebläht werden. Zugleich ist Transparenz nötig, um die Akzeptanz des Systems zu fördern. Denn Qualität hängt nicht von perfekten Formularen ab, sondern von Mitarbeitern, die selbst ein aktives Interesse an der Qualität ihrer Arbeit im Unternehmen mitbringen.
Dennoch lassen sich viele Prozesse der gelenkten Dokumentation heute zumindest teilautomatisieren. Hier kommen Systeme wie SharePoint® ins Spiel, die in vielen Unternehmen schon eingeführt sind. Aber nur selten nutzen Unternehmen das gesamte Spektrum der Möglichkeiten, die SharePoint mitbringt.
Stichwort: Vorlagen. Templates spielen in der Qualitätsdokumentation eine große Rolle. Einige sollten von Mitarbeitern nur ausgefüllt werden können und nicht im Original bearbeitbar sein. Diese Regel spielt beispielsweise in der Pharmaindustrie eine große Rolle. In SharePoint ist diese Funktion leicht umsetzbar. Eine Dokumentensammlung kann sehr verschiedenartig gestaltet sein, über so genannte Inhaltstypen lassen sich einzelne Arten von Vorlagen sicher vorgeben. Diese können später nur noch heruntergeladen und ausgedruckt oder online ausgefüllt werden.
Stichwort: Versionierung. Früher wurden qualitätsrelevante Dokumente mit einem Paginierstempel aufwendig gekennzeichnet. In SharePoint entfallen solche Verfahren, da Versionsnummern des Systems automatisiert in ein Dokument eingebunden werden können. Eine zweistufige Detaillierung ist möglich: Haupt- und Nebenversionen können erstellt werden.
Stichwort: Workflows. Dokumente müssen teilweise von anderen Mitarbeitern im Vier-Augen-Prinzip gegengelesen und freigegeben werden. Auch dieser Prozess ist in SharePoint leicht umsetzbar mit Genehmigungs- und Freigabeworkflows. Bei jeder Änderung an einem qualitätsrelevanten Dokument geht eine E-Mail an den Kollegen mit der Aufforderung das Dokument freizugeben.
Diese Prozesse zeigen: SharePoint kann die gelenkte Qualitätsdokumentation erleichtern. Leisten müssen die Mitarbeiter die Aufgabe immer noch selbst. Qualität wird sich niemals automatisieren lassen.
