Signaturlösung von signotec rundet Digitalisierung beim LOOS Kundendienst ab

(openPR) Übertragung von Papierprotokollen gehört der Vergangenheit an

Mit der vollständigen Digitalisierung weht nun auch frischer Wind beim Kundendienst der LOOS Deutschland GmbH. Seit September 2005 wird die gesamte Organisationskette von Dampf- und Heizkesselsystemen digital erfasst. Durch diese Digitalisierung können die Servicetechniker bei Inbetriebnahmen, Wartungsaufträgen, Störungsbehebungen und Reparaturen noch effizienter arbeiten. Sämtliche Arbeitsberichte und Protokolle können vor Ort über das Signatursystem papierlos unterzeichnet werden. Realisiert wurde das Projekt mit der signotec GmbH, dem Spezialisten rund um die elektronische Signatur. Beweggrund für die Innovation war die größere Effizienz bei Kundendiensteinsätzen. Der Kunde profitiert von detaillierten, gut lesbaren Arbeitsprotokollen, die sofort elektronisch zur Verfügung stehen.

Das Arbeitsprotokoll in Papierform ist heute als Beleg uneffektiv und nicht mehr zeitgemäß. Mit der Signatur-Lösung von signotec ist LOOS vollständig für digitale Kundendiensteinsätze gerüstet. Die neue mobile Kommunikationsausstattung des Serviceteams beim Spezialisten für industriellen Kesselbau besteht aus einem Laptop, einem mobilen Drucker und einem Signatur-Pad. Direkt vor Ort werden die Kundenaufträge angelegt und bearbeitet. Der Kunde autorisiert die Protokolle – äquivalent zum Papier – elektronisch auf einem Signatur-Pad mit LC-Display. Er sieht seine Unterschrift auf dem Display der elektronischen Schreibunterlage und gleichzeitig erscheint sie digitalisiert deutlich lesbar auf dem Bildschirm des Laptops.

Für die Integration der Unterschrift setzt LOOS die innovative Software SignoSign des marktführenden Experten für die elektronische Unterschrift ein. Die Signatursoftware ist in das von LOOS eingesetzte SAP-Frontend eingebunden. Arbeitsberichte, Wartungsberichte und Messprotokolle werden automatisiert aus dem Servicemanagement generiert und über das SignoSign aufgerufen. Anschließend werden diese Dokumente unterzeichnet und an SAP zur Archivierung zurückgegeben. Die Kundendiensttechniker arbeiten online über das SAP-Frontend, so dass die Serviceinformationen sofort im gesamten System zur Verfügung stehen.

Beträchtliche Mengen an Papier werden durch diesen automatischen papierlosen Ablauf im Servicebereich abgelöst. Dadurch werden Bearbeitungsgeschwindigkeit und –kosten erheblich gesenkt. „Unser Ziel war, den kompletten Kundendiensteinsatz zu automatisieren und einen papierlosen, vollständig digitalen Prozess zu ermöglichen. Die Einbindung der handschriftlichen Unterschrift konnten wir - zeitnah und problemlos - mit der Firma signotec realisieren. Redundante Datenhaltung und die Übertragung von Papierprotokollen gehören damit der Vergangenheit an. Nur auf Wunsch erhält der Kunde noch eine Kopie auf Papier.“ erläutert Ralf Behnke, Leiter des Kundensupports bei LOOS. Aber nicht nur wirtschaftlichen Aspekten, sondern auch Faktoren wie Service und Kundenzufriedenheit soll Rechnung getragen werden. „Nicht zuletzt ist es unser Ziel, die Zufriedenheit unserer Kunden kontinuierlich zu steigern.“ so Ralf Behnke. „Es wird ein medienbruchfreier Workflow realisiert, der die Transparenz steigert und damit die Kundenzufriedenheit erhöht“, kommentiert Arne Brandes, Geschäftsführer der Firma signotec.

Mit der Software des Unterschriften-Spezialisten garantieren außerdem biometrische Daten die Authentzität des Unterzeichners: Zusätzlich zu den rein visuellen Eigenschaften der Unterschrift wird die individuelle Schreibcharakteristik – wie Schreibgeschwindigkeit, Anzahl der Absatzpunkte, Schriftweite, etc. – in das Dokument eingebunden. Die elektronische Signatur enthält dadurch mehr Informationen als eine konventionelle Unterschrift auf Papier. Das Herauslösen und erneutes Einfügen in ein anderes Dokument ist durch Verschlüsselung der Biometrie-Daten nicht möglich. Zudem wird das gesamte Dokument durch eine Prüfsumme vor nachträglicher Manipulation geschützt. „Mit unserer Software entsprechen wir in vollem Umfang der EU-Richtlinie zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Zudem ist die elektronische Unterschrift unter Beachtung der jeweiligen Formvorschriften uneingeschränkt rechtsgültig. In einem Rechtsstreit kann sie zur Identifizierung des Unterzeichners - mit wesentlich höherer Beweissicherheit als bei Papierdokumenten - herangezogen werden“, erklärt Arne Brandes.

„Die einfache Handhabung und die einwandfreie Funktionalität haben sowohl unsere Mitarbeiter als auch unsere Kunden schnell von der neuen Technik überzeugt.“ erklärt Ralf Behnke. „Unsere annähernd 50 Kundendiensttechniker arbeiten jetzt seit September letzten Jahres produktiv mit der Lösung der Firma signotec, ohne dass irgendwelche Störungen aufgetaucht sind. Das System arbeitet bei bisher 6000 unterschriebenen Arbeitberichten äußerst zuverlässig und unkompliziert. Die Unterschrift wird schnell und verlässlich erfasst.“ zieht er Bilanz.

Fazit: Die professionelle, systemintegrative Signaturlösung ist anwenderfreundlich, einfach zu installieren und erlaubt – unmittelbar am Point of Sale - die vollständige Digitalisierung und Rationalisierung von Abläufen, die eine Unterschrift erfordern.

Die LOOS Deutschland GmbH

LOOS INTERNATIONAL - dieser Name steht für Kompetenz in der Dampf- und Heißwassererzeugung. Erworben und vertieft wurde diese Kompetenz seit 1865 in kontinuierlicher Arbeit in fünf Familiengenerationen.

Philipp Loos gründete 1865 in Neustadt an der Weinstraße die Firma Loos Kessel. Nach Umzug über Offenbach am Main nach Gunzenhausen und Bischofshofen hat LOOS seither über 100.000 industrielle Kesselsysteme in mehr als 140 Länder geliefert. Die Vertriebsaktivitäten im Ausland werden von Tochtergesellschaften und Niederlassungen in 11 Ländern sowie Vertretungen fast überall auf der Welt unterstützt.

In modernen Produktionsstätten werden jedes Jahr über 1.300 Kesselsysteme produziert. LOOS INTERNATIONAL fertigt diese in verschiedenen Werken in Deutschland und Österreich.

Die signotec GmbH

Die signotec GmbH entwickelt Lösungen „rund um die Unterschrift“. Dazu gehören Anwendungen für die handgeschriebene elektronische Unterschrift über ein Pen-Pad oder Tablet PC, der Biometrik sowie der U-Karten-Anzeige und der Unterschriftenprüfung bei Kreditinstituten.

Seit der Gründung im Jahr 2000 entwickelte sich signotec zum Marktführer mit dem breitesten Produktspektrum an Hard- und Softwarelösungen, um eine durchgängig elektronische Bearbeitung von Geschäftsprozessen zu ermöglichen. Die systemintegrativen Lösungen rationalisieren durch den „medienbruchfreien Workflow“ das Dokumenten-Management; biometrische Verfahren sichern die Geschäftsprozesse ab.

Die IT-Spezialisten verfügen über langjährige Erfahrungen bei der Systementwicklung und Projektierung in den unterschiedlichsten Geschäftsumgebungen. Darüber hinaus zeichnen sie sich durch ihr spezifisches Know-how im Bereich biometrischer Unterschriftenvergleiche aus. Sie erarbeiten anwenderfreundliche, ablauforientierte Lösungen - auch vor Ort - und passen diese den kundenspezifischen Gegebenheiten optimal und kostengünstig an. signotec garantiert Qualität und Zuverlässigkeit auf höchstem Niveau.

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