(openPR) „Man baut noch nicht einmal eine Hundehütte ohne Plan – aber unser Leben führen wir so als wäre das möglich,“ sagt Werner Petschke. Als Trainer für Zeitmanagement von Wiesend & Partner aus Bayreuth weiß er aufgrund langjähriger Erfahrung mit Teilnehmern seiner Seminare: „Es gibt nur wenige Menschen, die vernünftig mit ihrer Zeit umgehen.“
Für Petschke ist es eine erschreckende Erkenntnis, dass sich gerade viele Führungskräfte seit Jahren keine Zeit mehr zur Reflexion über sich selbst und die eigenen Ziele genommen haben. „Wer seine Ziele nicht kennt, kann auch keine Prioritäten setzen, verzettelt sich und erreicht im Endeffekt weniger,“ weiß Petschke.
Zeitmanagement wird definiert als die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen und eine hohe Anzahl von Aufgaben und Terminen in begrenzter Zeit zu erledigen. Da die Zeit jedoch unabhängig davon vergeht, was wir in dieser Zeit tun, ist der Begriff eigentlich irreführend. Das Einzige, was man managen kann, ist sich selbst – daher müsste es korrekt Selbstmanagement heißen. Die bewusstere Planung in allen Lebenssituationen – nicht nur im Beruf – war das Wichtigste, das Otto Mayr, Leiter Neuprodukte bei Carl Zeiss Industrielle Messtechnik in Oberkochen, aus einem Zeitmanagement-Seminar von Wiesend & Partner mitgenommen hat.
„Am Anfang bringt es unglaublich viel, weil man bewusster mit seiner eigenen Ressource Zeit umgeht, erinnert sich Mayr. Das gelte nicht nur für den alltäglichen Stress, sondern auch für die gesamte Lebensplanung. Dann reiße allmählich wieder der Schlendrian ein. Nach dem Seminar hat er sich als erstes einen Kalender gekauft, in den er konsequent alle Termine einträgt. Als nächstes hat er einen privaten Finanzplan aufgestellt. Den ziehe er jetzt durch, habe bewusst als Altersvorsorge ein Haus gebaut. „Ohne dieses Bewusstmachen hätte ich meinen Lebenstraum, einmal ein Boot zu besitzen, wohl noch nicht erreicht,“ ist sich Mayr sicher.
Unter Zeitmanagement versteht man eine Reihe von Strategien und Techniken. Die Techniken lassen sich laut Online-Lexikon Wikipedia grob in die fünf Bereiche „Ziele“, „Übersicht“, „Prioritäten“, „Plan“ und „Motivation“ einteilen. Nach Ansicht von Werner Petschke ist das wichtigste Werkzeug ein Kalender oder zumindest die „To-Do-Liste“. Von der sollte jeder mehrere Versionen haben: eine für den kommenden Tag, eine wöchentliche und eine monatliche. Darüber hinausgehend sei ein Zeitplanbuch sinnvoll, also eine Sammlung von Mitteln und Maßnahmen, die man in einem gewissen Zeitraum ergreifen will, um berufliche und private Ziele zu erreichen. „Wer nicht selbst plant, der wird verplant. Wer sein Leben nicht selbst in die Hand nimmt und sich eigene Ziele setzt, dem werden sie vorgegeben“, mahnt Petschke.
In der Verwaltung gehen bis zu 50 Prozent der Arbeitszeit für Dinge drauf, die bei effizienterem Selbstmanagement nicht nötig wären. Dazu gehört beispielsweise die zeitintensive Suche nach verlegten Schriftstücken, die bei einer ordentlichen Ablage mit einem Handgriff zu finden wären. Solche Zeitfresser behindern nicht nur das Tagesgeschäft. „Wissenschaftliche Untersuchungen belegen, dass, wer sich selbst organisieren kann, deutlich mehr Erfolg im Leben hat“, erklärt Petschke. Konsequentes Zeitmanagement engt nach Ansicht von Martin Wiesend von Wiesend & Partner nicht ein, sondern befreit. Manchmal siege der innere Schweinehund. „Er wird aber einfacher zu überzeugen, wenn man einmal die Erfolge eines geplanten bewussten Lebens sieht,“ weiß der erfahrene Trainer.
Dazu gibt er ein paar einfache Tipps:
Ein Mittel, den Schweinehund zu überwinden, ist das schriftliche Denken. „Was niedergeschrieben ist, hat ein anderes Gewicht als das bloß Gedachte. Das ist nicht zu unterschätzen,“ erklärt Werner Petschke. Seit 25 Jahren ist er in Kontakt mit Zeitmanagement: „Es hat mein Leben verändert.“
Das Wichtigste sollte als erstes erledigt werden. Wer es schafft, Unliebsames zuerst zu erledigen, hat danach immer noch genug Energie für angenehme Tätigkeiten. Große Projekte sollten in kleine Schritte aufgeteilt werden. Das verhindert die Furcht vor einem riesigen Aufgabenberg und verschafft zwischendurch Erfolgserlebnisse. Auch Kleinigkeiten sparen enorm Zeit. Post sollte beispielsweise nur einmal in die Hand genommen werden. Am besten sei es, sofort zu antworten, sich den Termin einzutragen oder zurückzurufen. So ist ein erneutes Eindenken in das Thema nicht mehr nötig. „Was einmal auf dem Stapel landet, dauert deutlich länger,“ erzählt Petschke.
Viele sehen Zeitmanagement vor allem für Führungskräfte als wichtig an. Petschke weiß: „Es hat nichts mit der Hierarchiestufe zu tun. Es hängt von der Art der Arbeit ab – über welchen Anteil an eigenen der Arbeitszeit man selbst entscheiden kann und muss.“
„Das gesamte Seminar war unglaublich hilfreich, weil man nur bewusste Ziele auch zielstrebig angehen kann,“ sagt Mayr und „würde das Seminar am liebsten alle zwei Jahre wiederholen“. So sei sichergestellt, dass die Reflexion uber die eigenen Ziele auch tatsächlich erfolge. „Mich hat beeindruckt, dass man alles erreichen kann, wenn man es wirklich will und die Prioritäten passend setzt.“
(Anja Kühner)
